文秘专业第二课堂的自顶向下方法研究

黄 铖

（湖南商务职业技术学院，湖南 长沙 410205）

自顶向下方法是在机械建模设计和计算机网络领域使用的方法，此方法成功并出色地应用于机械建模设计和开发网络应用程序的工作中。在文秘专业第二课堂的建设中进行自顶向下方法的研究，对提高该专业第二课堂活动的质量，提升学生的职业素养及技能具有创新而重要的现实意义。

一、自顶向下方法的诠释

自顶向下设计方法是当前机械建模设计中经常运用的一种方法。自顶向下设计方法基于产品的总体概念设计，能将复杂任务进行有效分解，便于组织团队进行设计实现，类似于开发新的信息系统时所使用的系统分析与设计面向对象的方法。

二、引进新颖的“自顶向下”方法，更好地为文秘专业第二课堂教学服务

文秘专业的教学应当围绕将来秘书岗位工作职能和专业素养及技能来开展。开展第二课堂活动，如写作、演讲、速录比赛等专业技能小型第二课堂活动和实际会务策划、会务安排、国际秘书节、秘书技能竞赛等综合技能大型第二课堂活动。这些第二课堂活动的规模、程序、规格，以及实现的任务不同，必须达到理想的效果，任务繁重。针对这些活动，从策划文案，工作细节，程序进度，成本控制，到效果评价等均可采用“自顶向下”的方法，将复杂的任务进行不断地分解，具体到学生以期实现的目标，从而实现文秘专业第二课堂活动的成功举行。运用这样的“自顶向下”的设计方法，能更好地取得文秘专业第二课堂活动的效果，是具有科学性和可行性的，并且能够激发文秘专业学生们的学习热情，提高文秘专业学生们的专业素养和综合技能。

三、文秘专业第二课堂活动“自顶向下”方法的设计与实现

根据活动的实际进展情况和活动的总体目标要求，以及具体活动的特点和注意事项，科学合理地把“自顶向下”方法和理念引进文秘专业第二课堂活动中。下面以承办大型企业召开学习型培训会议为例，分析如何运用“自顶向下”方法，设计和实现文秘专业第二课堂活动。

（一）活动总体目标及要求

活动总体目标，即活动总体概念设计。充分运用“自顶向下”方法，展示文秘专业学生风采，提升文秘专业学生会议策划、会务安排和组织会议的职业技能，真正为企业服务，从而为更好地开展校企合作打下良好的基础。

（1）定义用户活动需求。大型企业通过此次学习培训会议，深刻理解与把握《企业改革和发展规划纲要（2013-2023年）》和新技术革命，积极投身企业改革发展实践，与此同时，调动每一个企业员工的工作主动性和内在创造力，为打造“团队 创新 发展”的创新型企业奠定基础。

（2）保证活动质量。确保学习培训型会议顺利完成，无重大失误；宣传到位，有较好的舆论效果；能很好地调动每一个企业员工的工作主动性和岗位创新力。

（3）确定活动承办者。具有较强沟通协调能力的文秘专业学生。

（4）设想活动受益者。文秘专业学生、愿意从事文秘工作的其他专业学生、校企合作单位。

（5）设计活动系统时序图。采用活动项目管理的程序和时间的分析，将每个环节所需时间进行预测管理和有效分配。预测活动成本及资源环境：活动经费投入，可利用的活动资源与管理平台。

（二）系统设计活动，将活动复杂阶段任务进行有效分解（即面向对象系统分析）

这次学习会议的规格、规模、程序、实现的任务，要达到理想的效果，对于文秘专业的学生来说任务繁重，而且比较复杂。从会议策划，文案写作，工作细节，会议进度，成本控制，到效果评价等均可采用“自顶向下”的方法，将复杂的任务进行分解，将每一个具体过程的任务再进行分解，具体到会议以期实现设计的初衷，以期实现的实际效果，从而实现文秘专业学生参与承办的大型企业学习型培训会议的成功举行。

（1）活动前的准备工作。在学院文秘专业学生中挑选会务人员组织好承办此次会议的团队，会议项目经理、部门负责人，具体工作负责人员。做好会议召开前期的企业、酒店、学院等各方面的沟通联络工作，各部门分工负责、分工测试并进行会议系统演练测试，从而更好地为会议成功举办做好准备。

（2）活动中的具体工作。首先，充分调动承办会议团队文秘专业学生的主观能动性，提交会议筹备方案、会议人力资源配置方案、会议系统时序图、会议预算表、会议质量保证计划、各部门风险工作预案等。其次，会议团队通力合作，有效沟通、协调，实施、跟踪和控制各具体分工部门，确保会议顺利进行和会议应达到的效果。

（3）活动后的总结工作。首先，对会议中形成的文字、影像资料进行信息处理，将其进行核对、分类，形成总结、制作档案，并且在征得企业同意的情况下，复制、备份以充实秘书会议实训教学的素材。其次，对本次会议进行评审、评估和指导，邀请企业专业人士、系领导、教研室老师参与总结会议。对各部门的组织实施过程、完成效果发放评估表进行评估，并进行点评、评议和指导。

（三）管理和支持活动

文秘专业第二课堂活动的成功与否，不仅在于文秘专业学生的专业素养和综合技能基础，而且要看教研室主任、指导教师在第二课堂活动中的管理与指导。当然，更有各种资源和平台的有力支持，文秘专业第二课堂活动才能成功举办。

（1）配置与变更管理。首先，教研室主任要做好承办此次会议的文秘专业学生项目经理的考察工作，召开专题会议，组建好承办会议的团队，配好各部门指导教师，选拔好各部门负责学生。其次，各部门指导教师要进行必要的会议知识培训和业务指导，选好人、用好人，为实现会议质量提供必需的人力资源保障。最后，在会议测试和实现过程中，各项计划如果出现异常情况，应及时召开协调会议，适当调整方案、加大人手、变更人员或时序，进一步加强管理，确保会议质量。

（2）利用各种资源和平台来支持活动实现。第二课堂的顺利开展离不开场地、设备、管理平台、人员、经费等方面的支持和保障。可利用的会议资源包括企业因会议承租的相关大型酒店资源（会议厅、报告厅、礼宾室、客服室、准备室、广播站、办公室）、企业相关资源（会议室、宣传室、办公室），以及会议系统演练测试过程中应当用到学院的报告厅、会议室、实训室、多功能教室、礼堂等场地和设备。

四、运用“自顶向下”方法实现文秘专业第二课堂活动应重视的注意事项

文秘专业第二课堂活动“自顶向下”方法的设计与实现过程应重视的事项主要有三方面。

1.顶层设计要到位

在定义活动需求、活动业务建模、活动团队组建、设计活动时序图等各方面的顶层设计中应确保环环相扣，做到统筹协调，不出现低级错误。

2.项目做到有效分解

活动业务建模中的活动筹备机构，大会设置承办会议筹备小组，由教研室主任担任承办会议筹备小组主任，由文秘综合素养水平较高的学生担任会议筹备小组组长或项目经理，下设办公室、秘书组、会务组、宣传组、后勤组、财务组、安全组，共七小组，各部门职责人员如下表。

分工 负责人 联系方式 负责事项办公室 苏×× 1397548 协调各组工作和采购纪念品、奖品秘书组 李×× 1385962 会议资料、纪念品分发；会场检查、座位安排；会前签到，会议记录会务组 刘×× 1356923 会议接待、车辆的安排、会场布置、设备管理和活动的安排宣传组 刘×× 1375628 收集会议信息编写新闻、简报后勤组 张×× 1385623 与会人员住宿餐饮安排，会场茶点安排，会后的会场清理财务组 周×× 1596235 会议经费支出与核算安全组 曾×× 1585623 安全保障，预防意外事故发生；处理突发文件

活动任务分解得越明细，职责越明细，完成任务越有效果，越能确保活动的完成质量。但必须注意的是，在任务分解时不能逻辑混乱，最好做到不出现任务交叉或重叠的现象。

3.测试和变更管理

承办大型企业的学习培训会议，学生即使临时接受了专业会议的知识培训和业务指导，也难免会出现一些问题。因此，会议测试与会务变更管理就显得尤为重要。不仅有各个部门的会务测试与变更管理，还有整个会议的会务测试与变更管理。不测试不知道问题之所在，如果出现问题，就有充分的时间调整人员、调整会务细节与变更管理。在学校场地和设施环境下进行会议模拟测试和积极变更管理，为会议的成功有序进行打下良好的基础。

［1］陆勤.以职业能力培养为核心的高职文秘专业第二课堂实践研究［J］.南京广播电视大学学报，2013（1）.

［2］梁永飞.文秘专业第二课堂的项目管理模式研究［J］.文科研究，2011（10）.

［3］［美］James F.Kuros and Keith W.Ross.计算机网络自顶向下方法［M］.北京：机械工业出版社，2008（12）.

［4］［美］Robert V.Stumpf and Lavette C.Teague.面向对象的系统分析与设计（UML版）［M］.北京：清华大学出版社，2005（8）.

本论文来源于基金项目：教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会2013年重点立项课题（ZD13042）。