人力资源管理机构对信息化的需求

摘要：该文基于天津市人力资源机构信息化建设发展需求。充分认识人员信息系统建设的重要性和紧迫性，是人资机构信息化工作中一项重要而且长期的系统工程。要全面提升信息化操作水平涉及的内容很多，需要管理部门投入大量人力物力，为此必须建立一个信息化推进工作的组织体系和常设机构，建立完整的信息安全防护体系和备份机制。

关键词：人资机构；信息化；数据库

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）16-3899-02

人力资源外包在我国发展的越来越成熟，但是各人力资源机构更多是注重对企业的服务，没有注重自身信息化的发展，影响了服务效率。随着信息化进程的推进，各行各业越来越离不开信息化的发展。信息化建设是以转变观念为前提的创新性管理工作，当前绝大多数人资机构的信息化管理人员习惯于传统式的手工管理，信息化管理人员中缺乏信息技术专业知识，缺乏有效的智力支持。信息化管理不但可以利用服务机构的专业优势在较短时期内提高企业内部人力资源管理水平，更重要的是可以提高管理效率，降低管理成本，使企业专注于自己的核心业务。

目前，人力资源外包服务机构在服务项目上主要有劳务派遣和人事代理服务，通过这几项服务应注重如下的信息化建设：

1 建立存档人员信息库

人力资源机构服务客户成百上千，涉及人员更是数以万计。有的人资机构并没有建立自身的人员信息库，只是简单利用Excel来进行统计和查询。人员信息利用率不高，由于不是专用软件，即无法分配操作人员的权限，且安全性不高。当一人使用时，其他人员无法同步使用软件进行操作。最主要是，若文件染上病毒将对我们造成不可估量的损失。这部分人员信息建立人员基础数据库势在必行。针对此问题，人资机构应该根据自身预算，进行专用软件的开发和应用。考虑到同步操作，同时为了稳定性和后续的发展，建议使用专业数据库软件进行编写，如：Oracle或mySQL等。软件通过图形化的界面和分布式的操作布置，统一的权限设置，同步的网上数据操作，实现了对服务人员信息的操作和管理，并极大的提高了数据的安全性。同时我们应考虑到预留可扩展端口，为下一步融合其他模块留下了方便之门。有了基础人员信息操作软件，不但能简化工作流程，而且可以享受到信息化带来的便捷。当原始数据导入数据库后，我们还可以根据单位自身的特性，进行数据的深入分析和二次开发。

2 人事保险模块开发

有了存档人员信息库，我们可以基于此可进行人事保险业务模块的应用。即有了人，我们可以在人的基础上做事了。社会保险包含养老、医疗、生育、工伤、失业5种保险。虽然保险比例一致。但每一个单位都有一个自己的缴费基数，如果我们的服务人数众多，纸质的操作手段肯定不能满足工作需要，不但效率低下而且容易造成交接材料的丢失和遗漏从而造成不同部门间的扯皮，影响代理服务人员的参保缴费工作。在人员信息库建立的基础上，我们可以融合开发应用保险模块。通过软件来对每一单位，每一代理人员的保险进行基数调整，缴费，生成月报表。改变原来扁平的操作模式变为垂直的操作模式，一个工作人员可以独立完成每个单位的保险申报工作。

近几年，国家和地方对保险政策的调整力度非常大，应用了此软件后，我们可以很方便的进行后台程序调整，根据预制程序自动生成缴费基数和数额，即可批量生成，也可单独针对某人生成基数，极大的提高了我们的工作效率。

3 劳动合同管理应用

有了存档人员信息数据库和人事保险模块，我们还要针对服务人员的其他项目进行开发，统一到大平台中来。劳动合同记载着每一位员工的工作情况，如：岗位、工作时间、工作内容等，对员工和用工单位都具有法律效率。劳动合同的管理不但繁杂，而且容易出错。我们每月即需要管理大量的原有合同，而且每月还有新招录人员的劳动合同需要存档，离职人员的劳动合同需要调档，还有部分人员的合同到期需要续签新的劳动合同。这是一个重复性大、及其认真才能完成的一项工作。部分人资机构在劳动合同的管理上都是采用Excel来进行的，不但容易出现遗留，手工录入容易出现错误而且无法和人员基础信息库相连接，造成数据的重复录入，一旦原文件感染病毒，后果将无法估计。

基于一个大的人员信息管理平台，劳动合同管理软件集成到人员信息数据库中来，解决了原来半手工的操作模式。我们在软件中加入到期提醒机制，每当我们登录软件，都可以看到哪些人员需要进行劳动合同管理，需要管理那些项目。

基于一个大的人员信息管理平台，我建议采用Oracle专业数据库软件来完成。相比在无压缩格式下存储数据，Oracle数据压缩技术能够确保以较小的开销节省三倍以上的磁盘存储空间。这一点比仅节省磁盘空间要具有更大的优势，因为它能够使企业节约更多的开支，以便有更多的资金来巩固自己的地位，中、小型企业尤其适合。

基于一个大的人员信息管理平台，避免了人员基本信息的重复录入，便于管理和查询，通过内聚可以提高模块间的关联度，不但有效降低我们的工作量，而且实实在在的改变我们的工作模式，提升工作效率，减少出错率。

4 劳务人员工资管理系统

代理服务项目中，劳务人员的工资发放是我们工作中的重中之重。工资发放不但涉及每一个员工的切身利益，而且还牵扯到发放资金的管理，发放资金的监管。劳务人员工资发放不同于单位自身内部的员工，尤其是当工资发放金额达到了亿元级别时，更显现工资管理的重要性。工资管理系统既不能单纯的做成流水账式的记账又要和我们现有的软件信息相连达到完整统一是一个大的问题，不仅要考虑到大平台的概念，而且还和现行财务软件相连，便于财务监管和考核，保证资金的安全性。每一个客户单位的发放工资时间不同，数额不同，总额不同，缴纳税额不同，发放银行不同，没有完备的工资管理系统，以上工作是不可想象的。而且基于大的信息平台，我们不再需要重复录入人员基础数据，又减少了我们的工作量，无形中提升了我们的工作效率。

工资信息库的安全性不言而喻，我们需要建立完备的数据库备份和恢复策略，完美的保障数据的安全性。利用Oracle数据库有可检查点技术，就是将内存中修改的数据与数据库中的数据文件同步的手段。Oracle数据库定期将检查点之间修改的数据写入数据文件，这种做法的要求之一是需要服务器有足够的可用内存，以提高为即将进行的操作寻找空闲内存的执行性能。

如果单位有条件的话，我们建议您采用磁盘阵列的技术来存储数据，高度保证了数据的安全性。

以上信息化建议还需要各个人资机构根据自身的情况和客户的发展不同而不同。充分认识人员信息系统建设的重要性和紧迫性，是人资机构信息化工作中一项重要而且长期的系统工程。要全面提升信息化操作水平涉及的内容很多，需要管理部门投入大量人力物力，为此必须建立一个信息化推进工作的组织体系和常设机构，建立完整的信息安全防护体系和备份机制。根据信息化工作实际情况，结合信息系统建设和应用的步伐，统筹规划，分步实施，加强领导，明确分工，才能保证档案信息安全工作长期的、有效的开展，才能取得好的成绩。

参考文献：

[1] 王良城.档案安全保障体系建设基本任务探析[J].中国档案，2010（4）.

[2] 严金龙.浅谈中国传统文化对企业人力资源管理的影响[J].企业与文化，2010（3）.