探讨企业采购过程中的内部控制

戈子忠

探讨企业采购过程中的内部控制

戈子忠

物资采购是企业采购过程中的一个核心环节，同时也是企业成本控制的重要环节，如果管理不当，容易产生循私舞弊，以次充好的不正常现象，严重侵蚀企业的经营利润，甚至影响企业的发展。做好采购过程中的风险控制，是企业生存与发展的必然需要，实践中总结出采购过程中相关风险控制及行之有效的方法给企业带来了一定的经济效益，各企业要根据自己的生产方式制定一套行之有效的采购内部控制制度并付诸实施.

企业采购过程；内部控制；方法应用

全面梳理采购流程并制定采购管理制度，是控制采购风险的根本，制度建设的作用是保证采购业务能顺利开展，使企业的采购业务能有章可循，通过制度来规范自己的采购行为，做到责权利的有效平衡。根据《企业内部控制应用指引第七号—采购业务》对采购流程描述中显示，采购过程基本可分为申购、审批、购买、验收、付款和采购后评估六个环节，在实际采购业务中，要明确相关部门的采购职责及相关权限，避免多头采购和重复采购。对采购经办人员实行定期岗位轮换制度，将执行线与监督线相互分离。下面就采购过程中的内部控制进行总结，以探讨采购内部控制在企业采购过程中发挥的作用。

一、申购环节

采购控制流程，是整个采购控制过程的源头，企业应当建立采购申请制度，依据采购物资的不同类型，确定相应的申购部门。明确相应部门的职责权限及审批程序。在执行采购计划前，根据生产经营目标及生产进度，进行采购预算的编制和审批。严格控制超预算及预算外的采购，对于超预算及预算外的采购业务，应先履行预算的调整程序，再办理请购手续。请购业务由需求部门依据库存量及用料预算量填写请购单，并注明物料的名称、规格、型号、数量及需求日期等，经请购部门汇总并审核通过后，统一交由采购部门进行采购。

二、审批环节

审批环节贯穿着采购业务全过程，从采购申请到合同签订最后到货款支付都要明确审批人制度，使得执行部门与监督部门并存，达到权责利有机统一。因此在这一环节，权利人签字盖章是事后采购检查的重要书面材料，也是区分责任的主要依据。使得权利人在行使权利的同时，增加了审核把关责任。请购审批，使用部门负责人对采购申请计划进行汇总审核，对异常采购及频繁采购的物资应严格控制，对临时采购急件应通知采购部门即刻实施采购，事后补办审批程序；合同审批，在确定合格供应商的同时，尽可能使用本公司的合同版本合同与供应商签订采购合同，审批时，对合同的主要条款应重点审核：包括供应商、采购数量、价格、质量要求及付款方式。同时要求采购人员签订一份质量价格承诺书，作为合同的附件，以减少企业的采购风险；付款审批，根据完善的采购过程形成的相关书面资料及合同付款日，及时办理付款审批，是企业诚信经营的重要保证。

三、购买环节

采购实施是以审批后的请购单为依据，此采购实施过程包括确定供应商、采购价格和签订采购合同。它是整个采购过程中的核心工作，也是采购控制的主要环节。因此在实际采购业务前，按照采购内控制度规定，建立科学的供应商评估及准入制度，确定合格供应商清单，建立供应商管理信息系统。对供应商提供的物资的质量、价格、供货及时性及经营状况等实时管理和综合评价，并根据评价结果合理选择供应商。对供应商的动态管理，不仅是采购部门的责任，更是企业内部各相关部门的共同责任。通过采购部门对供应商信用及市场价格的监控，使用部门对物资质量的监督，财务部门对采购价格的评价，不同的信息汇总可以对供应商进行优胜劣汰的调整，从而降低采购成本。同时加强企业内部各部门间的合作与交流，形成制衡机制，避免与供应商的长期合作带来的采购风险。合理的采购定价机制也是确保采购价格合理的重要保证。大宗物资采购应通过招标方式，合理确定招标范畴、标准、实施程序和招标规则，并形成主次供应格局，一般物资采购应采用询比价方式，同时避免货比三家资料流于形式。对零星的物资采购可执行定点采购，并定期进行轮换。采购合同的签订，必须履行审批程序，对于大宗及重要的物资必须签订采购合同。原则上合同条款由我方拟定，用户提供合同条款须经法律顾问审核，并按照合同法规进行操作。合同应连续编号，并一式几份，供应商和采购部门各一份，财务部门一份作为采购付款的依据。

四、采购验收环节

采购货物到达后，仓库部门和质量管理部门要对照合同或订单对货物数量、规格、型号、质量及相关内容进行验收，难以在规定时间内完成验收的，要列入合同条款确定验收时间，对公司不具备检验能力和无质量标准的物资，采购部门在与供应商签订采购合同时应同时签订《质量价格承诺书》，同时可委托无利益关联的第三方进行抽检。检验合格后开具入库单办理入库手续。对质量不符合承诺或合同标准的，质管部门应将检测报表反馈给采购部门，采购部门根据库存情况、市场行情初步确定是退货还是让步接收。确定退货的，由采购员办理退货相关手续，需要让步接收的由采购员填写《让步接收申请单》并附检测报告，报使用部门审批。使用部门对让步接收及接收体格进行批复，批复件一份送财务部门作为采购结算的依据，另一份送质管部门作为重点质量跟踪的依据。

五、付款环节

货物入库后，仓管人员将办妥的入库单连同货物发票及运输发票送采购部门，采购部门审核签章后连同用款联系单送财务部门审核。财务部门对照合同及采购部门递交的付款资料进行审核。审核无误后作为入账的依据。同时按照合同付款时间支付货款。出纳在办理付款手续时要对付款审批程序、付款方式和付款时间进行最后审核。减少不必要的资金损失和信用损失。

六、会计控制

企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商信息、采购申请、采购合同、采购运输、验收记录、退货或让步接收情况、款项支付情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录和采购记录与仓储记录核对一致。财务部门每月要与供应商进行货款结算的核对，并通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函并取对方确认的对账单，审核其余额是否与应付账款、预付账款，应付票据相一致，对余额不一致要及时查明原因，报上级部门批准后，作相应调整。

七、采购审计制度

采购过程结束后，企业必须做好全过程的记录和信息化管理，确保采购过程的跟踪审计监督。审计监督部门需对采购全过程进行监控，发现问题及时处理。对未经申购审批擅自采购的，由采购员承担采购损失，对申购部门多申报造成库存积压物资半年以上需处理的，按处理损失额承担责任。质量检验部门对检验失职，把关不严造成损失的，由质检部门承担现责任。对采购价格高于市场价格形成的差额，由采购部门同供应商协商处理。视挽回损失情况对采购人员进行相关追责。

[1]《企业内部控制应用指南第七号—采购业务》.

（作者单位：安徽东方财道税务师事务所）