物资采购系统预付账款存在的风险及建议

张玉兰

【摘 要】预付账款管理是企业往来账管理的重要内容。本文通过对预付账款风险的形成及原因分析，提出了几点加强预付账款管理的几点建议。

【关键词】预付账款；资金成本；风险；监督

胜利油田物资采购预付账款业务主要涉及从物资装备部（国际事业公司）集中采购、长城润滑油组织采购、集团公司其它内部供应商自行采购。每年预付账款达4.8亿元，资金量非常大， 如何有效地对预付账款进行管理，防范和化解资金风险，成为物资采购部门应予以密切关注的一个课题。

1.预付账款风险的形成

预付账款是指企业在正常的经营过程中，因购买商品、货物等向供货单位预付的账款。它是购货企业向供货企业提供的一种商业信用。预付账款在保证商品购入的同时也形成了预付账款风险，主要体现在：

1.1预付账款占用企业流动资金，影响了资金周转

预付账款是为购商品、货物而事先付款产生的短期债权，在我国多数企业流动资金偏紧的情况下，预付款占用企业流动资金影响了企业资金的周转，一旦收不到所购的货物又不能及时收回预付款的话，将加剧企业资金周转的困难，造成货币资金短缺，增加了企业经营的风险，影响了企业效益。

1.2预付账款形成坏账，增加了企业的资金成本

预付账款被占用，资金长期沉淀，最后导致坏账，使得借款时间延长或不得不通过增加贷款以弥补资金的不足，增加货款需要支付利息，这部分利息费用只有自己来消化。另外，因预付账款的逾期、坏账，使得企业不得不投入大量的人力、物力和财力进行追讨，车马费用、律师费用、诉讼费用，企业多出了利息费用的同时还多出了催收成本。因此预付账款坏账造成的风险，增加了企业的资金成本。

2.预付账款存在风险的原因分析

预付账款由于是买卖成交前的付款，在市场瞬息万变情况下，意想不到的风险随时会发生，后果严重的话，会把企业拖入绝境，这种风险产生的原因为以下几种：

2.1预付账款内控制度不完善

企业采购商品订立合同，但对供应商供货能力和合同条款不能进行认真审核，特别对预付账款的风险没有进行评估，在对客户信用不明的情况下，又不经过集体决策，仅根据订货合同就授权财务科付款，缺少严密的内控制度。因此，制度不完善，草率付款是造成预付账款风险的直接原因。

2.2风险意识欠缺

在原材料供应紧张，特别是价格上涨的情况下，企业为了取得紧缺的原材料或避免价格不断的上涨，往往降低信用条件，以预付账款的手段签订合同，目的是规避价格不断上涨地风险和希望优先获取急需的原材料。

2.3缺乏信用决策系统

供应商信用状况的好坏，直接决定预付账款风险的多少。由于我国商业信用不发达，社会信用体系不完备，全民信用意识薄弱，企业缺乏可靠的信用了解渠道，加上有些供應商受利益的驱使，失信的收益大于守信的成本，致商业信用不顾。更有少数不法商，利用预付款进行诈骗，使企业上当受骗。因此缺乏信用决策系统，是导致预付款风险产生的主要原因之一。

2.4商品质量因素的影响

商品质量的好坏是关系到买卖能否成交的关键因素，有些情况下由于供货商提供的商品质量或规格出现偏差，导致买方不能接受，即使降低质量要求或是经过延期，供应商仍然提供不出合格的商品，而收进的预付账款又退不出，使得预付款坏账。因此，商品质量问题有时也是预付账款产生的原因之一。

3.加强预付账款管理的几点建议

预付账款是物资采购部门风险较高的业务环节，笔者认为应从以下几个方面加强预付账款的管理：

3.1建立完善预付账款内控流程

从严控制预付账款的发生，确保资金安全，有预付款要求的合同应建立分级审批权限，对小额预付款合同必须由财务部门负责人审批后才能签订，对金额较大的预付款应经过部门主要负责人、科室负责人共同审批后才能签订，办理预付账款支付手续，未签订购货合同的，不得付款。金额的大小根据企业规模、资金等情况进行综合判断确定。

3.2建立供应商信用档案

在市场经济条件下，供应商的情况比较复杂，因此企业必须建立对方的信用档案，制定完整的历史信用记录，对新的供应商进行信用调查评估。如果企业不注重信用调查研究便进行盲目付款，会增加企业的财务风险。社会上确有一些企业和人员以经营为幌子实行诈骗，屡屡得逞的原因正是由于企业不注重信用调查，轻信对方所致。因此在向供货商预付账款之前，必须严格调查其信用状况，经集体风险评估、按章授权批准后方可实施，防止预付款后上当受骗。

3.3建立跟踪监督制度

预付账款一旦付出，应当落实责任人并全程跟踪，责任人应及时了解掌握对方的信息，一旦发现有欺诈行为，应当及时采取措施或通过法律途径进行追索。特别是对预付款金额较大的，以及新的合作方，必须经过严密的内控流程和集体决策确认，同时严格制定、审查合同条款，或者由收款方提供担保后才可付款。

3.4加强从业人员教育

企业大量逾期预付账款的产生，就是从业人员缺乏高度的责任感，在发生预付款的初期不重视，追讨不力直至发生坏账。因此要加强从业人员责任心教育，培养责任感，思想上引起重视；从业人员每月要做好对账、结账工作，当月发生的预付账款要在当月的总账和明细账中反映，及时分析，促进预付账款的管理。

3.5强化对逾期预付账款的催讨手段

预付账款逾期后，企业应采取各种措施，尽量争取在第一时间内追回账款，发现拖欠苗头，及时采取措施，对有一定困难的供应商采取限制措施，规定其在约定的时间内供货或者退款；同时还需密切注意逾期预付账款企业的财务状况，避免因风险的积累而产生坏账。

因此，预付账款的风险直接关系到企业的资金周转 经济效益，应引起足够的重视，为有效规避风险，应对预付账款加强管理，建立健全源头控制、过程监督、后续保全的全方位风险防范体系，把预付账款风险降低到最低程度，保证企业资金安全。 [科]

【参考文献】

[1]谢建平.企业预付账款的风险及防范[J].现代企业，2006（05）.

[2]张玲.对企业预付账款管理的几点建议[J].内蒙古煤炭经济，2009（06）.

[3]张蕊.浅议加强预付账款的管理[J].财经界，2010（03）.