论高职档案管理的创新与优化

刘艳春

（泰州职业技术学院 综合档案室，江苏 泰州 225300）

论高职档案管理的创新与优化

刘艳春

（泰州职业技术学院 综合档案室，江苏 泰州 225300）

文章就如何优化高职院校档案的管理工作进行了论述，提出如何创新档案管理工作，使高职院校档案管理工作效率得到进一步的提高，有效地提高档案的利用率。

管理创新；高职档案；档案管理；管理优化

高职院校作为我国高等教育的重要组成部分，随着教育改革的步伐出现在我国教育领域内并逐渐增多，高职院校的档案管理工作也随之产生，作为具有保存学校发展、建设历史、学生学习生活、教师工作生活的历史记录，高职院校档案管理工作是高职院校发展中不可缺少的重要组成部分，《高等学校档案管理办法》的颁布实施使其进入了一个新的发展时期。

1 高职档案管理优化的必要性

1.1 高职院校档案管理的作用

随着新时期高校教学改革的不断推进，各高职院校除了完成既定的教学任务外，还不断有新的教学成果、科研成果产生，对这些重要成果的记录、保存就是高职院校档案管理工作的内容之一，并成为档案管理工作中数量和内容较多的一部分。

除此以外，档案的另一项重要作用，就是对历史的记录。从高职院校建校起，学校的档案也就随之产生，学校的发展、建设、教学工作都可在档案中得以体现，高职院校档案保存了对于学校和社会来说有价值的所有图文、影像资料，使之前的所有与学校相关的资料都有史可查[1]。另外，高职院校档案在教学评估过程中也具有重要的作用，档案对高职院校教学工作的方方面面都进行了记录，是教学评估的第一手原始资料，所以做好档案管理工作对学校通过教学评估具有重要的意义。

1.2 高职院校档案管理的必要性

档案管理工作的首要目的就是服务于学校的各项建设、教学工作，所以首先要提升档案管理工作的服务质量，以实效性和实用性为重点，提高档案管理工作的质量和水平。为了实现以上目的，在提高高职院校档案管理工作服务质量的同时，也要推进档案管理工作的信息化程度，档案管理信息化程度的提高，势必会使档案管理的效率和实用性得到更大的提升。还应强化档案意识，提高对档案管理工作的重视，并加强档案法规的执行力度。

2 高职档案管理所面临的问题

2.1 对高职档案管理意识的缺失

目前高职院校普遍存在对档案管理工作不重视的现象，一般认为高职院校的工作重点是教学管理工作，对于档案只有在需要使用或查询时才能引起关注，日常工作中经常忽略档案管理工作的重要性，使得档案管理工作常常处于学校管理工作的较底层位置。

2.2 档案管理人才与设备的缺失

目前高职院校的档案管理工作正在逐步走向信息化、自动化，但是由于大部分校园网络及数据库建设的滞后，导致档案管理信息化受到了严重的制约，使得目前大部分高职院校的档案管理工作仍沿用人工管理模式[2]。纸质档案的保存和管理也存在一定的问题，缺乏正规的、四防的档案存储设备，使纸质档案存放混乱，档案存在损毁、丢失等现象。

目前部分高职院校缺乏专业的档案管理人才，一些院校档案管理工作甚至由兼职人员来完成。即使有专门的档案管理人员有些也没有经过专业的档案管理培训，缺乏档案管理的专业知识，使档案的分类、保管、查询等不能达到令人满意的水平。在档案管理日渐信息化的同时，大部分档案管理人员计算机水平的低下也对档案管理工作造成了一定的阻碍。

2.3 高职院校档案管理的缺失

由于上述档案管理人员及管理制度的缺失，高职院校的档案还存在缺乏完整性的问题，档案管理人员人数的不足，使得在应归档资料的搜集、整理方面存在较大的问题。高职院校内其他工作人员不明确哪些资料应整理归档，而档案管理人员与其他部门的沟通不足，不能及时了解其他部门产生的应归档资料有哪些，导致一些应归档资料，例如某些校外会议资料等不能及时归档。

3 高职档案管理优化的方式定位

3.1 档案使用登记制度的完善

在档案资料的使用过程中必须建立完善的借阅登记制度，使档案资料的使用处于有据可查的状态，防止档案资料的损毁和丢失。充分提高档案资料的使用效率，有使用人员的签名也防止了信息的泄露，即使造成了信息泄露也便于追查相关责任人。借阅登记制度的建立还同时限定了不同职能人员的借阅权限，可杜绝超范围使用造成的信息泄露。

3.2 档案信息分类汇总的完善

无论是仍然沿用人工纸质档案信息管理模式的高职院校，还是已经逐渐走向档案信息电子化的高职院校，在对档案信息进行搜集、汇总后，还要根据档案信息的内容进一步地分类整理，根据档案内容的不同类别，如教师培训类的内容、教学成果及创新类的内容等等分别归档[3]。便于日后的查询及使用，另外档案信息的分类归档也有利于以后对档案信息中的内容进行梳理和对比。

3.3提高档案信息的使用效率

可将档案信息使用方式分为有偿使用和公共资源两种，对于一些基础资源，可在数据库进行存储时即以非加密状态进行存储，方便使用者随时查询。对于一些特殊的档案信息或涉及个人信息部分的内容则应加密存储，查询时要赋于查询者不同的使用权限加以区分，非范围内的档案信息不能查询使用，以保证档案信息的保密性。

4 高职档案管理的具体应对策略

4.1 建立档案管理部门的奖惩制度

本着“以人为本”的原则，如果要将档案管理工作提高到一个新的台阶，档案部门的人员素质与工作态度是一个较为关键的点。由于目前档案管理工作在高职院校各项管理工作中没有受到重视，所以对于档案管理人员的认识也存在一定的误区，认为档案工作内容枯燥、简单，兼职人员足以。即使有专职人员从事档案管理工作，也没有受到足够的重视，造成了人才的缺乏和流失。为了提高档案管理人员的专业素质应积极为其提供培训和学习的机会，并建立相应的奖惩制度，在改善工作环境的同时，进一步改善档案管理人员的待遇等，使其充分认识到档案管理工作的重要性和发展前景以调动其工作积极性[4]。

4.2 促进档案信息化的进程

档案管理的信息化与纸质档案管理相比，提高了档案管理的工作效率，并为使用者的查询使用提供更为便利的方式，让更多的使用者体会到便利性，更好地配合档案管理工作的进行。档案管理工作的无纸化进程中，最重要的一点是要有配套的硬件设备，目前大数高职院校出于资金或档案意识方面的问题，没有建立相应的档案数据库并接入校园网络，无法实现电子档案的汇总查询，也无法实现各院校、校内各系之间的档案信息交流。因此，应提高相关领导和部门的档案管理意识，加大硬件方面的投入。

5 结语

基于以上论述，在增强档案管理工作意识的同时，扭转大家对档案管理工作的错误认识，提高高职院校在档案管理方面的硬件建设、专业人才的培养、完善档案管理制度等。做好高职院校档案管理工作，提高档案管理部门的服务质量与服务意识，立足于档案管理工作是服务于院校建设的基本点，进一步推动档案管理的数字化建设，为高职院校的发展做出应有的贡献。

[1]周丽.高职档案管理探索[J].时代金融，2012，（20）：80，85.

[2]许敏.民办高职档案管理创新之我见[J].科技信息, 2012，（33）：283，310.

[3]李晓萍.关于高职院校档案管理工作的几点思考[J].辽宁高职学报,2011，（5）：103-104.

[4]常晖.基于中等专业学校档案管理分析研究[J].成功（教育）,2013，（11）：188.

（责任编辑 刘红）

Discuss the Innovation and Optimization of Archives Management in Higher Vocational College

LIU Yan-chun
(Taizhou Polytechnic College, Taizhou Jiangsu 225300,China)

Archives management is an important part of the work in higher vocational colleges, which has important significance and the effect that cannot be replaced. This paper discusses the importance and the problems existing in the archives management work under the new period. How to improve and innovate archives management and how to enhance the work efficiency is worth to be explored, in order to increase the utilization of archiveseffectively.

management innovation; archival work of higher vocational college;archives management; optimalmanagement

G717.24

B

1671-0142（2014）04-0037-02

刘艳春（1977-），女，江苏兴化人，馆员.