高校财务预算项目体系的设计与应用

2013-12-04

商业会计 2013年23期

（江苏建筑职业技术学院江苏徐州221116）

高校财务预算是学校根据教学、科研、学生、生活服务、基本建设等事业发展的计划、任务，对学校一个会计年度收支规模的预计。高校作为一个非盈利组织，预算管理是高校财务管理中最重要的管理方式，高校预算管理工作的好坏将直接关系到高校各项工作完成情况，直接影响到高校各项资金的使用效益，关系到高校的发展。科学的财务预算能保障高校各项事业的顺利开展，优化资源配置，防范财务风险。

一、高校预算管理总目标的分解

高校预算目标的分解就是把总目标科学地分解成若干个分目标，由相应的高校二级部门分别承担，通过有效激励和管理来完成总目标的方法。高校预算是一个金额庞大的总体预算目标和计划，比较粗略，在高校实际财务管理工作中可执行和可操作性并不具备很强的指导性，所以需要将高校总体预算目标按照其本身的构成规律层层分解，转变成具体的、可量化的、责任主体明确的分目标，分解成部门或个人能承担的若干个相互制约、相互促进的分目标，然后把分目标落实到各个相关职能部门或个人，用科学有效的管理体系，使每个分目标承担者认为所承担的分目标是合理的，通过努力可以完成并值得为之努力，以此激励分目标承担者努力完成分目标，最终达到完成预算总目标的效果。

高校可以将学校的教学、科研、行政等各项预算目标分解到院（系）等二级行政部门，形成一个目标的层级结构。在实际工作中，高校的预算委员会把学校的总体预算目标分解成下一层次的执行目标；然后下一个层次在这个级别的目标基础上，进一步分解并细化为更低层次的执行目标，这样逐层分解，直至最基层职能部门甚至个人，形成一个可执行的、系统的、更明确的目标体系。如果每个职能部门和个人目标均能完成，那么他们所在单位的目标也将实现，学校的总体预算目标也将达到学校的预算管理要求。

依托各高校会计信息化系统的支持，可以把分解后的可量化、具体的目标在财务信息系统中以预算项目的形式来反映和管理，并与日常会计业务和会计核算建立适当的对应关系，通过控制具体的、明细的预算项目使之符合预算管理的要求，这样预算管理的总体目标得以落实、控制和实现。

二、高校预算项目体系的设计

（一）高校预算项目体系编码规则

预算项目编码是衡量预算执行及控制的一项非常重要的基础工作，已融入到高校预算管理和日常会计业务工作之中，作为预算经费项目管理工作的一项重要内容，部门代码和经费项目编码的设置工作是一项比较具体的经常发生的工作，在系统设计一开始，就应该把预算项目代码体系设计出来，以便其他设计工作能顺利进行。预算项目编码看似简单，但是确定合适的预算项目编码体系，并保证最初设计的正确性和合理性，却是一件非常困难的事情，往往需要花费大量的人力和时间，因此在设计预算项目编码时，应遵循以下几个原则：

1.系统性原则。作为代码或编码必须按照一定的排列顺序予以系统化，按照预算项目的属性和概念以及项目之间的内在联系合理分类，寻求系统整体结构合理的科学分类体系。预算项目代码要有规律，逻辑性强，这样便于计算机进行系统处理，也便于识别和记忆以及人工处理，同时也便于相关预算项目数据的分类和汇总统计，确保能更好地为预算管理服务。

2.唯一性原则。在预算项目分类编码时，每一个编码对应一个具体的、确定的项目，一个代码只唯一表示一个编码对象，即一个代码对应一个确定的实体或属性，对于两个不同意义的项目不能同时采用一个代码，避免名称相同引起混淆，但一个预算项目因预算管理的需要和资金来源不同可以设置数个编码。

3.稳定性原则。代码或编码设置的规则制定后，要能适应环境变化，能在整个系统中较长时间的使用，而不应该经常变动，确保其规律性和连续性得以延续，方便相关人员熟练使用。

4.扩展性原则。预算代码结构必须能适应同类编码对象不断增加的需要，必须给新的编码设计预留出足够的可扩充空间，以便适应不断扩展的需要。通常的做法是在增加新的预算编码时，应当可以直接在原来编码基础上进行扩充，而无需变动整个编码体系的规则与稳定性，不至于打乱原有的体系结构。

5.简洁性原则。根据高校预算细化管理要求和日常会计业务量的多少来确定代码或编码的长度，在设计时，应根据简洁和长度适宜的原则，倘若长度过长，不方便人们的记忆和使用，也会给系统操作带来很多不便；倘若长度过短，必然会影响预留代码的冗余空间，不利于代码或编码的增加。

（二）预算项目体系编码方法

1.层码群分类法。将预算项目编码对象按照设定的属性或规则逐次地分成若干层次类别，并排成一个层次，逐级展开形成分类体系，在这个体系中，同类别项目之间存在并列关系，下一类别项目和上一类别项目之间存在隶属关系，同类别项目不重复、不交叉。各层次依次组合成多段代码，形成群码。若在分类的末层加上一个流水号，即可形成编码。该类编码中包含分类码和流水码两个独立部分，合成后成为编码对象的唯一编码。主要优点是：（1）层次性好，能较好地反映同类别项目之间的逻辑关系；（2）使用方便，既符合手工处理信息的传统习惯，又便于计算机进行信息化处理。主要缺点是：（1）结构弹性较差，分类结构一旦确定，不易变动；（2）效率较低，当分类层次较多时，代码位数较长，影响数据处理的效率。

2.面码群分类法。将预算项目的若干属性或特征视为一个切面，每个切面中又可以分成许多彼此独立的若干个类目。使用时，可根据需要将这些切面的类目组合在一起，形成一复合类目，各切面之间是平行的，没有隶属关系，不同的切面内的类目没有交叉和重复，切面的位置严格固定，具体位置根据实际需要确定，各切面在编码中都是独立码段，切面的组合即为项目编码，无须另加流水号。主要优点是：（1）结构具有较大的弹性；（2）适用性强，可根据需要组成任何类目；（3）易于添加和修改类目。主要缺点是：（1）不能充分利用容量，虽可组合的类目很多，但有时实际应用的类目不多；（2）难以手工处理信息。

（三）预算项目体系编制的典型应用

1.最简单的项目编码体系。适合项目管理只到部门级的高校。项目的完全编码规则为：部门代码+经费顺序号，这一方案的情况下，只需要对部门代码进行较为细致的规定即可。加经费顺序号的目的是为了区分同一部门下的不同经费项目，另外为以后的扩充打下基础。顺序号占用几位视预算经费项目多少而定。

2.加入经费类别的项目体系。适用于大中型高校，体现从经费类别角度+部门角度的管理意图。项目的完全编码规则为：经费来源+部门代码+顺序号。或者：部门代码+经费类别+顺序号。经费来源一般是指：预算经费；科研经费；其他经费。

3.项目类别划分非常细致的项目体系。适合项目多、管理复杂的高校。项目的完全编码规则为：部门代码+项目明细类编码+顺序号。项目明细类编码由 “经费类别+详细分类代码”组成，通常先依据经费类别划分为几个大块，然后对每个块中依据项目的详细分类编制项目类别码。

三、预算项目体系的应用

预算项目编码在设置结束后，为方便对预算项目进行管理和核算，通常把一组具有相同性质或类似性质的项目归为一个“项目大类”进行管理，每个具体的预算项目必须属于一个预算项目大类。

（一）年底项目结转的应用

不同的预算项目具有不同的项目属性，如暂付、暂存、代管等大类的项目，在年底结转时，需要把本年的项目余额结转到下一会计年度继续使用；而收入、支出等大类的项目，在年底结转时，无需把本年的项目余额结转到下一会计年度。因此设置项目大类，可以按照项目所属的项目大类，进行年底结转，为年底项目结转带来极大的方便。

（二）指定关联科目的应用

一般来说，一个预算项目的核算参与到许多科目，而不是孤立地与一个科目核算有关。如一个科研课题是一个项目，它有不同的支出科目，如：科研课题的调研费、资料费、招待费等；不同的收入科目，如科研课题的上级科研经费、学校内部配套经费等；不同的经费来源，使用不同的科目核算。必须将这些不同科目与预算项目关联起来，形成此预算项目的一套完整账簿，主要包含此项目经费收入、经费支出、经费暂付等财务信息，以方便对此预算项目进行管理和查询。

每一个预算项目的核算需要与相关的科目一一对应和关联起来，对于一个高校来讲，预算项目的数量是庞大的，如果把所有预算项目与该项目的相关科目运用一一关联起来，工作量会非常大。如果设置预算项目大类，只需要把相关的预算项目按照项目的属性分别归属到不同的项目大类中，并将该预算项目大类与相关的科目关联起来，该预算大类下的所有明细预算项目就会自动和科目实现关联。