试析如何以养老保险业务为中心开展档案管理工作

摘要：随着我国社会经济体制不断发展与完善，养老保险业务作为一项民生工作，其档案工作是项重要的民生档案与老有所依的参考依据，加强养老保险业务的档案管理，可有效确保参保人员与单位记录的真实性，促进养老保险体制不断完善，就养老保险业务开展档案管理工作的有效措施进行了分析。

关键词：养老保险；业务；档案管理；工作

随着我国社会体制不断完善，养老保险业务档案作为一项基本民生工作，具有非同小可的现实意义，以养老保险业务为中心，开展有效科学的档案管理工作，可为参保人员提供可靠的参考依据，但在实际的养老保险档案管理中，其管理工作还存在一些问题，需要采取恰当合理措施给予解决，以完善养老保险的档案管理体制。

一、以养老保险业务为中心开展档案管理工作的问题分析

（一）养老保险档案管理的统一法规缺乏

在《社保档案管理规定》实施之前，在保险档案管理方面我国并没有相关法规，也无权威制度进行约束，社保档案的管理工作还具有职责不明确与制度不规范等问题，自然养老保险方面的档案管理也就具有此类问题，养老保险的档案管理中，无硬性指标进行考核，无统一标准与管理办法约束下，保险经办机构将注意力均放于经办业务方面，对保险档案资料方面的管理忽视了，让保险档案管理处在无序状况下，其档案作用也就难以得到有效发挥。

（二）档案管理方法滞后，软硬件设施缺乏

因经办条件制约，多数养老保险的经办机构，并无固定专门的档案室，有关参保人员档案随意分散、分割或者分室保管，一些材料甚至被散落于个人手中，人员方面的调动，也会让部分档案材料出现流失，还有些养老保险的经办机构，尽管存在档案室，而对各类型档案未实施统一集中管理，保险档案室仅保管一些文书档案，对于其他业务资料则存放于业务室当中，在档案管理中，软硬件设施较为缺乏，专业人才也不到位，很多档案管理采用的依旧是原来的管理方法或者手工操作，并缺少通风除湿设备及灭火器等，现在档案管理主要是纸质档案，一旦出现以外，就会造成无法弥补损失。

（三）养老保险档案人员的业务水平有待提高

我国养老保险的档案管理多是依靠兼职或者突击办法进行管理的，有关专业人才管理相对缺乏，有些保险经办机构并未设立专职及兼职的档案人员，有些机构尽管兼职档案人员的学历比较高，不过档案的专业人才缺失非常少，多数档案管理者没有经过专门培训，其业务水平较低，对档案管理工作开展具有较大影响，养老保险的经办机构在档案人员方面的业务培训较少，经验交流机会也比较少，这些问题对于档案管理工作良好开展均产生了较大影响。

二、以养老保险业务为中心开展档案管理工作的措施

（一）完善养老保险的档案管理制度

养老保险业务作为我国一项基本的民生工作，其档案管理工作合理开展是必要的，为有效加强养老保险业务开展档案管理工作，并有法可依，保险经办机构，可加强养老保险档案管理的有效宣传，运用各类宣传渠道与方法，让每位公民意识到养老保险档案工作的重要性。对各类文书资料、职工账户与企业申报缴费资料等进行合理保管，这些档案资料是养老保险发展中的有效历史见证，更是多种养老保险关系间的现实依据与历史依据，以确保养老保险的政策连续性，参保人员本身利益的有效执行，确保我国社会经济持续稳定发展。对于养老保险档案鉴定标准、工作原则与利用要求等事项进行确定，以确保养老保险有所遵循，为统一集中管理奠定鉴定基础。

（二）加强管理模式创新

在养老保险业务当中，应将档案管理方式由传统向现代理念下的档案管理进行转变，原来档案管理为经办机构依据本部门工作要求，对档案资料进行收集与整理，并依据谁经办谁保管的方式进行管理，这种以养老保险业务开展档案管理的利用率并不高，对于参保人员相关的业务资料与参保信息进行束之高阁，以无法查到等理由进行推诿搪塞是不符合服务理念的，给有关参保人员或者部门造成不必要麻烦。随着社会进步，养老保险体制不断完善，其档案管理应实施开放新管理模式，档案管理应树立为参保者服务的宗旨模式，并要求档案业务规范整理，增强检索技术，构建规范全宗卷，制定业务档案存放的示意图，对专题目录与案卷目录进行合理编制，并配备恰当档案管理软硬件，实现档案管理的信息化。

（三）做好档案保密安全工作，并提高档案人员素质

在养老保险业务的档案管理当中，应加强档案资料的安全保密性，制定合理的档案保密、管理、鉴定与移交等制度，并定期对照检查，如人手保险的档案资料泄露事件，就表明我国档案管理工作还不是很完善，加强档案资料的保密安全管理工作势在必行。除此之外，还应加强档案的借阅制度制定，其他科室向档案室进行有关档案资料查阅及借阅时，应在借阅登记表上进行借阅资料目的、期限与借阅人等详细登记，在归还后，应对登记手续进行注销。养老保险档案室还应加强辅助设施配备，如空调、防盗、防虫与除湿机等。养老保险业务的档案管理作为一项很强专业工作，档案人员应具有良好职业道德、政治素质与档案管理的业务能力，让档案人员树立终身学习观，经办机构对档案人员也要加强组织培训学习，或者通过交流、观摩等方法，扩展档案人员视野，增强其专业能力与综合素质，有效规范保险档案的管理工作。

随着我国社会经济体制进步，在新形势下，我国养老保险业务获得了新的发展，而以养老保险业务为中心的档案管理工作还存在一些不足，需要采取恰当管理措施，进一步规范养老保险档案管理，重视档案资料管理，运用新技术提高档案管理技能，并加强档案人员培训，以提高养老保险业务的档案管理工作水平。

（作者单位：河北定州市社会保险事业管理所）