浅谈提高医疗设备归档及时率

2014-02-08任庆惠尹军张和华

中国医学装备 2014年11期

任庆惠尹军张和华

浅谈提高医疗设备归档及时率

任庆惠①尹军①张和华①

目的：阐述提高医疗设备归档及时率的重要意义。方法：通过对近年文献的参考和工作实践经验总结，从医院医疗设备档案管理的内容、存在问题及解决办法等方面进行研究。结果：对医院医疗设备档案管理特点进行综合分析，结合管理工作实践，归纳总结医疗设备规范化档案管理关键点。结论：提高归档及时率和档案利用率，使医疗设备档案在实际工作中发挥应有作用。

医疗设备；档案；及时率

医疗设备档案是现代化医院医疗、教学及科研的重要信息来源。医疗设备档案管理的最终目的是充分利用设备全生命周期的信息资源，发挥设备最大效益。而医疗设备归档及时率是检验设备档案管理水平的重要指标，为医疗设备的技术管理、经济管理和为领导机关提供科学决策有着重要的现实意义[1]。

1 医疗设备档案归档及时率的必要性

医疗设备档案归档及时率是反映档案资料完整性、时效性的重要表现。归档是否及时影响着设备的使用率和完好率；也关系着医院的服务质量及经济效益，所以强调设备归档及时率十分必要[2]。

2 医疗设备档案的基本内容

每台医疗设备档案都完整记录着申请、安装、使用、维护、保养、报废这些动态的过程，并随着设备的变化不断跟踪补充相应资料，主要内容包括：

(1)设备申购阶段的资料。包括各临床科室填报的医疗设备购置申请表、引进大型医疗设备可行性论证报告、大型医疗设备配置申请表，谈判过程中产生的招标文件、投标文件、谈判记录和签订的商务合同等资料[3]。

(2)开箱验收及安装调试阶段的资料。包括验收报告、培训记录、装箱单、固定资产表、发票复印件、设备技术资料、售后服务承诺书。如是进口产品，还需收集外贸合同、外贸配置单、报关单，增(免)税证明及商检报告等一系列资料[4]。

(3)设备运行过程中的动态资料。包括使用情况记录、维修记录、保养记录、年度设备使用评价表以及使用过程中需要归档的动态资料。

(4)设备报废资料。包括设备报废评估报告、报废申请单、报废设备处理方案、上级对设备报废的申请批复以及固定资产变更资料。小型设备报废后档案留存一年；大型设备及重要设备的档案资料则需永久保存[5-6]。

3 医疗设备档案管理存在的问题

目前医疗仪器设备管理存在的问题可用归档因果鱼骨图说明(如图1所示)[7]。

(1)管理意识薄弱，岗位能力有限。医疗设备档案管理工作在医院并未上升到应用的层面，医疗设备管理人员对档案管理未引起足够重视，个别档案管理岗位人员责任心不强，管理能力与水平参差不齐。

(2)档案内容繁多，缺乏协调机制。医疗设备档案管理内容涉及面广，不同采购类型，所需资料不同，参与医疗设备购置、安装、使用及维修参与部门多，档案资料分散，很难收集，如收集不全或遗失，会直接影响医院管理。如果各部门不积极配合主动把资料交至档案室存档，会在维修时因找不到技术资料，加大维修成本使医院蒙受经济损失。

图1 归档不及时因果鱼骨图

(3)欠缺严谨制度及标准化管理模式。医疗设备档案管理目前尚缺乏系统的标准化、制度化。只评借经验管理会造成医疗设备档案资料缺漏或失实，不能有效地为档案查询及维修提供真实完整的支持。

(4)缺乏信息化网络技术支持。在信息化快速发展的今天，有些医院医疗设备档案还停留在纸质档案记录和Excel表格记录方式上，管理起来既耗时又费力，不利于档案长期保存的要求。管理及使用科室人员不能快速准确获取设备信息，无法建立设备的技术与经济效益评估体系[8-9]。

4 有效提高医疗设备档案归档及时率

(1)增强归档意识。档案管理是否完整和及时，关系到医疗设备正常使用运转。做好医疗设备的档案管理应认真贯彻《档案法》，增强法治观念，让医务人员特别是设备操作和维修人员认识档案归档及时率的重要性，并不断推进档案管理制度化、标准化及规范化进程[10]。

(2)加强各部门之间的协调。落实责任制，明确各阶段档案资料管理岗位权限和归档时限。档案管理员应变被动为主动，各部门相互配合，共同管理，确保设备档案的完整性、准确性及系统性[11]。

(3)建立健全档案室管理制度。医院要建立医疗设备档案分管领导、科主任、专(兼)职档案管理员岗位责任制，实行严格考核并配套奖惩措施[12]。同时，要根据《科技档案工作条例》、《工业企业技术档案管理暂行规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》的相关规定，制定医疗设备档案管理和医疗设备档案的借阅制度，保证医疗设备档案归档及时率目标的实现。

(4)加强信息化网络建设。将设备档案网络管理列入医院信息化建设中，实现动态电子档案，通过各科室网络连接，随时查阅各自科室医疗设备使用信息[13-14]。对未及时存档的资料和缺失信息，各科室督促补充。设备维修工程师在办公室可通过固定资产电子台帐了解设备技术状态；设备采购人员可以为购置新设备提供技术依据，避免盲目采购。利用信息化网络，方便快捷，节约资源。更重要的是通过资源的共享共用，提高医疗设备档案归档及时率[15]。

5 结语

医疗设备档案在医院管理中占据着重要位置，是现代化医院建设与发展的一项重要工作，应做好医疗设备档案管理，重视档案归档及时性，将其作为档案安全保管、科学使用的一项基础性工作[16]。

[1]喻洪流.医院设备管理与维修[M].南京:东南大学出版社,2010:156-161.

[2]高莉.浅谈医疗仪器设备档案管理体会[J].医疗装备,2011,24(12):58.

[3]段锡林.浅谈医院医疗设备的档案管理[J].医疗装备,2013,26(2):44-46.

[4]罗俊.浅议医疗设备的档案管理[J].医疗卫生装备, 2010,31(3):239.

[5]王敏.医院医疗设备档案的管理与体会[J].医疗卫生装备,2013,34(3):123-214.

[6]戴启兵.淘汰报废医疗设备管理的注意事项[J].检验医学与临床,2012,9(8):1020-1020.

[7]袁丹江.医院医疗设备管理实务[M].北京:人民卫生出版社,2011:186-190.

[8]黄桂敏,陈露萍,刘芸.医疗设备档案管理工作的现状分析与对策[J].右江医学,2013,41(3):458-459.

[9]李振华.浅谈如何做好医疗设备档案管理[J].中国保健营养,2013(7):942-943.

[10]张婧.浅析医疗设备档案管理[J].中国卫生产业, 2012(25):168.

[11]王倩.医疗设备档案管理的思考[J].中医药管理杂志,2011,19(3):292-293.

[12]周丽萍.医疗设备档案管理之我见[J].医疗装备, 2013,26(2):42-43.

[13]杨菲林.医疗设备档案管理的思考[J].医疗装备, 2010,23(2):44-45.

[14]周学武.我院医疗设备档案管理的做法和体会[J].中国医疗设备,2011,26(6):88-89.

[15]王敏,洪范宗,郑月琼,等.医院医疗设备档案的管理与体会[J].医疗卫生装备,2013,34(3):123-124.

Discussion on improving timely rate of medical equipment archives

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REN Qing-hui, YIN Jun, ZHANG He-hua//
China Medical Equipment,2014,11(11):98-99.

Objective: To improve the medical equipment timely filing rate. Methods: Through the literature reference and practical work experience, based on the research of medical equipment archives management content, problems, solutions. Results: According to the comprehensive analysis of the literature in recent years is introduced and all levels of hospital medical equipment archives management and practice management work experience, summarizes the paper, summarized and further improve the management of medical equipment archives. Conclusion: To improve the timely filing rate, improve the utilization of archives, and find out the existing problems of hospital medical equipment archives management, the medical equipment archives play a major role in the practical work.

Medical equipment; Archives; Timely rate

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.11.036

1672-8270(2014)11-0098-02

R197.39