高校图书馆采编 “业务外包”工作管理初探

摘要：该文从高校图书馆采编部门的“业务外包”工作中涉及到的“管理”入手，从“业务外包”涉及的领域、客观需要、范围及内容等环节进行分析探讨，以其共同探讨出一条各馆“业务外包”的创新之路。图书馆“业务外包”（Business outsourcing）工作是近十年间发展起来的业务延伸型产品，属“舶来品”——“拿来主义”。最早见于日、美图书馆的业务工作当中。

关键词：高校图书馆；采编部门；业务外包

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）16-3897-02

1 业务外包工作的领域

目前，图书馆引入“业务外包”工作的“领域”，究其涉及的层面和部门来说，各馆引入的程度不尽相同，主要应用在采访部门的拆包、验收管理环节；编目部门的查重、套录数据、数据修改等分编工作环节当中；也有的图书馆应用于送库、上架工作当中。

2 业务外包工作的客观需要

高校图书馆引入“业务外包”介入图书馆业务工作，有“主观”方面的原因，也有“客观”方面的因素。主观原因是：近年来，由于单位退休减员和人事部门的原因，学校对图书馆的“补员”难以持平；而图书馆为了业务工作的正常开展，就只好就地“挖潜革新”，引入“图书委托加工”的办法以解燃眉之急。客观因素就是：由于市场竞争的原因，各书商使出浑身解数为了增加竞争附加值就提出了图书的优惠加工条件，诸如，包括提供购进新书的采访数据、编目数据、来馆进行“物理加工”和“深加工”等条件。

3 业务外包工作选取的范围及内容

一般来说，业务外包选取的范围及内容包括“物理加工”和“深加工”所辖置的如下方面及内容：

1）涉及图书馆采访部门的“物理加工”，或“粗加工”，就是根据各馆的要求及规范要求书商人员承担：盖章、贴磁条、贴书型条码、贴书标、贴保护膜、贴色标等工作。

2）涉及图书馆编目部门的“深加工”，或称“精加工”，图书馆要求书商对本馆购置的新书进行查重、套录数据、修改数据、打印书标等工作。

3）有的图书馆，在协议之初或招标之前还要求书商承承担流通或借阅部门所担负的新书的送库、上架等工作。

4 业务外包工作涉及的—计划问题

我们知道，管理（Manage）是为了实现某种目的而进行的决策、计划、组织、指导、实施、控制的过程。

管理的目的是效率和效益。为了提高图书馆的采编业务工作效率，实施“图书业务外包”这个复杂的过程，这里同样涉及到一个科学管理的过程。在这个管理过程或谋事之初，首先是要制定一个符合本部门工作实际和工作量的切实可行的业务外包“计划” →（Practicable plan）。

5 先期制定“标准”的问题

子曰：“工欲善其事，必先利其器。”说明准备工作弥足重要。“善其先”，在“业务外包”之前，我们首先还要确定相关的业务工作流程和科学配套的业务规范，也即：“标准”→（ Standard）。

6 工作中的“协调”的问题

我们知道，管理是聚合团队的各类资源，充分运用管理的功能，以最优的投入获得最佳的回报，以实现既定的目标。

要想实施科学有效的管理，实现既定的管理的目标和效率，管理者首先要认知：管理的核心是人，管理的本质是“协调”（Soordinate），协调的中心是人。所以说领导者及班组长要深刻体会“管理是一门艺术”，才能轻松并自如的管理。人的前提解决了，一切其它方面的协调就迎刃而解，诸如什么“业务外包”工作中涉及到的馆内，馆外协调的；本地书商与外地书商的工作协调； 机器的安置及调度等等问题。

7 外包人员的“培训”问题

“业务外包”是一种馆置图书的委托加工办法，提高了图书加工的速度，相对减轻了编目人员的工作强度，出书量和出书周期提高和加快了，就图书馆的管理者来说自不待言，可是，这里前期就遇到一个非常具体的“培训”（ Train）工作问题。因为，各个图书馆通过年度招标，一年当中要接纳多个图书服务供应商来馆加工服务，而且服务批次不尽相同，培训了这拨，其后又来另一拨，而且周而复始，“铁打的营盘流水的兵”，这就涉及到一个非常繁琐复杂的重复“培训”的问题。“培训”的任务也是十分繁重的。

8 维护本馆数据安全的问题

一般的来说，实行“业务外包”服务的图书馆在购书的同时会要求中标方提供相应的采访和编目数据，也有些图书馆从数据安全的角度出发，会要求书商的加工人员直接从“CALIS<中国高等教育文献保障系统（ChinaAcademicLibraryInformationSystem，简称CALIS）>”上下载；另外数据查重和加工的方式也不尽相同，有的馆要求派人来馆加工，有的则将自己的书目书目数据库转发给书商，由书商自行在公司查重、加工后返转给图书馆。笔者认为后者对本馆的数据安全极为不利，不易采用。

9 审核、典藏的问题

图书馆的采访、编目部门作为传统基础技术的业务部门，其承担的工作是图书馆基础业务的出发点，担负的是图书馆馆藏图书的基础性业务工作。不管图书馆业务工作如何开展，服务方式如何转变，“藏”与“借”， “藏”基于先，有“藏”才能“借”，这是亘古不变的历史和行业法则。笔者认为：典藏（Book reservation）和审核（Bxamine and verify）业务工作岗位不宜实行“业务外包”。

典藏工作是涉及和实施馆藏文献科学布局的重要岗位环节。

审核工作在图书馆采编部门本身就是一个业务把关的环节，它能起到规范业务标准，规控业务质量的目的所在。

于此，在“业务外包”的环境下，面对良莠不齐的各类书商编目加工，自行的管理，尤其是业务质量的关键管控——“典藏审核”的工作环节格外显得更加不同一般，因为这两个关键性工作环节是一个图书馆业务工作高下的“度量衡”。

10 送库、上架的问题

图书馆的送库（Send bibliotheca）、上架（Putaway）工作，笔者认为也是不宜实行“业务外包”的业务工作环节。究其原委，主、客体原因有之：其一，客体原因，从事过图书馆借阅工作或者直接说从事过上架工作的馆员都知道，图书上架首先是要基本熟悉分类法，基本了解馆藏排架程序的走向规律才能很好地承担这个工作。然而良莠不齐的书商放置在这部分的人员多半是低素质的粗加工人员，文化素质和责任心的承担可想而知，必然导致排架工作难于管理；其二，主体原因，从守土有责的角度讲，守一方“山水之人”却不知自己的家当几何，又何来面对读者搞好借阅室的“导读工作”，这样，岂不贻笑大方！

11 其它存在的问题

对于“业务外包”，笔者个人的思想是：有利有弊。总之要扬其长，避其短，逐步摸索和积累经验，探索出一条各馆“业务外包”的创新之路。但是在“业务外包”的环境下图书馆馆员和管理者更要做到勤管理，多协调。做到：计划、实施、检查、总结、完善并举。

以上是笔者对“业务外包”的“一家之言”，仅供参考！