高校毕业生档案管理问题研究

钱泓霏

（襄阳汽车职业技术学院，湖北 襄阳 441021）

近年来，随着高校的扩张和大学生的数量激增，高校毕业生的数量也在逐年增加，高校毕业生档案管理问题也凸显得越来越明显，已经严重影响到了高校的正常教学秩序和毕业生的就业安置。高校毕业生档案是学生在校期间各方面表现的记录材料，也是学校对学生管理的重要工具。高校毕业生档案包含了高校毕业生登记表，各学期成绩表，总结鉴定表，奖惩材料，毕业生就业通知书，入团、党材料和高考材料等重要内容，目前高校实行改革，高校普遍鼓励大学生自主创业，在这种情况下，一些高校为了节约教学资金，违反规定让学生自己携带档案离校，而大学生为了轻松离校，大部分选择将档案留在学校但高校毕业生对毕业档案并不了解，认为毕业档案对自己无用，出现弃档、档案丢失等一系列问题的产生。在高校毕业生就业或报考公务员时，需要用到毕业档案，便不知所措，这不仅给毕业生的发展带来严重困扰，也加重了高校档案管理的任务量，不利于高校教学秩序的维持。目前随着高等教育的快速发展，政府对人才就业多元化的期望，毕业档案的管理成为高校管理中尤为重要的一项内容。毕业生档案是记录学生信息的最可信的材料，也是用人单位选择毕业生的重要依据。近年来，虽然高校毕业生档案管理已经受到重视，但仍有一些高校在毕业生档案管理上存在很多问题，在毕业生档案管理人员、毕业生档案管理经费、档案材料收集、档案查询服务、档案传递等很多方面都有待加强。笔者在下文简要分析了毕业档案的特点和作用，对当前高校毕业生档案管理中存在的问题提出自己的见解，并给出加强高校毕业生档案管理的几点建议。

一、高校毕业生档案的特点和作用

高校毕业生档案不同于人事档案，也不同于普通的学生学籍档案，它具有以下几个特征：第一，毕业生档案是针对毕业生本人的，同样的材料不能证明其他的同学。第二，高校毕业生档案作为毕业生步入社会的敲门砖，涵盖了毕业生在校期间的所有信息。第三，高校毕业生档案含有毕业生的个人隐私，不能让其他人随意翻阅。另外，档案在传递过程中必须保证专递性，负责人员、运输方式和接受方式都要有专递性。第四，高校毕业档案来源广泛，部分材料如体检表、综合素质评定表等材料仅有一份，一旦发生丢失，只能在一定程度上进行补充说明。

目前高校毕业生甚至是档案管理人员仍不了解毕业生档案的作用，对此，笔者做简单介绍：毕业生档案的作用主要体现在为用人单位或人力资源部门提供真实的依据。毕业生档案是毕业生在校期间的真实的记录，通过档案可以了解毕业生在校期间的各方面经历，以及毕业生的特长、社会实践能力、创新能力等综合素质。高校毕业生档案在毕业生走入社会后，将会转成个人的人事档案，在毕业生进入企业或单位后，企业将以个人档案为依据，对毕业生进行严格的审查，以确定职位。另外，毕业生有了档案才能享受到相关人事、劳动保障和各种社会保障服务。

二、毕业生档案管理中存在的问题分析

当前高校毕业生档案管理中主要存在以下几个问题：

1.档案材料混淆、不完整，当前高校档案材料混淆问题，主要表现在部分档案的记录与本人不符，毕业生档案具有不可再生性，一旦发生混淆，会给毕业生就业带来严重困扰，给高校档案管理工作带来诸多不便。另外，目前高校档案材料不完整现象比较严重，多数毕业生档案对直接反应毕业生在校情况的材料如体检表、学籍管理表等关键性材料不够齐全，关键材料的丢失带来诸多不便。

2.档案材料自身手续不完整，高校毕业生登记表中的个别材料缺少必须的有学校统一的毕业印章和毕业意见，从而导致毕业生学历无法认定，档案用纸、档案字迹等都有严格的要求，在高校进行毕业档案整理、登记时有很多不合格的。

3.档案转递不及时或不准确问题。在学校档案管理中，档案的转递占据了十分重要的作用，但目前有些高校学生离校多年，但个人档案仍保留在学校，未及时地转递，还有部分学生的档案被误转到其他地区。

对当前高校毕业生档案管理存在的问题的原因分析。高校毕业生档案存在问题的原因有两方面，其一为高校方面。具体而言：1.毕业生档案管理人员和管理经费缺乏。高校对毕业生档案不够重视，导致校内没有专门的毕业生档案管理机构，毕业生档案的管理部门也没有明确的规定，大部分高校中的毕业生档案管理部门是其他部门的附属。高校毕业生档案管理人员大多数是由其他部门管理人员兼职的，档案管理工作繁琐复杂，加之管理人员大多身兼数职，处理负责档案管理外，还要处理就业指导、学生咨询等工作，使得管理人员很难投入十分的精力到毕业档案管理上去。毕业生档案要求严格，投递等流程更需要管理人员有很强的业务能力，兼职人员很难将档案管理工作完成。学校经费投入不够导致的办公场地窄小，办公设备落后。有的甚至档案存放都成问题，档案随意堆积，这些硬件条件的缺失导致毕业生档案管理显得捉襟见肘。2.毕业生档案收集范围和力度欠缺。毕业生档案需要该学生的全部资料文件，中学时代的学习材料、大学成绩表、入团（党）材料以及学位授予证明和大学期间的奖惩记录，这些材料的收集往往涉及到了很多管理部门，由于高校毕业生档案管理的力度不够，在档案资料的收集上往往显得力度不足。在档案的传递过程中，各个部门之间各行其是，往往导致档案的投递上出现滞后、材料缺失等情况。另外，学校的毕业生档案没有科学、规范的规章制度，对材料收集范围、材料保管、学籍档案整理上并没有明显的标准，导致毕业生档案管理不规范问题严重。3.档案传递工作不规范。档案管理工作主要是档案的收集和传递，目前高校毕业生档案的投递工作中，由于大学生档案意识弱化和高校档案管理不规范，往往出现“弃档”“死档”现象，严重影响了学生就业和社会企业的招聘工作。4.档案查询服务功能不够齐全。档案的查询服务属于档案的利用，毕业生档案的重要作用也集中体现在查询服务上，当前高校出现的档案信息化程度低、信息共享手段落后等情况都给大学毕业生的就业带来了诸多不便，导致高校毕业生档案的查询服务效率大大降低。

三、关于高校毕业生档案管理的几点建议

1.增加毕业生档案管理的经费投入，加快建设毕业生档案管理队伍

高校毕业档案管理的硬件条件差是制约高校毕业生档案管理的主要条件，加大高校毕业档案管理的资金投入，保障档案管理的条件达到管理条例的相关标准。同时，社会也要加强对高校档案管理设施的检查力度，监督并督促高校完善档案管理的硬件条件的建设。另外，档案管理队伍的建设对高校毕业生档案管理业至关重要，毕业生档案管理需要有专职的人员负责毕业生档案的管理，学校加强对档案管理人才的吸收。其他部门的兼职人员的工作只涉及档案材料的收集，毕业生档案管理人员要定期开展档案管理的培训，有关毕业生档案管理的流程、档案投递、档案材料的整理、档案归置等各方面业务要熟练地掌握，必要的时候可以通过专家讲座等形式提高档案管理人员的整体素质。

2.从思想上认识到毕业生档案的重要性

档案管理出现以上几点问题，很大程度上源于学校、毕业生对毕业档案的不重视，此外，社会层面的不重视也是造成毕业生档案管理问题重重的原因之一。所以，提高我们认识毕业档案的重要性要在三个方面展开，即高校、学生和社会。对于高校而言，高校要重视毕业生档案的价值，规范档案投递，高校要杜绝随意搁置档案、自带档案等不规范的现象出现。档案管理部门涉及多个部门，所以档案管理首先应该使领导层认识到毕业生档案管理的重要性，而后，层层递推，加深各个部门对毕业生档案管理的认识。对学生而言，首先要加强宣传。提高毕业生对毕业档案重要性的认识，高校要做好毕业生档案咨询服务，通过授课、多媒体等多种渠道讲述有关毕业生档案的管理知识，让广大的毕业生认识到毕业档案关系到今后就业、生活的各个方面，并不是可有可无的。宣传工作要从两方面展开，一方面加强微观教育，让学生了解国家有关毕业生档案管理的一些规范性文件，让毕业生知道档案形成的规律和作用，及毕业档案在传递、存放、管理上的过程，对自己的档案有一个全面的认识。对于社会而言，加强毕业档案的社会宣传。毕业档案涉及到了社会、国家发展，关系到毕业生是否能够真正融入到社会生活中去，因此我们应该利用电视、媒体等加强高校毕业生档案的社会宣传，让全社会重视毕业生档案。

3.加强高校档案规范性管理

毕业生档案管理是高校毕业生步入社会的唯一证明材料。档案材料的内容是否齐全关系到了高校毕业生能否顺利就业等多重问题，高校在毕业生档案的管理中，一定要按照相关规定，做好档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。值得强调的是，档案管理和收集等规章制度存在很多模糊不清的地方，各校应当结合学校的实际情况，制定符合高校实际的统一的档案类型和档案归档的标准，明确档案材料是否完整，档案材料的内容是否与学生符合，一些具有辅助作用的材料收集，例如受到的批评处分、奖励、荣誉称号的材料的整理要有明确的界定，以方便档案材料的归档。在学生档案的转递过程中，高校及时按照规定将毕业生档案传递到相关的企业单位或者人才市场。

4.加强毕业生档案信息化建设，保障毕业生档案的后期利用

高校毕业生档案管理的专职人员较少，要想实现毕业生档案管理的充分利用，必须实现档案管理信息化，增强档案管理的信息化服务的建设。另外，学校加强档案材料收集的建设和档案查询手段的建设，为毕业生能随时查询自己的档案提供方便。毕业生档案要实行统一管理，按照毕业生的班级、学号、专业等进行统一整理，设立多种检索途径，方便学生进行档案查询。同时，档案管理人员要增强自身的服务意识，学生查档时，在合理的手段下，管理人员要给予学生帮助。另外，对于学生档案中的政治审查、学生成绩查询和身体状况登记表等，关系到学生个人事迹情况的材料，服务人员要积极协助，保障档案物尽其用，增强毕业生档案的后期利用。

[1]吴志锋.高校毕业生档案管理现状及对策探索[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版）,2013（6）:134-135.

[2]李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策[D].安徽大学,2012.

[3]彭寿英.新形势下高校毕业生档案管理的实践与探索[J].科技视界,2014（3）:185.

[4]张秀梅.谈高校毕业生档案管理[J].兰台内外,2005（2）:42-43.

[5]尹恒宁.关于加强高校毕业生档案管理的几点思考[J].科技信息（科学教研）,2007（33）:275，277.

[6]张丹丹,张文硕,李艳霞.在线高校毕业生档案管理系统的研究与开发[J].科技资讯,2011（9）:215.