浅析信息化条件下电子档案的有效管理几点思考

刘海涛

摘 要 随着信息技术的飞速发展和电子档案的日渐普及，电子档案的管理面临诸多挑战。文章从电子档案的概念及特点出发，分析了电子档案管理面临的挑战，并有针对性地提出了一系列科学有效的管理措施，以供广大档案管理人员在日常工作中参考。

关键词 电子档案 管理 信息化

一、电子档案的概念及特点

电子档案是指利用计算机技术形成的、以代码形式存储于特定介质上的档案。电子档案是由电子文件归档后形成的。电子文件主要包括電子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下特点：需要借助现代办公设备才能阅读利用；可以直接迅速地处理和传递；利用共享，也不再受时间和距离的影响；对保存场地的面积要求不高，而对保存场地的温湿度、防磁性等环境条件的要求很高。电子档案是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案的特点主要有这几方面：（1）档案信息存储的丰富性；（2）档案信息的生动形象性；（3）信息存储与利用的迅速准确性；（4）信息资源的共享性。

二、电子档案管理面临的挑战

随着电子档案在档案工作中的普及和运用，相对纸质档案， 电子档案的弊端日益显现， 使电子档案的管理面临越来越多的挑战，主要表现在以下几方面：（1）耐久性不足 与纸质档案载体相比，电子档案的存储介质如软盘、光盘的物理寿命要短得多，一般仅为5～ 15年，造成音效视频失真、保管困难。（2）环境条件要求高 不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。（3）技术寿命较短 电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读，因而一旦技术过时，就会造成电子档案的不识别性，不能直观阅读和收听收看，载体上的信息也就无法读出。（4）信息保护难度大 电子文件的信息与载体是可分离的，这使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。电子档案一旦受到计算机病毒的感染，就有可能造成无法挽回的损失。

三、信息化条件下电子档案的有效管理

1、从源头抓起 整理好电子档案

档案整理就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目。电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织，即将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。针对整理过程中电子文件格式转换问题，档案工作者应给予高度的重视并加强这一领域的研究，不断解决这一难题，以保证电子文件的真实性、完整性。二是组织建立数据库。首先对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类的管理，就是要进行科学的分类。其次对电子文件进行登记。

2、加强硬件设施建设 保管好电子档案载体

我国档案保护贯彻“以防为主、防治结合”的原则，重在基础设施和基本保管条件的改善。电子档案作为新型载体档案，也需要具备相应的保管条件和设施来维护其完整性与安全性。2000年国家档案局档案科学技术研究所主编的《档案馆建筑设计规范》，根据我国的经济情况提出了库房设计的要求，对档案的保护从安全、温湿度控制、光照等方面提出了最基本的要求。电子档案所采用的存储介质主要是磁盘 、磁带和光盘， 目前主要以光盘为主。不同电子档案载体的保管方法有许多相同的方面，防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗、防火是其共同性。库房内一般应配备强制通风设备与空调设备，使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中。各种不同载体的存贮应配备专门柜架。

3、增强管理人员素质 维护好电子文件信息

由于电子文件的共享性，其信息与载体的可分离性，加之无孔不入的电脑病毒和网络黑客，极大地增加了电子文件信息的保护难度。对此，应从两方面着手解决问题。一方面，要加强人员培训，增强管理人员素质。面对现代信息技术催生出的电子档案，档案管理人员要适应时代的要求， 随时对自身的知识进行充实、调整，使自己的职业素质及时改进与提高，以适应档案管理现代化的发展。所在单位要定期组织档案管理人员学习，采取积极的措施抓好知识更新、引进、消化，增强管理人员素质，以适应信息技术发展的需要。

4、健全规章制度 管理好电子档案

我们要根据电子档案储存载体的特点，积极采取措施，研究并制定相应的管理办法，健全规章制度，管理好电子档案。主要应从以下二方面着手：（1）建立一套科学合理的管理制度 由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，对电子档案的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。要建立一整套专门的电子档案全程保护制度和借阅利用制度，并严格审批手续，防止发生信息丢失。（2）实行部门专人集中管理电子档案 由档案部门统一管理电子档案， 不仅可以保证电子档案从收集到归档 、从存储到保护的整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能有利于建立归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用。

参考文献：

[1]冯华.信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].科技创新导报，2011（9）.

[2]刘艳慧，王溪.电子档案与纸质档案在整理和保护中的差异及对策[J].管理科学，2008（7）.

（作者单位：中共重庆市永川区委党校；中共西藏昌都地委党校）