中小企业采购成本控制问题研究

张 静，魏国辰，刘沈艳 （北京物资学院，北京101149）

ZHANG Jing,WEI Guo-chen,LIU Shen-yan (Beijing Wuzi University,Beijing 101149,China)

对于中小企业，尤其是中小生产制造型企业的来说，超过70%以上的企业其物资采购总金额占其产品销售收入的比例一般在50%～70%之间，由此可见采购成本对于中小企业来说具有十分重要意义，对于大多数中小企业而言，采购总成本每下降1个百分点，其利润增加值水平会相应地提高8个百分点。因此如何研究和控制中小企业的采购成本成为了企业降低生产成本、增加利润率水平和提高市场竞争力的重要手段和途径。

1 国内外对采购成本的研究分析

国内外都有对采购成本相关问题进行研究的论文，但是研究的侧重点各不相同。国外主要是研究采购成本费用的相关方法，多使用一定的模型进行相关的验证。Surendra P.Agrawal（1977）[1]从会计角度对采购成本进行分析，并进行模型的验证。Jon Newberry（2002）[2]从采购成本的主要部分进行研究，并对现状进行分析。Xing Peihu（2012）[3]通过研究库存控制策略，来降低采购成本，并通过建立数学模型对采购成本降低进行研究。Micah Prankel（1994）[4]通过对年终库存的研究，对经验主义的现状进行分析，研究采购成本构成，采购成本计算，并进行分析。Piet Sertcu（1995）[5]研究汇率的变化对国际贸易间采购成本的影响，并通过建立数学模型来说明汇率对采购价格影响状况。

国内的研究多侧重于理论的研究，对方法模型的研究较少。唐晓 （2008）[6]研究了采购成本控制常用的方法及应注意的问题，分析采购成本控制的价值和分析直接谈判等方法。刘小东等 （2004）[7]分析采购成本的构成，并提出相关建议。刘永胜等 （2009）[8]对我国采购绩效的研究现状与存在的主要问题进行分析。易明珠 （2007）[9]就企业如何降低MRO采购成本进行研究。罗红雨等 （2008）[10]的供应链视角采购成本控制研究，从供应链视角对采购成本进行研究，提出采购机制状况和相关配套措施。马绝尘等 （2007）[11]通过对A公司采购成本控制现状进行研究，并提出相关建议。郭猛 （2007）[12]通过对采购现状进行分析，研究企业采购流程优化的相关方法。牛瑞琴 （2012）[13]对采购成本核算的概述，内容及相关问题从理论方面进行研究。王志毅 （2012）[14]从物资供应系统的角度，对采购各个环节进行研究分析，提出每一个环节需要改进之处。徐芳等 （2006）[15]通过JIT采购模式，MRP采购模式，供应链采购模式的分析，来研究现代物流采购。

通过国内外文献中对采购成本的相关理论方法模型等从不同角度研究中，可以得出我国企业现阶段采购的基本状况。但是专门针对于中小企业采购现状及问题进行研究的相关文献并不多，但是中小企业现阶段在我国经济发展中占据着不可忽视的作用，同时，控制中小企业的采购成本，又是中小企业走向成功的很重要的一个环节，研究中小企业采购成本控制对我国现阶段的发展意义重大。

2 我国中小企业采购成本控制中存在的问题

中小企业采购的目标是为企业提供所需的物料和服务，争取最低成本，同时使存货和损失降到最低限度，提高产品的服务和质量。目前我国的中小企业正在朝着这样的一个方向努力。通过对相关文献的分析，并查阅我国中小企业发展的有关资料，结合我国的实际，发现我国中小企业在采购成本控制中还存在如下一些问题。

2.1 采购批量小，缺乏规模优势

在采购活动中，中小企业规模决定了它在产业链中的话语权，采购数量越大，在和供应商的谈判中就越占优势，降低采购价格的空间越大。因而，在大企业中，原材料的采购达到了一定的数量，可以采用集中采购的方式来进一步扩大规模优势，从而降低采购成本。然而对于中小企业来说，由于产品销量不是很大，生产规模小，故通常进行的是小批量采购，所以在采购价格的谈判上，往往处于不利地位，从而导致采购成本的居高不下。

2.2 采购方式落后

在采购领域中，我国还有许多中小企业仍然采用传统的手工操作方式，没有实现信息化，或者只实行了有限的信息化。这样做表面上节省了软硬件的投资开支，但实际上却造成了商品选择效率低下，手工订货操作费时，采购周期长，管理复杂，采购成本较高等问题。

2.3 采购制度不规范

目前，不少中小企业的采购制度不够严格规范，导致采购部门运转效率低，无法及时供应质优价低的原材料；绩效考核标准不科学，员工效率低下，积极性不高，甚至出现损公肥私的现象；各部门之间不时出现推诿扯皮现象。因此，不合理的采购制度也是造成中小企业采购成本居高不下的原因之一。

2.4 采购经验不足

由于采购产品的种类繁多，有些中小企业缺乏必要的技能、专业知识和相关基础设施来有效管理所有物料和服务的采购，采购过程存在缺陷，以致效能低下导致企业损失了不少利益。

2.5 采购计划制定不科学、不符合企业需求

目前中小企业采购计划编制不科学主要体现在下面几个方面，一是原料需用计划编制不准确，中小企业的原料需求计划一般由项目技术人员负责编制，其编制的主要依据是生产配方用量方案，并以此作为物资供应部门进行原料采购的依据，使得很多中小企业对于原料需求数量的预算和计划准确性较低；二是在确定经济采购量上，一般来说最佳经济采购量是指一定存货期间的总成本费用最低的采购数量，其主要由缺货成本、购买成本、订货成本和储存成本四大因素决定，而目前中小企业在决定采购批量和频率时一般比较随意，对于上述因素考虑得较少；三是在采购计划的编制中，通常来讲原料需求计划和最佳经济采购数量是进行采购计划编制的前提，而由于上述两个步骤的缺乏或不严谨使得中小企业的采购计划制定和编制与企业的实际情况相距甚远。

2.6 采购询价过程及采购合同签订中相关条款存在较大漏洞

目前总的来说中小企业采购中询价的途径和媒介越来越多，可以通过专业网站、招标公告和行业刊物等获得供应商的物资供应信息，目前来看中小企业采购中询价的方式和渠道还比较单一，特别是缺乏借助现代网络信息平台进行供应商选择，其一般所采取的办法是处于节省运输运费的需要就近地选择物资供应商，对于网络中可能隐藏的大量优质供应商发掘和利用十分不够，另外在选择物资供应商的评判标准中过多看重原材料物资价格，对于其质量和售后服务却关注的太少。对于供应商的选择一般在询价阶段就可以完成，其供应商选择时参照的主要标准是物资原材料的供应能力、历史信誉和品质特性等，一般要选择两家或两家以上的供应商以应对企业连续性生产的需要。目前中小企业由于管理不够规范、人员素质问题以及其他问题使得物资采购合同条款拟定的十分粗糙、模糊不清甚至是重大条款出现遗漏等现象十分严重，合同拟定十分随意，使得物资采购合同的履行给企业的正常生产带来了很大的不利影响。

2.7 采购岗位和采购人员管理，采购绩效考核存在问题

目前一些企业特别是中小型企业在采购管理岗位设置中普遍存在职能交叉重叠、缺乏监督的问题。一般来讲企业物资采购岗位职位设置中要设置询价员、采购员、合同员、库管员以及总采购负责人等岗位，根据材料需求计划和岗位责任目标制度进行管理，而目前中小企业中的普遍做法是将这些职位的职能基本上不做区分由一个职位或人员充当，这使得相关的物资采购程序不可能不出现利益博弈或道德风险，为物资采购成本控制埋下了很大的隐患；在采购人员选拔和管理中，相当一部分物资采购人员综合素质不高、法律意识淡薄以及专业能力不强，使得在物资采购中出现了众多的暗箱回扣、权钱勾结等问题。由于目前大多数企业缺乏健全完善的绩效考核指标体系，使得采购流程的绩效评价指标体系比较模糊和欠缺，不具备成功实施的客观可能性和操作性，使得企业物资采购的绩效考核不能借助激励机制实现采购管理的可持续发展和提升，也使得采购成本极容易出现大幅度波动和失控。因此目前企业需要制定和引进科学的绩效管理方法和绩效考核标准体系从而促进各项采购管理工作的改进。

3 我国中小企业采购成本控制中的建议和对策

根据以上分析，本文从以下几个方面提出我国中小企业采购成本控制水平和质量的建议和对策。

3.1 通过集体联合采购以行业协会平台实现规模优势

规模化采购对于大企业来讲比较适用，对于处在产业链低端的广大中小企业来讲具有较低的话语权，很难单靠自身实力博弈做到规模化采购。但中小企业可以通过集体联合采购的方式以行业协会平台来控制采购成本，在可能的情况下中小企业可以考虑组织行业采购联盟，通过这种集体采购协作的方式增强物资采购成本风险防范的能力。多个中小企业组成联合体可以将小订单汇集成大订单从而增强在物资价格谈判中的议价能力，从而也能获得规模采购优势，也可以减少货物中转成本，节约物资采购支出。这种合作方式在不改变企业性质的基础上，使大家共享由此带来的规模优势，并可以增强对风险的防范能力。多家企业联合起来的采购联盟集小单成大单，首先可以增强集体的谈判实力，降低采购价格；其次可以与供应商直接交易，摆脱了代理商的转手成本；再次可以减少中间环节，从而大大提高流通效率，降低流通成本，并减少由于多次中转带来的风险。

3.2 合理运用现代采购方式，降低采购成本

为了更好地避免传统采购带来的诸多问题，在互联网和信息技术高度发达的今天，采用电子商务，进行网上采购，不失为一种降低采购成本的方法。同时企业可以借助于集体联合采购的平台，实施JIT采购和MRP采购模式，做到快速高效的采购模式，降低企业的资金占用和由于采购不合理带来的浪费。

3.3 构建严格规范的采购制度

为了降低采购成本，提高采购效率，中小企业要从自身的特点出发，建立严格的采购制度，规范操作流程，确定各部门的权利、责任和关系。例如对请购、审批、签约、执行、检验入库等环节规范操作流程，使采购人员在采购过程中有章可循；建立供应商档案、供应商准入制度和价格评价体系，定期收集、分析、和评价价格信息，为选择最合适的供应商，制定采购计划、进行价格谈判提供有利信息；制定科学合理的绩效评价体系，对采购人员进行有效的考核、激励和约束，提高员工积极性，减少暗箱操作的可能。

3.4 开展第三方采购

针对中小企业实力不足的现象，中小企业可以除了选用集体联合采购之外，还可以采用第三方采购。第三方采购是将一些传统上企业内部采购部门负责的非核心采购业务外包给专业的、高效的第三方公司。这种采购方式结束了自给自足的采购组织模式，把非核心采购业务全部或大部分外包给别人，可以充分利用企业外部最优秀的专业化资源，从而降低采购成本，提高采购效率，同时专注于自己的核心业务，有利于增强自身竞争优势。另外，中小企业多是小批量采购，影响企业在采购谈判中的地位和能力，而第三方采购综合了多家企业的采购需求，积小成大，可以更有效地解决这些问题。

目前，第三方采购服务在欧美等国家已有发展。然而，这种采购方式还未被中国大多数企业所接受。中小企业在采用第三方采购时也存在一定的风险，所以企业要认真分析，确定究竟哪些采购业务可以外包，并在实施时权衡考虑，尽可能趋利避害，规避风险。

3.5 实行规模化采购从而降低单次采购成本

在中小企业内部，可以实行集中采购，提高单个采购批次的采购数量。集中采购是有效地降低采购成本的手段和途径，特别是在企业物资原材料价格普遍上涨的情况下，进行集中采购减少相关采购环节的成本费用支出，可以在很大程度上减少采购成本。为了实现集中采购，物资采购部门可以和产品设计部门、生产部门和营销部门等加强合作和交流，尽量提高产品设计中零部件的标准化设计水平，从而可以增加单个零部件的采购规模，通过这种采购物资种类和品种的压缩和减少，才能为企业的集中采购创造更加有利的条件。

3.6 实施战略成本管理进行采购成本控制

中小企业进行战略成本管理，可以从以下几个方面着手进行，一是估计和测量供应商的成本，可以通过对供应商物资的生产设施条件、原材料价格水平以及行业平均价格水平等来估算供应商的生产成本，从而增强在合同谈判中的主动权，同时基于长远合作供需关系建立的需要，企业也应该给供应商一定的合理市场利润空间；其次是进行竞争对手分析。通过与行业相关者的对比分析，来找出自身采购成本控制中的优势劣势以及其背后动因，然后从消除劣势、扩大增长优势的角度来制定战胜竞争对手的方法措施。这种战略成本管理有助于企业制定正确的采购战略计划和策略。

3.7 加强对采购人员的培训和完善相关绩效考核工作

中小企业由于规模较小，采购制度不够规范，采购人员的培训相应也比较缺失。加强对中小企业采购从业人员的业务素质培训、法律意识培训和企业管理水平经验的培训，从而提升采购人员的职业素养和专业采购能力，从而为采购成本的控制准备良好的人力资源基础和环境；在中小企业采购过程中要确定目标成本责任制，以作为后续的采购绩效考核准备依据，通过岗位目标责任制来进行采购成本核算、成本分析和成本控制，并将相关考核结果与采购人员的工资报酬等进行关联。

4 结束语

采购成本的控制对于一个企业的经营业绩和市场竞争力至关重要。市场经济环境下企业应该建立成本管理理念，强调从整体和全局的角度对企业成本管理的内容、对象和方法进行全方位的分析研究，从而加强和提高相关物资采购决策的水平和质量。本文正是通过了解中小企业采购的自身的特点，然后分析中小企业采购中存在的问题，针对中小企业存在的问题提出合理化的建议和对策。

[1] Surendra P.Agrawal.Accounting for the Impact of Inflation on a Business Enterprise[J].The Accounting Review,1977(4):15.

[2] Jon Newberry.Paying Cash far Major Purchases Can Exact Its Own Price[J].ABA journal April,2002(6):16.

[3] Xing Peihu.Inventory Decisions With Decreasing Purchasing Costs Asiar Pacific[J].Journal of Operational Research,2012(1):5.

[4] Prankel.The Year-End LIFO Inventory Purchasing Decision:An Empirical Test[J].The Accozrzatzrzg Reviews,1994(2):382-398.

[5] Piet Sertcu.The Exchange Rate in the Presence of Transaction Costs:Implications for Tests of Purchasing Power Parity[J].The Journal of Finance,1995(4):14.

[6] 唐晓.采购成本控制的常用方法及应注意问题[J].商业会计，2008(2):45-46.

[7] 刘小东,等.采购成本控制[J].机械管理开发，2004(10):113-116.

[8] 刘永胜,等.企业采购绩效评价研究现状与发展趋势[J].企业物流，2009(11):177-179.

[9] 易明珠.中小企业如何降低MRO采购成本[J].企业研究，2007(2):199.

[10] 罗红雨,等.供应链视角采购成本控制研究[J].现代商贸工业，2008(12):251.

[11] 马绝尘,等.简述A公司降低采购成本的举措[J].物流技术，2007(10):114.

[12] 郭猛.基于采购流程优化的降低成本策略研究[J].中山大学学报论丛，2007(2):196-198.

[13] 牛瑞琴.对企业成本核算相关问题的思考[J].现代商业，2012(24):217-218.

[14] 王志毅.物资供应系统中物资采购成本控制问题的分析[J].物流工程与管理，2012(8):34-35.

[15] 徐芳,等.现代企业采购管理[J].物流科技，2006(9):143-144.