Excel数据处理常用方法分类解析

刘敬伟

摘要：Excel中，我们经常要用到有关数据处理的函数和公式，用以处理纷繁复杂的数据信息。数据处理的方法包括数据筛选、数据统计和数据计算等等。这些数据处理的方法很实用，为我们处理庞大的数据信息带来了很大的便利。对这些方法进行归类和解析，更有助于初学者更快更迅速地掌握和理解这些数据处理的方法。

关键词：单元格； 数据；条件

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）02-0426-02

Excel中，根据数据处理的目的和要求，可以把数据处理的方法分为如下几类：

1 数据筛选

1.1 使用“自动筛选”命令筛出符合条件的数据

选择命令：数据—筛选—自动筛选，在要进行数据筛选的列上单击黑色三角，选择一种条件，或者自定义筛选的条件，即可按条件进行数据筛选。若不想破坏原有的数据表格，可先复制一个数据表的副本，在副本上进行操作即可保留原数据表。

1.2 使用“高级筛选”命令进行数据的复杂筛选

在数据表之外的一处单元格如H3中，输入要进行筛选的数据所在的字段名称，紧靠这个单元格下方H4中，输入筛选的条件。选择命令：数据—筛选—高级筛选，勾选“将筛选结果复制到其他位置”选项，设定“列表区域”为全部数据表，设定“条件区域”为“H3：H4”，设定“复制到”位置为H5单元格。按确定之后，按照指定条件筛选出来的数据项就会显示在H5单元格的右下方。如果有多个筛选条件并存，则筛选条件放在同一行上为“且”的关系，放在错开的行上为“或者”的关系。

1.3 使用“条件格式”命令为符合条件的单元格作标记

例：成绩<60的单元格显示红色。

选中成绩表所有单元格，点“格式”—“条件格式”，条件设为：

单元格数值，小于，60。

选格式—图案，点击红色后点“确定”。

2 数据计算

2.1 对一列数据求和

在存放结果的单元格中输入公式：=SUM（开始格：结束格）

对开始格到结束格这一区域数值进行求和；也可以使用从开始格拖拽到结束格的方式输入求和的范围。

2.2 对一列数据求平均数

在存放结果的单元格中输入公式：=AVERAGE（开始格：结束格）

对开始格到结束格这一区域数值求平均数；也可以使用从开始格拖拽到结束格的方式输入求和的范围。若有几列数据求平均数，可以使用拖拽复制的方式实现。

2.3 对一列数据标志等级

在存放标志结果的第一个单元格中输入公式：=IF（格>=90，"优"，IF（格>=80，"良"，IF（格>=60，"及格"， "不及格"）））

最后使用拖拽复制的方式实现对这一列数据标志等级。

2.4 已知每位学生的“平时”、“实践”、“期末”三项成绩，计算学期总成绩

在存放结果的单元格中输入公式：=格1*0.3+格2*0.4+格3*0.3

假设格1列、格2列和格3列分别存放着学生的“平时”、“实践”、“期末”三项成绩。最后使用拖拽复制的方式实现对所有学生求学期总成绩。

2.5 求最高分

在存放结果的单元格中输入公式：=MAX（开始格：结束格）

则在该单元格中显示从开始格到结束格中的最高分数。

2.6 求最低分

在存放结果的单元格中输入公式：=MIN（开始格：结束格）

则在该单元格中显示从开始格到结束格中的最低分数。

2.7 对某一列数据按条件求和

在存放结果的单元格中输入公式： =SUMIF（性别列开始格：性别列结束格，"男"，课时列开始格：课时列结束格）

假设性别列存放老师的性别，课时列存放老师的课时数，则此函数返回的结果为全部男老师的课时总数。

2.8 根据出生年月来计算年龄公式

在存放结果的单元格中输入公式：=TRUNC（（DAYS360（出生日期格，NOW（），FALSE））/360，0）

在存放结果的单元格中返回值即为年龄。最后使用拖拽复制的方式实现多个计算。

2.9 根据18位身份证号码自动判断性别

在存放结果的单元格中输入公式：= IF（MOD（MID（身份证号码格，17，1），2）=1，"男”， "女”）

在存放结果的单元格中返回值即为性别。最后使用拖拽复制的方式实现多个判断。

2.10 判断单元格里是否包含指定文本

在存放结果的单元格中输入公式：=IF（COUNTIF（目标格，"张"&"*"）=1，"是"，"否"）

假定目标格中存放的是姓名，则在存放结果的单元格中返回值即为判断结果，即是否姓张。最后使用拖拽复制的方式实现多个判断。

3 数据统计

3.1 统计成绩表中各分数段人数

假设A1：A50存放的是学生成绩，则

1） 求A1到A50区域中成绩为100分的人数，在存放结果的单元格中输入公式为： =COUNTIF（A1：A50，"100"）；假设把结果存放于A52单元格。

2） 求A1到A50区域中成绩为90～99.5分的人数，在存放结果的单元格中输入公式为：=COUNTIF（A1：A50，">=90"）-A52；假设把结果存放于A53单元格；

3） 求A1到A50区域中成绩为80～89.5分的人数，在存放结果的单元格中输入公式为：=COUNTIF（A1：A50，">=80"）-SUM（A52：A53）；假设把结果存放于A54单元格；

3.2 统计成绩表中男、女生人数

在存放结果的单元格中输入公式为：COUNTIF（开始格：结束格，"男"），则在存放结果的单元格中返回性别为男性的人数。

3.3 统计成绩表中的优秀率

在存放结果的单元格中输入公式为：=SUM（A52：A54）/总人数*100。

在存放结果的单元格中返回值即为优秀率，即80分以上学生所占的比例。

3.4 统计成绩表中的及格率

在存放结果的单元格中输入公式为：=SUM（A52：A56）/总人数*100。假设A55和A56单元格分别存放的是70分以上和60分以上的学生人数。

则存放结果的单元格中返回值即为及格率，即60分以上学生所占的比例。

3.5 统计成绩表中的学生成绩上下浮动情况，即求标准差

在存放结果的单元格中输入公式为：=STDEV（A1：A50）

则存放结果的单元格中返回值即表示成绩波动情况，数值越小，说明学生间的成绩差异较小，反之，说明学生的成绩存在两极分化。

3.6 统计成绩表中同时符合多重条件的人数

例：如果想统计成绩表中，性别为男，语文成绩在90分以上，数学成绩在80分以上的学生人数。假设A1-A50存放性别信息，B1-B50存放语文成绩，C1-C50存放数学成绩，则在要存放结果的单元格中输入公式：=SUM（IF（（A1：A50="男"）*（ B1：B50〉90）*（ C1：C50>80），1，0）），输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter组合键，让它自动加上数组公式符号”{}”。

则在存放结果的单元格中返回值即为同时符合多重条件的人数。

在Excel中有很多功能强大的函数，例如各种概念分布统计函数、各种数学运算函数、

各种财务函数等等。在工作中根据工作性质的不同会用到不同的函数，我们在使用时可以通过查阅Excel帮助来学习函数的使用，通过Excel中的函数可以帮助我们轻松实现数据分析和管理。

参考文献：

[1] 冯博琴，姚普选.计算机文化基础教程[M].北京：清华大学出版社，2001.

[2] 韩小良.Excel高效办公应用大全[M].北京：中国铁道出版社，2008.