高校研究生档案管理工作的现状与建议

李洪梅

摘 要：本文对高校研究生档案的内涵进行了论述，并分析了现阶段研究生档案管理存在的问题，并提出改进建议。

关键词：研究生 档案管理

一、研究生档案的内涵

研究生档案分为研究生人事档案和研究生工作档案两大类。研究生人事档案包含研究生入学前档案（从小学、初中、高中到大学）、入学档案（报考研究生登记表、初试、复试成绩等有关材料）以及研究生学习和生活的记录材料，是重要的档案资料。研究生工作档案（含工作计划）全部程序主要根据上级下达的通知精神或文件形成的有关文件和资料，主要包括招生、学籍、教学、培养、学位、导师、就业、学位申请等各项工作。

二、研究生档案的特点

1.国家没有明确的规定

迄今为止，无论研究生还是本科生针对学生档案国家没有统一的管理规范，归档范围没有统一的标准要求，各高校对于学生档案的文件材料归档范围也表现出区域性特点，研究生的档案管理制度一般由学校自行制定。

2.学生的管理机构不同

由于学校的规模和研究生数量的差别，学校管理制度不同，学校对于研究生的管理也不尽一致，有些学校属于一级管理，而有些学校属于二级管理。

3.有部分往届生的档案

由于研究生的招考面向社会，那么会有一部分的社会生源，其档案由于已经由学籍档案转为人事档案，学校在招收学生，需要调取其档案并进行整理，以便在校的信息记录。

4.高校研究生学位档案管理

研究生学位档案管理同其他档案管理之所以不同，在于其形成过程的长期性、多样性和阶段性。一是形成时间长。二是经手人数多且形式多样。三是培养分段进行。研究生需要经过由浅入深的学位课程集中学习、参加科研项目和科研能力由弱到强的培养、完成学位论文及论文答辩等不同的阶段。每一阶段都会产生与其他阶段相互联系的学位档案材料。

三、研究生档案管理存在的问题

1.档案传递不规范

由于各个学校和省份之间对于档案管理的规定不同，所以研究生入校档案传递工作十分混乱，增加了档案丢失、损坏的危险，并且不利于研究生就读学校对于档案的统一整理。

2.管理机构混乱

目前，全国高校人事档案有三种管理模式：有的高校是由各院（系）管理；有的高校研究生档案由研究生院管理，本科生档案由学生工作处管理；有的高校是统一由学校档案机构管理。在实施过程中缺乏一套切实可行的大学生档案管理制度实施细则。容易导致研究生档案管理工作的混乱。

3.导师的考察没有纳入档案

研究生在校期间，一个很重要的考察者就是导师，研究生档案管理中没有体现，导师对学生表现的定性评价。

4.档案内容

（1）真实度不高

档案内容受到人为因素的影响真实度不高，用人单位对档案也持有怀疑态度。

（2）格式单一化

高校学生档案无统一规定，所以各个学校就根据省内或本校的规定对档案进行管理，只是有一些格式化的表格、资料，无法全面体现学生的特点。

5.无法为就业提供有力的支持

在中国有着人数众多的毕业生背景下，学生的档案成为用人单位进行筛选的一个重要的资料来源，而由于档案管理存在诸多问题，档案无法为学生的就业提供后备支持。

四、研究生档案管理的建议

1.制定适合本校的研究生档案管理规定

根据国家有关规定，结合学校自身的特点，制定出适合本校的管理规定，才能保证研究生档案管理工作的顺利进行。

2.使档案的内容能够全面反映学生情况

通过增加更多的人性化个性化的内容，体现学生的个人素养和学术水平，为就业进程中档案审核做好充分的准备。

3.档案管理中推出新的信息系统

在诸多关于高校学生档案管理的文献中都提到，要将先进的科技系统应用到学校的档案管理工作中，档案管理工作极其复杂，涉及的数量大、内容多，并且需要根据时间进行更新和改进，所以利用信息系统进行管理就可以省去很多工作。如研究生进行的科研项目就可以利用专门的系统进行统计和记录，能够全面反映其科研能力和工作能力。这样的高科技可以使得档案管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]金俊兰.加强高校研究生档案管理的探讨.高教论坛

[2]彭劲.高校学生档案采用纳入式管理模式再探.兰台世界，2012（2）

[3]史军红.研究生学位档案管理模式探析.云南档案

[4]李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策.档案，2008（4）endprint