基于工作流技术的医院协同自动办公系统的实现

孙雪梅

首都医科大学宣武医院 信息技术科，北京 100053

基于工作流技术的医院协同自动办公系统的实现

孙雪梅

首都医科大学宣武医院 信息技术科，北京 100053

医院整体信息化水平已成为衡量现代医院整体素质与综合竞争力的重要标准，是现代化医院建设的标志之一。围绕着我院新版自动办公系统（OA）的设计、开发和构建过程，详细描述基于工作流技术，以无纸化公文管理和流程自动化的协同办公的特点。新一代协同OA系统已经成为规范医院管理、提升管理水准、提供辅助决策的手段和工具。

自动办公系统；医院信息系统；工作流技术；协同办公；OA服务器

医院庞大数据的高度信息化建设已经涵盖了医院绝大部分医疗和日常业务运转的方方面面。作为医院行政管理和办公的工具——办公自动化系统（OA），也面临着改革浪潮的冲击。原本简单的以文件管理和档案管理为核心功能的OA，已难以满足现代化医院对提高办公效率和规范管理的要求。同时多部门跨科室之间的办公流程协作，也要求办公系统能够扩展核心功能，将工作流的新技术引入到新一代的医院OA。

1 医院办公自动化的发展和现状、

医院办公系统，经历了简单的单机公文处理和档案管理的初始阶段，然后发展到基于局域网的第二代办公系统，虽然扩展了一些功能，但主要核心功能仍然处于公文的发布、管理和归档保存；21世纪90年代末，随着信息技术的发展，演变到新一代的OA系统，着眼于跨科室跨部门的协同办公，同时扩展出更多的功能，包括即时通讯、网络会议、在线调查和培训等[1]。面对高度信息化和网络化，医院办公正逐步走向于无纸和流程自动化阶段，支持移动办公，并以全面实现文件管理制度化、标准化、规范化和网络化为目标[2]，体现协同办公的理念。

目前各大医院的信息化建设如火如荼，但主要集中在涉及门急诊、住院、影像、检验、手术等与病人信息息息相关的医疗领域，而办公管理自动化却容易被医院的信息化建设所忽视。2005年，中国医院协会医院管理专业委员会对482所医院进行调查，OA上线率为38.79%；而2007年卫生部统计信息中心对全国3765家医院调查，仅567家医院（15.06%）正在使用OA作为办公管理的工具[3]。而医院管理水准和效率的滞后，即便在医疗信息化水准很高的前提下，医院的综合竞争力也会大打折扣。目前，由于医院管理人员对自动化办公的认识和理解的不彻底，使得我国各地医院办公系统的应用程度差异大、发展不平衡，且应用效果不理想。医院里，拿着各种纸张到处找领导签字的现象也是常有的，所谓的办公自动化并没有将医务人员从琐碎的办公事务中解放出来。相比之下，医院管理的信息化建设远远落后于医院的医疗信息化建设。

2 宣武医院新版OA的构建

宣武医院10年前开始OA的建设，一直处于医院办公系统的第二代，功能涉及公告发布、存档、即时消息、规章制度等公文的保存备案等。满足日常医院行政公告通知以及职工之间的文件消息传递等基本办公功能。随着OA已成为降低管理成本和提高办公效率的核心工具这一理念在管理层逐步深化，因此开始了OA的改版建设。力图增强制度的执行力，提高办公流程进度的把控力和分析决策能力。

3 新版OA的核心功能和特点

（1）公告、公示：通知公告和公示信息，作为传统办公系统的核心功能，能即时传达职能科室的通知和公告，快速通知到各个科室和职工，确保各项活动的快速响应。作为新版OA，加强了医院公示信息的展示和保密工作。公示信息，涵盖医院内部人事变动或重大决策的公示，设立单独的发布和展示区域。除在正文展示区域增加医院名称的水印外，还对添加的附件进行是否允许下载的提示，对于那些只能向广大职工展示而不允许下载的附件，增加了附件的免下载机制，增强了文件的保密性。同时，也开通了院务公开专栏，对于院务行政信息的公开展示提供了专门的窗口。公告、公示和院务的公开划分，细化了院内文件管理的颗粒度。

（2）即时消息：由于广大职工最常使用即时消息，因此改版的OA界面上，将即时消息中的“发送消息”、“已发消息”和“已收消息”放置到显著的位置上。同时，增加了空间管理功能，按照职工的行政职务和权限划分了不同的消息空间的大小。如果超出了空间设置的上限，则只允许接收消息，而不再允许发送消息。这样，最大限度地平衡了医院对存储设备的资金投入和最大化地保证职工工作之间的关系。以往没有空间限制之前，当存储设备达到存储上限时，除了要发通知，让大家清理自己的消息空间外，同时要遭受各方面的压力，而效果也不显著，无法形成有效的制约。新版系统上线之前，按照总存储容量，合理规划职工的空间大小，做到一劳永逸。

（3）收发文管理：实现了收文管理和发文管理的自动化操作，公文管理模块可以将公文及时下发到下级各职能部门，以对公文进行督办和统计查询等管理。该模块包括收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等内容，公文的正文还支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。

（4）核心办公流程：基于工作流技术实现协同办公，是此版OA的核心技术和特色。

工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域。它所关注的问题是处理过程的自动化，将工作分解成定义良好的任务、角色，并按照一定规则和过程来执行这些任务，并对其进行监控。工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WfMC）为其提供了一个标准定义：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息、或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行[4]。

在医院正常的业务活动中，很多需要多科室多人协作配合的工作流程。通过现代化的OA，实现工作流的自动化。

简单的串行工作流程，只涉及两个科室，如支部书记请假，支部书记提交后，党办主任审核通过即可完成整个流程。在流程设计中，与手机短信平台做接口。当流程流转到需要审核的节点时，该节点的领导除了会在OA的待办事宜中收到提示，同时也会收到手机短信的提示，可以有效地提高办事的效率。流程结束后，在党办主任的账号下，有流程备案，可进行导出和统计工作。请假的支部书记在流程中填写的请假期间的工作替代人也会收到OA消息，保证医院工作的连续性。

复杂的串行工作流程，可能涉及多个科室多个角色。除了简单的审核后流转到下一个审批节点外，还可以由上一级节点指定下一节点的人选，或者由于种种原因，流程返回到上一节点进行相关事宜的补充和再审，或者特殊环节下不按设计顺序跳转到某一指定节点。

除串行流程外，还有并行的工作流程，如合同会签。合同会签流程，由某一科室发起后，多个科室参与会签，这些科室之间，不存在一个审核的顺序，并行全部审核完成之后，即可完成整个工作流。在涉及合同和财务的工作流中，与电子签章CA做了接口，在审核过程中，载入了符合法律依据的电子签章，保证了签字的真实身份和不可抵赖性。

除了协同工作流程，还设计了数据直报模块。借助公文流转架构，各科室可直接向职能部门上报各种医疗、管理的统计数据。职能部门对数据进行汇总和统计后，对管理决策提供支持。

（5）科室功能分区展示：新版OA，按照职能科室和医院工作的范畴划分出“业务频道”和“相关科室”，用户可随意根据自己的需求选择相关业务或科室，进入到具体的科室功能分区。在此分区中，除了该科室的公告公示信息和办公流程外，还展示了科室的业务分区和文化建设。与科室相关的办公文档和规章制度等分门别类的展示出来，职工对该科室的业务职能一目了然，也便于找寻相关文档。同时，按照权限的划分，每个区域设定了查看人员的范围，保障文件的私密性。

（6）薪资、手术补助、体检报告的展示：用户根据自己的工号登录OA后，可以查看自己的薪资、手术补助和体检报告。文件以固定格式，定期由专人上传至OA服务器，既可满足个人隐私的要求，同时可以实现职工查看、导出个人信息。

（7）会议管理：实现会议室的资源查询和预定，会议提醒以及会议记录。

（8）在线调查和考试：在线调查和考试，各种可自定义的统计分析及打分的功能，满足临床的培训考核及工会、党团组织的调查问卷等要求。

（9）行政值班管理：定期由专人上传值班表后，此功能模块可提前通过手机短信进行值班情况的友情提示，并提供值班记录模板，按照值班事件进行分类。医院行政值班，范围涵盖医院的全部医疗、信息、行政、管理工作，值班记录的分类、导出、统计，对医院行政管理者起到辅助决策的功能。

4 讨论

此次OA系统的全面改版，以医院日常行政办公事务为主线，逐步搭建一个集工作流管理、数据直报处理、协同办公、知识档案管理、医院行政管理特色和文化等一体的医院行政办公综合平台[5]。

建设过程中，需要注意以下几点：

（1） 改版过程初期，要统观医院全局，采取顶层设计和分布实施的原则。既不可好大喜功，不切实际，也要避免重复建设，解决医院信息共享和递进式的管理需求。一个好的OA系统的建设可以帮助医院建立起以现代信息化管理为依据的新型医院管理模式[6]。

（2） 很多医院采取OA系统和医院其他医疗信息系统共享一个内部网络环境，使得OA成为数据发布的平台[7-8]。我院OA系统搭建在外网，与医院信息系统（HIS）、电子病历等医疗信息独立存在，专注于行政管理和办公自动化的建设，更加便于移动办公的实现。

（3） 新版OA的特色是基于工作流的协同办公，因此，工作流程的设计成为此次改版的核心。工作流操作的简易性和实用性决定了整个协同办公软件的协同程度[7-8]。要依据医院实际的办公流程，柔性设计出满足现有办公要求，同时又能更大限度地提高办公效率、规范管理的OA系统。

协同办公系统的建设，不仅仅规范医院的管理，提升办公效率，同时整合医院的资源、流程、信息，为管理者提供全方位的信息支撑和科学决策，将成为提升医院整体竞争力的有效手段。

[1] 赵晓宇.集团型企业办公自动化探析[J].信息系统工程,2013, (9):19-20.

[2] 夏保京.加快我国医院信息化建设的思考[J].现代预防医学, 2008,35(3):502-503.

[3] 中国医院信息化发展研究报告(白皮书)[R].北京:中国医院协会信息管理专业委员会,2008.

[4] 刘晓明,刘绍华,乔晓强,等.基于协作文档的异构工作流管理系统协同模型[J].计算机应用研究,2006,23(5):223-226．

[5] 王徽,李娜,丁士富.浅谈医院行政办公综合平台的设计与开发[J].中国科技信息,2014,(7):158-159.

[6] 张宗璐,宋秀慧.面向大中型企业的协同系统的设计与实现[J].宜春学院学报,2013,35(12):71-74.

[7] 时国栋,汪海涛,聂晓改.图形化与用户自定义工作流的协同办公研究[J].哈尔滨商业大学学报,2013,29(3):344-349.

[8] 周强,范红艳.基于.NET技术的协同OA系统在医院的应用[J].中国医疗设备,2014,29(1):104-105.

Implementation of Hospital Cooperative OA System Based on Workf l ow Technology

SUN Xue-mei
Department of Information Technology, Xuanwu Hospital, Capital Medical University, Beijing 100053, China

As one of the signs of modern hospital construction, hospital informatization level is one of the important criterias for evaluating the overall quality and comprehensive competitiveness of the hospital. This paper describes the characteristics of cooperative off i ce based on workf l ow technology, paperless management and process automation in terms of the design, development and establishment of the new off i ce automation (OA) system of the hospital. The new generation of collaborative OA system has been used as an important tool for standardizing and improving hospital management as well as assisting the decision making process.

off i ce automation system; hospital information system; workf l ow technology; collaborative off i ce; OA server

R197.324；TP319

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.11.016

1674-1633(2014)11-0055-03

2014-07-18

本文作者：孙雪梅，高级工程师。

作者邮箱：pt_sun@china.com.cn