略论我国高校档案管理工作的可持续发展

罗春雨

【摘 要】伴随着知识化经济体制的不断深化，我国的高等教育事业进入了一个全新的发展时期。在这个时期，高校档案在高校教育事业中扮演着越来越重要的角色，其管理工作也迎来了前所未有的机遇和挑战。本文就实现高校档案管理工作可持续发展的策略进行了探索。

【关键词】高校；档案管理；可持续发展；策略

在教育改革思潮的时代背景影响下，如何抓住机遇应对新的挑战以实现高校档案管理工作的可持续发展，是现阶段提高高校教学质量、促进高校教学事业发展的重要研究方向之一。笔者就实现高校档案管理工作可持续发展的策略提出以下几点看法以供参考。

一、提高相关人员的档案管理意识

一切行为的形成必以其认知为先导，提高相关人员的档案管理意识是实现高校档案管理工作可持续发展的必要基础。

1.普及高校档案的重要性

高校档案蕴含着丰富的信息资源，是对高等学校各类教学事务的一种记载形式。因设定作用的不同，高校档案的种类多样包含了教学档案、校建档案、学生档案、党政档案等，它们在校园建设当中具有无可替代的作用。如教学档案记载了教师的日常教学工作，为总结教学经验、评估教学质量提供了重要的信息凭证。普及高校档案的重要性，使相关人员发自内心的将精力投注到管理工作当中去。

2.树立各方人员的档案意识

依据档案管理相关人员所处层面的不同，树立各方人员的档案意识主要以两类群体为主即：

（1）树立各级校方领导的档案意识

领导作为高校各项事务的决策者，其档案意识的厚薄对搞好高校档案管理工作与否具有关键性的作用。只有正确树立各级校方领导的档案意识，得到应有的重视，才能促进档案事业的蓬勃发展。一个档案意识强烈的领导群体，会以跟进时代步伐为出发点，完善各项管理工作，从而实现高校的发展与进步。

（2）树立高校档案管理人员的档案意识

高校档案管理人员在整个档案事业当中占有无可替代的主体地位。树立高校档案管理人员的档案意识，使其充分认识到档案对于校园建设的信息资源功能、激励功能、证明功能，明确档案管理在整个管理系统中的基础地位，借以促进形成管理人员的主动服务、与时俱进、积极创新意识，继而实现高校档案管理工作的可持续发展。

3.与时俱进，及时更新人员理念

现如今是一个知识变革的时代，新的管理体系逐步形成。档案管理工作作为高校基础工作之一，只有不断的更新人员理念，才能契合高校教育改革，从而实现高校各项工作的全面发展。

（1）资源共享理念

随着档案种类的增多，大部分档案资源具有可查、可视性，为应对开放社会对高校发展的需求，档案管理模式上由封闭式转为开放式，促进形成一种资源共享，服务模式也由被动转为主动，针对高校教研、管理、建设等各方面的档案需求，及时予以信息资源共享，为利用者提供良好的档案使用环境。

（2）强化人员法制观念

自我国的法制体系逐步完善以来，国家也颁发、制定了一系列的高校档案管理法律、法规，如《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等，以确保高校档案管理工作的有效开展。强化工作人员有法必依、违法必究的法制观念，并组织工作人员学习相关法律规定，切实做到懂法、知法，不受任何利益的诱惑，坚持自己的原则，依法办事。

（3）树立人员服务理念

高校档案管理工作的最终目标是服务于所需人群，树立人员服务理念是现阶段促进高校档案管理工作发展的重要议题。档案作为一种信息资源，其利用程度与档案管理人员的服务理念有直接的关系。提高工作人员的服务意识，以利用者的需求为出发点，宣传档案的使用作用，提供必要的主动服务，切实将服务工作落实到实处。同时，还应注重服务态度的培养。因各类人群对档案的需求不同，可能会造成查阅量大、人员范围广的问题。只有培养自身良好的服务态度，始终以积极、热情的态度面对工作，才能提供更优质的服务。

二、创新档案管理体制

21世纪是一个信息网络化时代，创建以网络管理为主的高校档案管理新体制，是顺应社会变革潮流，实现高校档案管理工作可持续发展的必经途径。

1.强化档案信息收集工作

高校档案是对各时期校园建设的一种记载，具有可变性。强化高校档案信息的收集工作，及时检验、更新档案信息的内容，以时时确保档案内容的真实、完整性。校方制定相应的档案信息收集管理章程，针对收集方式、时间、内容等做好规划，并开展不定期审查工作，以确保档案信息收集工作的有效开展。

2.制定档案文本，做好档案分类管理工作

将可编制的档案信息制作为文本，以文字、图像、声音、视频等形式予以保存。并对这些文本进行分类，如可依据使用功能的不同划分为教学档案、校园建设档案、规章制度档案等，并标注以相应的作用名称，以准确、方便、快捷的做好档案管理工作。对于不可进行网络编制的档案，归类后放置于特定地点，并在计算机上进行标注，避免乱摆乱放的现象出现。当工作变动时，做好相关的交接工作，确保档案管理工作始终有条不紊的开展。学校方面制定相应的管理规章制度，为每一项行为的开展制定一个标准，并做好日常的监督工作，奖罚分明，从而为高校的档案管理创造一个公平、公正工作环境。

3.档案管理信息化，建造档案管理网络化平台

在校园网站上划分出档案管理板块，将可公示性档案信息展示于网络平台之上，并做好信息内容的更新工作。信息内容的查阅可以关键词键入等形式进行，减少管理工作人员工作量的同时为利用者提供更方便、快捷的服务。在此过程中，还应注意档案信息的网络安全性，可采取注册登录等形式确保其安全，定期做好网络安全维护工作如病毒查杀、防火墙设定等。

三、全方面提高档案管理人员的综合素质

人在任何一项工作当中的主导地位毋庸置疑。一切发展的起始离不开人才的推动，全面提高档案管理人员的综合素质是实现高校档案管理工作可持续发展的关键，具体可以从两个方面着手：

1.提高档案管理人员的职业道德素质

档案管理人员的道德素质包含了爱岗敬业、吃苦耐劳、无私奉献、作风严谨等多种品质，优良的品质是提高人员综合素质的先决条件。在实际工作过程中，要加强管理工作人员的自我修养，提高自身的认知度，树立自身的责任感、诚信感等。同时，校方应对档案管理建设予以相应的重视，并纳入到学校的基建项目当中去。在学校资源允许的调节下，适当优化档案管理人员的物质环境，以为管理工作人员提供更好的工作、生活环境，使其在愉悦中工作。针对恶意涂改档案信息、使用伪造文凭、故意泄露档案内容等不良行为坚决予以打击，从而为档案管理创造一个洁净的精神文明环境。

2.提高档案管理人员的业务知识素质

良好的业务知识素质是做好高校档案管理工作的基础，提高管理人员的专业素质与道德素质并重。首先，管理人员自身要加强对专业知识的学习和业务素质的培养。全面掌握《档案学概论》、《科技档案管理学》、《档案保护学》等理论知识，以用于指导自己的档案管理工作，并做好日常的总结工作，活化自己的工作思维，从而完善自己的工作内容。在此过程中，还应注意及时的更新自己的知识体系，以确保自己始终处在档案管理的最前端。其次，校方组织档案管理人员积极参加相关培训、科研等活动。定期或不定期的开展校际交流活动，通过同行之间的交流、切磋提高档案管理人员的业务知识素质，组织做好活动后分析、总结工作并确保应用到实际工作当中去，以保证高校的档案管理团队始终保持着先进的态势，从而实现高校档案管理工作的可持续发展。

参考文献：

[1]侯海玉.高校档案管理的理性化审视[J].东北农业大学学报（社会科学版），2006（01）.

[2]陈艳欢.拓展高校档案工作服务职能刍议[J].兰台世界，2006（11）.

[3]陈艳欢.新世纪高职高专院校档案工作面临的困境与出路[J].兰台世界，2006（24）.