浅谈我国古代的文书档案工作

李蓉

中国古代档案工作与世界其他国家相比，在总体上是比较发达的，内容也很丰富。其从档案的收集到整理，从保管到利用，都有一套完整的体系。

一、远古和上古时期的档案工作

在我国远古历史中，流传着燧人氏钻木取火，伏羲氏结网捕鱼，神农氏种植五谷等传说。历经结绳记事、刻契记事、图画记事等原始记事，历经语言记录符号——文字的产生，档案工作从无到有，从简单到复杂，见证了文明的进步，也见证了封建王朝的兴衰更替。档案最终成为人类社会及时代的记录。

我国最早的档案工作可追溯到尧、舜、禹时期。商代是我国有文字可考历史的开端。殷商时期，统治者事无巨细都要求神问卜一下，其方法就是让占卜师将龟甲、兽骨之类的器物放在火上烧烤，然后观其裂纹，进行解释。占卜结果被刻记在龟甲、兽骨等上面，以便保存和利用。这样形成的文字记录即是今天所称的甲骨档案。周学恒在《中国档案事业史》一书里认为，商代的史官是巫史，档案工作服务于巫这种宗教职能，宗教职能是构成奴隶制国家机器的重要组成部分，不管民事、政事和军事，都要涂上“神事”的色彩，当时有知识的史官便充当了沟通天地的半神半人角色。他们用自己专门的知识和经验，解释天道，占卜人事，指导社会，慰藉人生。商代甲骨卜辞中的“贞人”即为当时巫史的一种。而“贞人”占卜记事的卜辞，即为当时的档案工作。周学恒先生指出，这是我国古代档案工作的最早记录，也是我国档案工作的起源。[1]商代的甲骨档案包括：占卜刻辞、卜事刻辞、记事刻辞、表卜刻辞等四类，是我国现存最早、较系统的官府文书。

到了西周时期，我国档案工作比商朝有了进一步发展。西周统治者较之商代更加重视档案的收集工作，出现了中央政府正规的档案机构——天府。保管文书档案的正本，负责管理天府的史官称“守藏史”，而文书档案的副本则由秘书机构“太史寮”主管。“太史寮”是以太史为首，与其下属官员组成的官署机构，主要掌管起草文书、记载史事、保管国家典籍、策命诸侯卿大夫及其它事务。当时除了有专门的档案机构，还有比较细化的掌管王朝内外档案的组织人员：卿大夫、小史、内史、御史和外史。

此外，西周的史官记注制度，是我国古代历史记载方面领先于世界的一种管理制度。金文档案也在这一时期出现。古人称铜为金，故后世人把铸刻在青铜器上的铭文称为“金文”。金文是王和奴隶主贵族的重要记事档案，是保存于宗族或宗庙的重要历史记录，记载着这一时期统治阶级的重大事件，如册命、赏赐、志功、征战、诉讼等，具有明显的史记性质，故其被今人称之为金文档案。金文档案又是继商代甲骨档案之后又一珍贵的历史档案。与甲骨、金文并存的还有简册档案。

到春秋战国时期，各国都十分重视档案的收集管理工作，设立了专门管理档案的官员。战国时期各诸侯国管理档案的官员名称不一：赵国称御史，齐国称掌书，秦国称尚书。代表当时政治经济军事的文书档案无论从内容到形式都有了较大发展。许多国家都明文规定：凡本国颁发的策令、各国间的往来文书、以及本国和他国各项政治活动的记录（主要种类有刑书、计书、上书、盟书、玺书、遗书、符、节、檄文、券等）都要收集起来，交史官保管。另外，文书档案工作逐渐由传统史官中分离出来，由专门的官员掌管文书档案。这表明了社会的进步与发展，奴隶社会正向封建社会转化。

秦朝统一天下后，秦朝中央设三公、九卿，九卿少府中的尚书是专管文书档案的官吏。其文书档案管理工作得以迅速发展完善。在秦统一六国的过程中，对各国的地图及绘制的各国宫宝图都视为重要档案，进行了广泛收集，并设专门史官保管。秦朝以法治国，因此，更加重视对法律档案的收集。主要表现在，对法律档案有如下规定：凡吏民对法令的查询及法官的解释，都要收集起来，并写在竹简上，入柜封印，妥善保存。秦在统一文字的基础上，制定了不少档案管理规章和行政法规，从而大大促进了古代文书档案工作的进程。

西汉御史府是中央政府主管文书档案的重要机构，御史中丞主管宫中兰台图籍秘书。具体“掌图籍秘书”的官吏，称兰台令史，东汉班固就曾出任兰台令史，奉诏修史。兰台在当时保管包括汉代历朝皇帝的制、诏、臣僚的奏疏，国家颁发的律令、各类舆图和州郡上交的计簿等。早在楚汉相争之时，刘邦和萧何就很重视秦王朝的档案典籍。《史记·萧相国世家》记载，刘邦至秦首都咸阳，“诸将皆争金帛之府分之，（萧）何独先入收秦丞相、御史律令、图书藏之”。东汉时尚书台则成为主管文书档案的中枢机构，档案由尚书主管。两汉时期，公务、文书的种类和用途增加许多，在文书处理方面，逐步形成了从中央到地方一整套文书工作制度，保证了文书档案的顺利传递，促进了这一时期文化的高度发展和繁荣。司马迁的《史记》和东汉班固的《汉书》这两部我国古代的名著，编修时都大量地运用了档案史料。在唐宋之前，由于印刷没有得到广泛应用，当时档案和珍贵图书是不加区别的。天府、兰台等机构既是中央档案馆，也是皇家的图书馆。

二、中古时期的档案工作

魏晋南北朝时期，社会动荡不安，政权更替频繁。中央政府逐渐形成三省制，并于中书、门下、尚书三省外另设“秘书省”，主要管理历朝档案和本朝档案。曹操也很重视对档案的收集。在魏国建立前，曹操手下的谋臣袁涣就协助他收集了吕布的一些档案材料。之后，袁涣又建议他，要向汉初那样“大收篇籍，明先圣之教”[2]。再如西晋，虽然它维持统一局面很短暂，但在它灭吴时，却很重视对吴国档案的收集。在太康二年（公元281年），晋武帝下令收集魏王墓中的残简，并存入秘府。还有南朝的梁元帝，重视档案的收集，在他在位的三年间（公元552—554年），王朝秘府就收集各种档案6.7万多卷。然而。由于长期的社会动乱，大量的档案典籍又受到很大的破坏。令人欣慰的是，随着造纸术的发展，以及笔、墨等书写材料的改进，不仅促进了我国书法和文具制造工艺的提升，而且为文书档案工作的发展提供了良好的物质技术条件，因而档案工作得到进一步提高和发展。

隋唐时期，不但重视对前朝政治、军事等档案的收集，而且也非常重视对地图、户籍等档案的收集。隋朝在秘书省内设立了“史馆”，是专门的档案机构。公元605—617年，隋王朝“普诏天下诸郡，条其风俗物产地图，上于尚书”[3]。唐代更进一步明文规定各国各州、府每三年一造地图（后改为五年），连同户籍一起上送尚书省兵部职方司。endprint

唐朝是我国封建社会的鼎盛时期。唐太宗及丞相房玄龄十分重视档案典籍的收集，并利用它们来编史修志，成就斐然。如贞观十年五史俱成，贞观二十年成《晋书》，后又修《五代史志》等。一部二十四史，就有八部在贞观年间编成。同时，唐朝出现了专门保管人事档案的机构——甲库。甲库有着严密的保管制度，并已形成相当的规模。

唐代是我国文书档案工作制度健全时期，又是我国文书和档案工作明确分工时期。唐还首创了公文改错制度——贴黄制度。唐代的敕书是用黄纸书写的，诏敕有所更改时，亦用黄纸贴在上面，称为贴黄。唐代还确立了文书档案“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制。三省分权制度，保证了文书运行的认真准确，有效维护了国家机器的正常运转。至隋唐，文档官吏进一步专职化，最终形成等级森严的官吏制度。而作为文书档案人员的“令吏”，则地位不高。唐代武则天时，曾明文规定，令吏出身者官不得过三品。随着国家机构的不断完善，文书档案的各种规章制度已发展得比较完善，从撰拟、令签、分拣到销毁、保密、传递等过程都制定了较详细的规定。贞观三年（公元629年），唐太宗组史馆，设馆官修史书，通过修史编志，达到巩固政权之目的。他深明“以史为鉴”“以古为镜，可以知兴替”的道理。这种设置史馆官修史书的制度，一直延续到清朝、民国。

三、近古时期的档案工作

宋朝从中央政府各部门到各地方官府，普遍设置了专门保管档案的“架阁库”，其主管官员称为“官勾”，档案人员称为“守当官”“勾当官”。宋代许多时期都政治腐化，官僚腐败堕落，一切政事“以例从事”，“例”即所谓档案。宋代文书档案人员，尽管职位不高，但作用却比较重要。宋朝建立了专门用于保管皇帝诏令、谱系、典籍、诗文等档案的帝王档案库。两宋时期共建了十一座帝王档案库，分别收藏各朝皇帝档案。而“架阁库”的设置，不仅是档案装具的变革，也成为各级官府专门保存文书档案的机构。与此同时还建立了一整套档案管理制度。其时是中国档案史上的重大变革期。宋朝的档案收集范围很广，据《庆元条发事类》记载，诸路、州县等地方官署的各种册籍以及王朝中央六部现成的档案文书除“置册编写”，连粘元（原）本架阁库外，都要按期逐级上送；还规定，王朝中央六部的档案，在部保存二年后送架阁金耀门文书库收藏。宋朝的文书档案形成的制度，比以前各朝更进了一步。

元朝建立后，也很重视对档案典籍的收集。据《元史·张柔传》载，元将张柔攻下金汴京后，“于金帛一无所取，独入史馆取金实录和秘府图书”。公元1276年元军攻入临安，元朝统治者对宋王朝的秘府图书、太常寺祭器、天文地理图册、宗正寺谱牒、以及各种典章文字、户口版籍等更是“尽仰收检”。元朝的档案管理继承了宋朝的“架阁库”制度。

明清时期的文书工作制度日趋健全。明王朝建立前，朱元璋多次明令部下收集敌方各种档案，并鼓励敌将携带档案投诚。在这一政策影响下，公元1366年，元淮安守将梅恩祖将该城的档案典籍献出。明军攻入元大都，朱元璋特下诏，命令明军将领徐达等入城后，把元朝的秘书监、国子监、太史院典籍以及天文仪像、地理户口版籍、应用典故文字，一并收集起来。明王朝的这一政策，使其建立之初就收集到大批档案材料。洪武初年又建立了收贮全国重要经济档案“赋役黄册”的后湖黄册库。为了利于黄册的长期保存，朝廷对册籍的用纸、装订、裱糊使用的材料，以及册籍的宽窄尺寸、贮册架阁的制造都有严格的要求。黄册库沿袭前朝按朝（年）、地区排列、贮藏的管理方法，并有周密的防卫措施，形成了一套较严密的管理制度。另一皇家档案库的代表——皇史宬，建于明嘉靖十三年（公元1534年）。这是我国现存最大的古代国家档案馆，全部砖石结构，坚固耐用，又被称为“石室”。墙身足有五六米厚，台基高达两米，具有防火、保温、防潮、防虫鼠的功能，利于档案的永久保存。据不完全统计，明代有名可考的黄册架阁库就有300多处。这样规模巨大的档案收藏机构是空前的。明王朝还在全国一些重要城市分别设置皇家档案库，其建造区域广，库房规模大，管理制度严格，表现出这一时期档案管理水平的空前提高。

清政府设“清档房”，管理文书档案的人员称“书吏”。清朝的档案，绝大部分为政府公文，设立了按文种、分问题的整理制度、编目登记制度、档案汇抄制度、一案一卷的立卷制度。清王朝初期，顺治帝对降清之明吏一概录用，对文书档案的上缴、汇抄、缮修、保管以及档案工作吏员的任用、奖惩等各方面作出了详尽的规定，档案工作不论中央还是地方署衙均在原有的基础上得到发展。例如：变明的皇史宬为清的御用档案库，沿袭元明时期的“照刷文件制”，同时又开创了许多前所未有的档案工作制度。雍正元年（1723年），雍正帝令将朱批奏折“封固”回缴，不得抄写隐匿，否则从重治罪；还开创了严格稽查文件的按月汇报办案情况制度。同年，雍正帝令建军机房（后称军机处）。军机处凌驾于内阁和六部之上，规定这里的档案要定期修缮，并订有“清档”汇抄清查制度。每次清查都要统计种目、编制清册，要将折片数目、档册篇页一一记载清楚。雍正朝在档案工作上的一系列改革举措，大大促进了文书档案工作的开展，使文书档案工作得到完善和提高。

我国历代统治者都十分重视档案的收集、保管工作。特别是秦、唐、宋、明清时期将文书档案方面有关规定列入封建法典中，在档案的保管和档案的保护方面起着重要的作用。我国古代的档案管理对当时国家政权巩固，对文化学术的发展、繁荣起到积极的作用。

注释：

[1]参见周学恒主编《中国档案事业史》，中国人民大学出版社，1993年版。

[2]《三国志》卷十一《魏书·袁涣传》。

[3]《隋书》卷三十三《经籍志二》。endprint