汇文系统下期刊订购中的问题与对策

倪 琪

（南京晓庄学院图书馆，江苏 南京 211171）

期刊是连续出版物中的一种，时时面临着征订号、ISSN号、刊名、出版频率、价格等信息变化，如何应对这些信息变化，是图书馆在期刊订购工作中应重视的问题。在汇文文献信息服务系统（以下简称汇文系统）订购组织的订购目录下，用往年批量续订方法形成新的年度批次期刊订购明细表后，对照新年度Excel期刊订购清单，采用”删除、更改、增加”方法完善新的年度批次期刊订购明细表。所谓的“删除、更改、增加”是指：在往年批量续订形成的新的年度批次期刊订购明细表中，删除本年度没有订购的期刊订购明细；更改有变化的期刊订购信息；增加新增刊的订购明细和MARC记录。以下是在订购期刊过程中出现的一些问题和解决方法。

1 订购期刊过程中遇到的问题和原因

1.1 两条订购明细记录共同对应一条MARC记录

在连续出版物子系统订购组织的“订购目录”—“发行商”—“新的年度批次订购明细表”中（以下简称“新年度批次订购明细表”）有两条不同的订购明细记录，共同对应同一条MARC记录。原因是：它们是不同版次不同征订号的同种刊。两者刊号相同、ISSN相同，故是同种刊，在汇文系统里共同对应同一条MARC记录；它们因征订号不同，刊名为不同版次的同种刊名，因而有两条不同的订购明细记录。例如：80-571《辅导员（中旬学法指导版）》（原小学教学版）与80-987《辅导员（下旬教学研究版）》（原中学教学版），两者刊号相同（11-1333）、ISSN相同（0427-7112），故是同种刊，在汇文系统里共同对应同一条MARC记录；由于两者征订号分别是80-571和80-987，刊名分别是《辅导员》的不同版次（中旬版和下旬版），故在新年度批次订购明细表中拥有两条订购明细记录。

1.2 不能保存“订购信息”中的信息

期刊的征订号、出版频率等订购信息发生变化时，在订购组织的“订购信息”中修改信息后，点“保存”按钮时，出现“存在外键作用，不能操作”的对话框，表明不能将已修改好的信息进行存盘。例如：《群众》原征订号是28-018，新征订号为131-64，在“订购信息”的“征订号”信息中，将原征订号28-018更改为131-64，再点“保存”按钮时，显示不能存盘保存。原因是已对该条订购明细记录进行了发订，所以不能保存修改后的记录。

1.3 无法找到与征订号相对应的订购明细记录

1.3.1 无法找到与征订号相对应的订购明细记录，汇文系统无与其对应的MARC记录

在用往年批量续订方法形成的新年度批次订购明细表中，无法找到新年度Excel期刊订单中部分刊的记录，在汇文系统里也找不到与其对应的MARC记录。原因有两种情况：

①从未被订购过的新增刊。由于是新增刊，从未被订购过，往年年度批次订购明细表中无此刊订购明细，在按往年批量续订方法产生的新年度批次订购明细表中，也无此刊的订购明细，在汇文系统里也无相对应的MARC记录。例如：在本馆2014年Excel期刊订单中，刊号为1992-1985的进口港台刊《传播与社会学刊》是新增刊，由于本馆从未订购过此刊，在用往年批量续订方法复制产生的2014-01批次订购明细表中，自然无《传播与社会学刊》的明细记录，汇文系统也无与1992-1985征订号对应的MARC记录。

②不同的发行商导致同种刊征订号不同。不同发行商对同一种期刊采用的征订号是不同的，导致期刊的征订号因发行商的不同而不同。本馆每年的期刊订购是交给当年中标发行商订购的（包括数据），如果由于中标发行商有变化，那么本馆期刊征订号就会随之发生变化。例如：《中国历史地理论丛》原征订号是原发行商提供的Z1790，而新的发行商为此刊提供的新征订号为152-94，导致同一种期刊征订号不同。由于新年度批次期刊订购明细表是按往年批量续订方法复制续订的，如果原发行商下的往年订购明细表中某期刊是原征订号，那么，在新年度批次期刊订购明细表中此刊也是原征订号，无法从中找到新年度Excel期刊订单中新发行商提供的新征订号。例如：在原发行商下的2013-01批次订购明细表中，《中国历史地理论丛》的征订号是原征订号Z1790，故在复制2013-01批次订购明细表产生的2014-02批次订购明细表中，《中国历史地理论丛》的征订号也是原征订号Z1790，无法从2014-02批次中找到新年度Excel期刊订单中新发行商提供的新征订号152-94。用《中国历史地理论丛》新征订号152-94在汇文系统里检索，也无法检索到它的MARC记录，因为汇文系统里只有原征订号为Z1790的《中国历史地理论丛》MARC记录。

1.3.2 无法找到与征订号相对应的订购明细记录，汇文系统里有与其对应的MARC记录

在用往年批量续订方法复制续订的新年度批次订购明细表中，无法找到新年度Excel期刊订单中部分刊明细记录，在汇文系统里却有与其对应的MARC记录。例如：在通过2013年批量续订方法产生的2014年批次订购明细表中，无法找到2014年Excel期刊订单中《设计新潮》的订购明细记录，而在汇文系统里能找到4-882《设计新潮》的MARC记录。原因如下：

①征订号未在“订购信息”中更新。当期刊征订号发生变化时，订购组织的“订购信息”中的征订号仍是原征订号，没有被更新，故无法在新年度批次订购明细表中找到新年度Excel期刊订单中此刊新征订号的明细记录；但由于此刊在汇文系统MARC记录中更新了征订号，所以能从汇文系统中找到与此刊新征订号相对应的MARC记录。由于没有同步更新“订购信息”与MARC记录中的征订号，以致该刊在新年度批次订购明细表中是原征订号订购明细记录；在汇文系统的MARC记录中是新征订号。以本馆2014年Excel期刊订单中的《设计新潮》为例，征订号发生变化时，“订购信息”中仍是没有被更新的原征订号4-441，故无法在2014-02批次订购明细表中找到该刊新征订号4-882的明细记录；但能在汇文系统里检索到《设计新潮》的MARC记录，因为汇文系统MARC记录中的征订号更新为4-882了。

②“断头刊”。往年曾订购过而中间中断了订购，新年度再次订购的这种期刊属于“断头刊”。因为曾订过“断头刊”，故在汇文系统里有该刊的MARC记录；由于在中断订购的年度批次订购明细表中没有“断头刊”的订购明细，故在按往年批量续订产生的新年度批次订购明细表中也没有此“断头刊”的明细记录。例如：《瑞丽伊人风尚》在2012年本馆曾订购过，故在汇文系统里有此刊的MARC记录；但在2013年本馆没有续订，故在中断订购的2013年的订购明细表中无《瑞丽伊人风尚》明细记录，按2013年的订购明细表批量续订产生的2014年订购明细表中，自然也没有此刊的订购明细。

2 对策

2.1 不同征订号的同种刊既可共同对应同一条MARC记录，也可拥有不同的MARC记录

2.1.1 共用同一条MARC记录

如果不同征订号的同种刊在汇文系统里共用同一条MARC记录，它们在新年度订购明细表中则拥有两条订购明细。在“现刊签收”中，分别输入各自征订号，它们对应同一条MARC记录，拥有各自不同的签收信息。例如：《辅导员（中旬学法指导版）》和《辅导员（下旬教学研究版）》是同种刊，在“现刊签收”中分别输入征订号80-571和80-987，对应同一MARC记录，得到两条不同的签收信息。在装订组织中，则可将上旬、中旬、下旬同种刊合订。

2.1.2 各自拥有不同的MARC记录

对于不同征订号的同种刊，先进行系统查重，如果汇文系统里没有对应的MARC记录，则对有相同刊号、ISSN号的同种刊MARC进行套录，并对套录产生的新MARC记录的092子字段（订购号字段）、200子字段（题名与责任者字段）、301子字段（标识号附注子字段）等进行修改存盘，形成不同版次同种刊各自的MARC记录。例如：《辅导员：少先队员工作综合版》，它与《辅导员（中旬学法指导版）》和《辅导员（下旬教学研究版）》同刊号（11-1333）、同ISSN号（0427-7112），只是彼此征订号不同、刊名相同版次不同，故它们为同种刊。进行系统查重后，对同种刊《辅导员：少先队员工作综合版》的MARC进行套录，并对套录产生的两条新MARC记录的092子字段、200子字段、301子字段修改存盘，形成《辅导员（中旬学法指导版）》和《辅导员（下旬教学研究版）》各自的MARC记录。

2.2 编辑修改保存“订购信息”中的信息

对“订购信息”中征订号、出版频率等信息修改后，如果此条明细记录无法存盘保存，需要检查这条订购明细是否已发订了，如果已发订，必须先在连续出版物子系统的“订购组织”中进行“退订”，然后在其“订购信息”中修改订购信息，当所有需要修改的订购信息都已更改好后，点“保存”按钮，再点“发订”—“保存”按钮，完成对这条明细的保存和发订。

2.3 完善新的年度批次下的订购明细表

2.3.1 增加新增刊MARC记录和订购明细记录

对于新增期刊，除了在汇文系统中增加一条相应的MARC记录，还要在订购组织的新年度批次订购明细表中增加其订购明细记录。在增加新增刊MARC记录前，首先要在馆藏系统里查重，如果此刊从未订购过，则在编目子系统中打开“网络功能”——“启动Z39.50按钮，进行“通用检索目标选择”，套录新增刊的MARC记录；如果无法套录到与其对应的MARC记录，可套录同种类不同版次的期刊MARC记录进行修改，或建简MARC，最后进行存盘保存。在订购组织的“订购信息”中，填写好“征订号”“年价”等订购信息；进入“订户信息”编辑模式后，修改“分配地”“复本”等订户信息。

2.3.2 更新因发行商变化而变化的期刊征订号

在原发行商上个年度Excel订单中，打开征订号变化的期刊所在分配地的订购子清单，利用Excel“查找和选择”功能，输入“刊名”检索，查找出该刊的原征订号，再到新年度批次的订购明细表中，找到此刊为原征订号的明细记录，在其“订购信息”中更改征订号，点“保存”—“发订”—“保存全部”按钮。例如：新的订购年度为2014年，在原发行商2013年Excel期刊订购清单中，打开《中国历史地理论丛》所在分配地“报刊阅览室”的订购子清单，利用Excel的“查找和选择”功能，输入《中国历史地理论丛》，查找出该刊的原征订号为Z1790，再到新发行商下的2014-02批次的订购明细表中，找到征订号为Z1790的订购明细，在它的“订购信息”中，将征订号Z1790更新为152-94，点“保存”—“发订”—“保存全部”按钮，完成对此刊征订号在“订购信息”中的更新。

2.3.3 在期刊订购中对征订号变化的处理

①在编目子系统里编辑修改。点“文件”按钮，在“回溯状态”下打勾，选择“刊名”等检索途径调出MARC记录。在MARC记录092子字段中更改征订号（若无此字段则增加092子字段），存盘保存。如《文学遗产》原征订号为18-266，新征订号为80-438，在编目子系统里，通过刊名检索，调出《文学遗产》的MARC记录，在092字段中将18-266改为80-438，再点“保存”按钮存盘，完成此刊征订号在MARC记录的更新。

②在连续出版物子系统的订购组织中修改。在订购目录中，打开发行商下新年度批次订购明细表，选择需修改信息的订购明细。在其“订购信息”中，选择要修改的征订号等订购信息进行编辑修改；另外，还要对此明细记录“订户信息”中的“复本”“分配地”等订户信息进行修改。如果此订购明细已发订，需先点“退订”按钮，再更新订购信息和订户信息，依次点“保存”—“发订”—“保存”按钮，完成此明细征订号在订购组织中的更新。.

2.3.4 重视查重，完成“断头刊”的新增订购明细记录

“断头刊”因曾被订购过，汇文系统里有其MARC记录。点击“新增中文期刊”按钮，再点击“查重”按钮，系统显示有相对应的MARC记录，点“确认”按钮，系统将此MARC记录默认为此”断头刊”明细记录下的MARC记录；以《瑞丽伊人风尚》为例，它在2012年被本馆订购过，本馆汇文系统有相对应的MARC记录，此刊在2013年中断订购，于2014年被续订，属于“断头刊”。依次点击“新增中文期刊”—“查重”—“确认”按钮，完成《瑞丽伊人风尚》新增的订购明细记录和MARC记录。

期刊工作以一年为一个周期，周而复始，循环往复。期刊订购工作是期刊工作的开始，期刊订购过程中不断呈现出新的问题，促使我们不断地去探究和解决。因此，务必做好期刊订购工作的质量监控，使期刊订购工作更加合理、规范、有序。