完善医院电算化内部会计控制的措施及建议

2013-12-04

商业会计 2013年23期

（深圳市盐田区梅沙医院广东深圳 518083）

随着医院会计电算化的普及应用，为了提高经济效益，保障医院业务健康有序的发展，需要建立和完善一整套的相互稽核、相互监督和相互制约的电算化内部会计控制，这是当前许多医院经营管理的当务之急。

一、医院会计电算化内部会计控制概述

会计电算化内部会计控制是医院为了提高会计信息质量，保证电算化信息系统安全运行，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。医院会计电算化信息系统是一个人机结合的系统，必须建立在会计基础工作的计算机化、信息处理的标准化和规范化的基础上，它本身就是实施会计内部控制的工具，实施和应用会计电算化的过程也就是实现内部会计控制的过程，是内部会计控制的制度化、程序化的体现。

医院电算化内部会计控制可分为以组织措施为主的一般控制和以计算机系统程序为主的应用控制，一般控制是应用控制的基础和保障，电算化内部会计控制方式是以计算机控制为主，并与人工控制相结合。

二、医院会计电算化内部会计控制的现状

长期以来，由于医疗卫生系统行业的特殊性，一些医院内部会计控制薄弱，单位领导只重视发展医疗业务而轻视财务管理，对会计电算化工作缺乏足够的认识，没有建立完善的内部会计控制制度，会计电算化人员技术水平普遍不高，电算化内部会计控制的规章制度执行乏力，医院电算化基础管理工作薄弱，不能充分发挥审计的监督职能。这样使得在医院电算化运行中，没有对操作人员工作职责与权限进行必要的分配，使电算化系统缺乏足够的安全保证。主要表现在：操作规程混乱、职责不清；允许无关人员使用计算机；非法侵入数据库系统篡改数据；电算化会计档案数据资料保管不善；不法分子利用医院管理漏洞，侵占国有资产的案件时有发生等。

三、加强医院会计电算化内部会计控制的措施和建议

根据医院财务管理的特点，结合新的《医院会计制度》，建立和完善内部会计控制是开展电算化工作的关键环节，主要内控措施有：

（一）健全会计核算体系

1.根据会计电算化的特点，合理设置岗位。电算化岗位主要有：会计主管、数据录入、审核记账、系统维护、电算审查、数据分析、档案管理等。

2.从职务安排上，将不相容职务分别安排给不同人员，互不兼任，明确岗位职责。以形成一个相互稽核、相互监督、相互制约的工作机制，弥补会计电算化不相容职务集中化的不足，减少利用计算机舞弊的可能性。如：系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员；不得由一人办理医院货币资金业务的全过程等。

3.建立统一标准规范的会计内控体系。首先，按新的《医院会计制度》，统一设立系统化会计科目和辅助核算项目。其次，明确医院会计核算的方法，统一核算口径。最后，建立具有统一标准的核算体系，提高医院会计信息的完整性。

（二）制订和完善电算化内部会计控制制度

确保医院各部门和科室采用统一的内部会计控制管理标准，充分发挥电算化优势。如：实行授权批准制度，明确授权批准的方式，规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。从制度和工作流程上去约束、规范操作人员对电算化系统的操作，使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作。审批人根据授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理业务。对于审批人超越授权范围审批的业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

（三）通过会计核算和监督，强化电算化管理和会计系统控制

1.原始数据输入计算机的控制。一切经济业务的原始凭证，在录入处理前必须经过相应的权级授权审批，批准后才能简明、准确、完整地填制记账凭证。

2.严格执行复核制度，不得审核自己输入的凭证。

3.未经审核人员核对并签章的原始凭证和记账凭证不得登记机内账簿、不正确业务的更正与删除等必须按规定严格进行，严格使用财务软件提供的“反审核”、“反登账”、“反结账”功能。

4.会计数据的输出必须进行严格审核并签章，仔细核对输出的会计数据与实际发生的经济业务是否一致。

5.制订完善的上机操作手册，建立必要的上机操作记录制度。使用日志的形式记录每个会计操作人员的机号、登录日期及时间、所做的操作等情况，并查看电算化系统日志，检查有无异常情况。

（四）健全预算控制系统

在会计电算化系统中针对涉及收支的会计科目（如：医疗收入、门诊收入、检查费、医疗业务成本支出、人员基本工资、薪级工资等），按预算项目实行辅助核算，在年初将某科目的当年预算数输入，则以后在制作涉及该科目的会计凭证时系统会自动弹出窗口，说明在增加此笔收支后当月预算已完成多少百分比。加强预算管理，预算内资金实行院长限额审批，限额以上资金实行集体审议联签，严格控制无预算的资金支出，使院领导能随时了解某项收支项目的预算进度、出现异常时能迅速发现并查找原因，保证医院经营目标的实现。

（五）加强和完善财产物资安全的控制

医院财产物资的收、发、存和管理由专人负责，并建立账、卡进行数量核算，财产物资保管人员不得兼任采购，也不得担任会计核算部门有关存货资产的总账、明细分类账的登记职务。财产物资的请领、审批、发放与记录相互独立，不能由一人包办。财务科组织人员，定期或不定期地进行财产清查，查对账证，盘点实物，以保证账证相符、账账相符、账实相符。

（六）加强风险控制

坚持预防为主，采取内部稽核、内部审计等各种措施和方法，充分发挥检查人员查错防弊的监督职能，加大对不法或无效率行为的查处力度，多方面、多渠道堵塞漏洞，消灭或减少风险事件发生的各种可能性，或者减少风险事件发生时造成的损失。如：对涉及货币资金人员进行严格的廉洁和自律教育、定期轮岗、强调职业道德修养，树立自我保护和奉公守法意识；专设票据稽查员，严格执行收、退费审批稽核制。通过建立长期、有效的风险预警防范机制，从制度上规范和保证医院会计电算化的正常、安全运行。

（七）加强会计电算化系统的应用控制

1.软件程序控制。运用电子信息技术手段，加强对会计电算化程序的控制，减少和消除内部人为控制的影响。如：收费确认控制；发药确认控制；数据的输入、处理、输出控制，数据存储和检索控制；数据资料每天自动双重备份；财务软件和数据库的安全加密等。

2.严格遵照会计业务的规定流程，对电算化进行安全管理。如：电算化实体控制；软件安全控制、网络安全控制等，保证所有进入电算化系统的数据真实、安全、有效。

（八）夯实财务管理和改善会计电算化内部控制环境

从加强会计基础工作规范化和电算化管理方面做起，理顺各方面关系，对内部会计控制关键环节进行管控，采取简便、宜行、有效的方式，分步骤、有计划、有重点的进行，同时采取边整改、边实施、边检查的方式稳步推进。建立以提高医院会计电算化人员业务素质为目的的管理措施，积极组织会计人员加强业务培训，学习会计电算化知识，培养一批既懂财会业务、又精通计算机应用技术的有经验的复合型会计专业技术人才，为医院尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

（九）建立健全电算化内部会计控制的考核评价机制

医院应成立专门机构或指定专门人员，行使监管职能，对会计电算化内部会计控制的有效性进行监督检查，确保内部控制制度的贯彻实施。检查的主要内容有：1.对电算化内部会计控制的关键点和风险点进行重点管控。2.对电算化内部会计控制的执行情况进行检查和评价，出具报告。3.针对电算化内部会计控制工作存在的不足和缺陷，提出整改意见。4.对执行电算化内部会计控制成效显著的内部机构和人员提出表彰建议，对违反内部会计控制的内部机构和人员提出处理意见。