浅谈院校内部管理文化分析

王超慧

摘 要：公文处理工作是高职院校办公室工作的一项重要内容。本文从目前学院公文处理工作实际情况出发，提出在日常公文处理工作中存在的问题，进一步分析办文中出现此类问题的原因，从而提出有效的解决方案，争取在今后的办文中更加规范高效，进一步提升学院内部管理文化。

关键词：公文；处理；规范

公文处理是高校办公室日常工作中的一项重要内容，也是学校内部管理文化的重要体现。公文处理工作是否规范直接影响到学院的办事效率和形象。新的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）已于2012年4月16日由中共中央办公厅、国务院办公厅发布，2012年7月1日起正式施行。学院办公室实行新《条例》至今已经有两年多的时间，在工作中对改进文风，整合党政机关资源，进一步提高公文处理效率产生了重大意义。做好高职院校公文处理工作，就要适应新时期、新形势下对公文处理工作提出的新要求，学习掌握新法规，进一步提高公文处理能力。

就学院办公室目前办文情况来看，收文渠道主要来自教育主管部门、本级行政主管部门及相关兄弟单位，年收文数量大约在1200份以上，与此同时，学院内部年发文量在百份以上。总体来说，公文处理工作具有数量多、涉及内容广、业务量大的特点。近年来，学院进一步贯彻落实中央及省市关于改进文风的意见，严格规范和控制发文，遵循“少而精”的原则，进一步精简文件数量和篇幅，把工作重点放在深入实际、深入群众，集中精力研究和解决实际问题上；不断加强对省情特点和工作规律的研究把握，把中央精神和我省实际紧密结合起来，切实提高文件质量。但在日常办公室公文处理工作中，仍存在一些问题，需要加以重视并改进。

一、在工作实际中遇到的办文方面存在的问题

（一）公文处理程序不规范。公文制发顺序不规范，职能部门起草的文件未经办公室审核，直接呈送领导批阅，再交由办公室发文，导致办文程序“倒流”，影响了工作效率。领导批办完的文件交由部门承办时，未能及时督查部门执行情况；对于一些要求由多个部门协商完成的事项，往往不了了之，导致政令不行。

（二）公文质量不高。部分草拟公文存在情况不够清楚，观点不够鲜明，结构不够严谨，条理不够清楚，表述拐弯抹角，字词搭配不当，标点运用不妥等问题，对公文整体质量带来影响。公文用词用语不恰当，文字表述前后矛盾，人名、地名、数字、引文、计量单位、简称运用不规范，也有因文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的处理。

（三）公文格式不规范。从日常收到的上级及各机关单位、部委办局的文件来看，不规范的现象仍然很多。主要表现在：文种使用不正确，如：应当用“函”的用成了“报告”或者“请示”，应当用“请示”的却用成了“报告”；文件的各要素标注不全或使用不正确，如：有的上报文件使用文头不对、没有标注签发人和“联系人和联系电话”；引用文件不规范，将引用的文件标题中的发文机关标在书名号外，甚至没有发文机关，没有标发文字号。最新的公文格式已将主题词这一要素去掉，但很多部门发文依然沿用老的办法和规定，没有及时更新办文思想。

二、办文过程问题原因分析

（一）思想认识不够，公文规范意识薄弱。办公室办文人员对公文的认识有偏差，没有认识到公文是实施领导和管理、依法行政的重要手段和工具，办文能力是每一个工作人员必备的基本能力。公文规范化工作能否抓好，文秘人员的思想认识和业务水平是决定性因素，否则公文规范化就是一句空话。有的办文人员忽视公文规范化问题，认为所写文章只要领导满意就是好公文，对公文的文种、格式等问题觉得无足轻重。

（二）公文知识匮乏，缺乏系统培训。高校的秘书人员虽然是具有较高的学历，但是大多数未受过专门的业务训练。办理公文的工作人员并非文秘专业，往往沿用传统思维和经验处理文件，对一些不规范的环节没有明确认识。没有及时学习新知识，改进工作方法，缺乏专人对办文人员的公文知识培训。因此，必须加强对办文人员的培训，尽快提高业务素质和水平。

（三）制度建设不完善，缺乏规范机制。单靠个人经验和觉悟去处理问题难免顾此失彼，出现问题也难以追究责任。没有一套完整的办文制度体系，就无法实现公文处理的科学规范化。公文处理环节众多，且环环相扣不可分割，形成一个有机的整体。整个公文处理过程，哪一个环节出现问题，都会给学院整体工作带来影响，所以应该对每一个处理环节都有明确的规定，形成办文规范机制。

三、新时期新形势下，就进一步做好学院公文处理工作，提出以下几点建议：

（一）修订《公文处理办法》，适应新形势下对公文处理工作提出的要求。要建立一套严密健全的制度，参照国务院办公厅《公文处理工作条例》中对“公文种类”“公文格式”“行文规则”“公文拟制”“公文办理”“公文管理”提出的要求，结合学院办公室工作实际，制定公文处理实施细则，严格规范办文程序。比如，制发学院红头文件，必须经过办公室审稿，分管领导和学院负责人签发，否则一律不予印发。对业务部门送交的公文，办公室按照规定进行审核把关，确保在格式和内容上符合相关要求。通过修订制度，在保证学院日常工作正常运转的基础上，最大限度发挥公文在重大决策和重要工作部署贯彻落实上的积极作用。

（二）增强公文规范意识，形成办文规范机制。学院公文处理工作涉及到方方面面，需要各部门和相关人员的共同努力。这就要求凡是接触公文处理工作的有关人员，都必须树立公文规范意识，重视办文工作，严格执行公文处理工作规范，注重办文工作每一个细节。一是要对办公室人员的专业培训，二是对其他职能部门人员的规范培训，三是对指挥办文工作的领导培训。目前，办公室对内进行了三次公文规范化培训，对办公室工作和公文处理工作质量的提高起到了很大作用，但是还需要在学院内部开展相关公文知识培训，才能有效地形成合力，使公文处理工作走上规范化道路。

（三）强化文字运用能力，提高公文质量。一要领会领导意图，明确发文主旨。主动参加会议，了解一个时期领导安排的工作重点、工作要求、工作措施。带着疑问去征询领导指示，以澄清一些模糊问题，获得有关解决措施。认真调查研究，储备素材观点。二要主动收集材料。材料包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，并善于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西，善于从表象看到实质。三要精心设计结构。做到纲目清楚、思路贯通，层次清晰、段落完整，衔接紧密、符合逻辑，开头明快、结尾有力。

（四）开发学院网上公文流转平台，切实提高文件处理效率。传统公文流转存在效率低、打印机和纸张损耗量大的弊端，随着信息化的加强，传统的模式已不能适应瞬息万变的信息社会。如何进一步提高工作效率，加快学院内部信息沟通，辅助领导更加快速、准确地决策，更需要一个快速有效的自动化系统。通过实现工作流程的自动化，开发适应学院实际的文件流转规范系统，从而更加有效地做好各项服务工作。网上流转能够大大节约人力成本，有效缩短传阅文件路程所耗费的时间，减少耗材，节约用纸，打造低碳办公，从根本上提升工作效率。

近年来，学院完善和规范公文处理工作，提高党政公文质量，努力实践办公室做好“三服务”工作的宗旨，不断发挥办公室辅助决策和助手作用。坚持制度化、规范化办文，探索和创新方法，在适应新形势和任务的要求下，办公室办文工作将在新的起点上实现新突破。

参考文献：

[1]刘灿河 公文处理工作要注重创新，《秘书》2008.5

[2]罗礼卿 邬智 提高办公室办文水平的几点思考，《秘书之友》2007年第3期

[3]刘燕婷 公文处理规范化中存在的问题和对策，《广东行政学院学报》，No.3，1998