自动化办公系统设计

徐丽红 胡玉玺

（1.郑州商品交易所，河南 郑州 450008；2.河南有线电视网络集团有限公司，河南 郑州 450003）

0 引言

随着IT技术的进步，办公系统在企业运营中扮演的角色越来越重要，对企业的发展起到越来越关键的作用。高效的办公系统能有效地降低企业的运营成本，提高效率，而低效的办公系统则会起反作用，成为提高企业运营效率的瓶颈。

本文介绍基于群件技术、XML技术和Ajax技术的自动化办公系统。

群件技术：在群体工作中，各工作者因为时间及所处地点的不一致，造成交流协调的不便。群件就是针对群体工作而发展出来的技术产品，目的在于促进群体的交流合作及资源分享，充分提高群体的工作效率和质量。我们这样定义群件：以交流（Communication）、协调（Coordination）、合作（Collaboration）及信息共享（Information Sharing）为目标，支持群体工作需要的应用软件，我们把群件的这几个特征概括为3CIS。

XML技术：XML(Extensible Markup Language)它是由W3C组织于1998年2月制定的一种通用语言规范，是SGML的简化子集。

Ajax技术：基于JavaScript和XML的异步数据传输（Ajax）技术是结合了Java技术、XML以及JavaScript等编程技术，可以让开发人员构建基于Java技术的Web应用，并打破了使用页面重载的惯例。

1 系统建设目标

本系统主要建设目标如下：实现公文管理、文档管理等的自动化办公。系统设计达到以下目标：

开放性：系统设计要采用开放标准，选用的技术产品要符合开放标准；

高安全性：防止任何未经授权的访问，防止黑客对内容和系统的攻击，当发生入侵时能够及时检测并自动屏蔽和恢复；

高可靠性：系统工作要稳定、可靠，要确保7×24小时不间断工作；

可扩展性：满足应用的扩展性，避免重复建设和资源的浪费；

可管理性和可维护性：方便的运维和管理是保障系统快速响应的基础，提高系统的管理性和维护性也是提升服务的重点；

用户界面友好：系统界面的友好性将直接影响用户使用系统的效率。要尽可能地满足用户已有的使用习惯。

2 系统总体设计

2.1 自动化办公系统总体设计

自动化办公系统采用Lotus Notes/Domino作为技术开发平台，基于Brower/Server（简称B/S）结构。Lotus Notes/Domino是典型的群件系统，完全实现了3CIS的基本要求。Lotus Notes/Domino融合了许多先进的技术标准，接口统一、访问简单、易升级、易扩充、方便维护。同时系统可以根据信息量的大小选择不同规模档次的服务器系统，同时还可以利用Lotus Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和可靠性。

系统可用开发技术包括既有的LotusScript和Formula语言 ， 又 融 入 Java、Html、CSS、JavaScript、WebService、XML 等Web开发技术。利用Lotus Notes/Domino平台兼容并包的特性，丰富了开发Web应用程序系统可选择的技术方案。系统将应用 LotusScript、Formula、Java、JavaScript、HTML 和 CSS 等技术开发核心系统功能，应用WebService、XML等技术与其他系统或信息资源实现以信息交换等功能拓展。

本系统可实现公文管理、文档管理等的电子化，方便员工查询，可以随时共享给有权限的人员，提高办公效率；

实现公文管理和文档管理一体化；

通过电子化流程处理，保留公文办理痕迹，记录公文办理过程，实现事项的跟踪、督办的目的；

通过电子化记录，使得一些统计、分类工作更加可行、方便、快捷，减少员工手工重复的工作，提高工作效率。

系统按照开放性的原则进行建设，业务应用可根据用户业务需求的变化进行灵活的改变，方便业务的进一步拓展的需要；本系统应用可以很方便的进行扩展，可以有效地避免重复建设和资源浪费。

每个员工可以自己起草发文、签报等电子文档，电子文档在流转过程中，根据业务需要设置不同的审批流程，系统中给出流程提示等，员工可以很方便的选择发送给相关的审核人审核。具审核权限的审核人可以选择审核通过，也可以选择提出意见，返还给发起人修改或作废。办理完毕的文档最终都由档案管理员统一进行归档，每个员工都可以查询自己办理过的历史文档，可以为以后的工作提供参考。

本系统现在已投入使用，它采用WebService等技术，可以很好的与其它系统进行信息交互等，在本系统正式运行后，它已经很好的和两个外围系统进行了对接，为外围系统创建了网上审批流程，并反馈审批结果给外围系统，充分体现了该系统的易扩展性等性能。

2.2 系统部分流程设计

系统流程设计分为发文管理流程和签报管理流程等。分别对应系统应用中的发文管理系统和签报管理系统。

发文管理流程如图1。

图1 发文管理流程

签报管理流程如图2。

图2 签报管理流程

3 自动化办公系统安全控制技术和设计

3.1 自动化办公系统安全控制技术

自动化办公系统主要应用是在Lotus Notes数据库的管理平台上的应用系统，Notes/Domino业界公认安全性是Notes/Domino最有价值的特性之一。为了加强公文管理系统的安全性首先应在Lotus Domino系统级平台上采用的安全性控制，控制方法包括：身份识别与验证。

利用Domino提供基于工业标准RSA的Notes公共密钥基础架构（Public Key Infrastructure，PKI），即层次化验证字发放与验证体系，保障OA系统的用户全部为合法的认证的用户。Domino服务器与Notes客户机均需要在系统中注册，获得合法认证的各人识别（ID）文件。在用户访问公文管理服务器时，首先用户和服务器需要通过公共密钥／私用密钥验证技术，由系统验证双方身份。系统认为用户身份合法和真实后，才允许用户进行下一步的操作。同时为保护重要用户的ID文件具有口令保护（可以是多重的），而且具有时效性。

对包括服务器访问权限、数据库访问权限、表单与视图访问权限、文档访问权限、文档字段访问权限、区段与字段访问权限控制等多个级别。这些权限控制手段按层次逐渐细化，根据公文安全性的要求，对公文管理系统中的每一个数据或设计元素设置访问权限。

用数字签名技术保证了数据的完整性和不可篡改性。

3.2 自动化办公系统安全控制设计

在公文管理系统的开发过程中充分利用Lotus Notes提供的七级安全保障：网络端口、服务器、数据库、视图、表单、文档、域的安全管理。实现系统的多安全管理。

网络端口加密：用来设置服务器与工作站通讯的数据加密处理。我们设置OA服务器和客户机的TCP/IP端口加密，从而保障数据传输的安全性。

服务器访问：通过设定访问控制组来控制用户访问安全性。在服务器的公用通讯录中，设置允许访问组和禁止访问组。通过这种设置可以限制非法用户的访问。

数据库：实质是进行ACL表的控制管理。尽管设置了服务器的访问权限，但是不同的用户访问不同数据库的权限是不同的。另外即使同一个数据库的访问权限也是不同的。

公用通讯录的用户分为‘管理者’和‘编辑者’。这是根据不同访问的需要而设定的。

视图：通过私有视图的限制及对视图相关事件的控制，来进行访问控制。在办公系统中，不同级别的用户是拥有不同的操作权限的。这样可以利用‘私有视图’进行特殊处理。

表单：通过表单和子表单的设置，设定用户对数据操作的权限（在表单的相关事件中实现）。这个功能广泛的应用到各个不同的子系统中。例如：在发文中，就会用到不同类型的子表单和表单。

文档：通过文档加密进行访问控制，或者通过设定‘读者域’来进行访问控制。在各个功能模块中，采用给文档加锁和解锁及‘读者域’进行限制对文档的操作。

域：对于重要的‘域’通过隐藏、计算、加密等方式进行数据加密处理。例如，关于文档控制的域，统一采用“隐藏”处理。

文档、邮件加密：通过对文档的加密处理，保障信息单元的访问安全性。在工作流处理当中，提供可选的加密功能。

文档、邮件签名：利用电子签名，使访问责任、电子信息的可信度有了确凿的依据，同时也提供签名的可选项。

在公文管理和档案管理等系统中，在信息流转或公文处理过程中全部需要进行安全性限制管理。因此在公文系统的设计和开发过程中，除了采用Lotus Notes本身提供的七级安全管理机制之外，还可以采用“组织机构配置管理”、“岗位”概念来进一步强化系统安全性，公文流转的权限控制采用“岗位”控制，具有相同岗位的人有相同的公共操作，系统以“岗位”判断权限，非特殊情况不做具体人员判断，以适应岗位的经常调整和变换。

表1

4 系统测试

对系统中发文管理、收文管理、签报管理等功能模块进行了功能测试，以及收文与主界面交互的集成测试和收文管理与档案管理的集成测试等。

表1是测试中使用的部分测试用例。

5 系统部署方案

为保证生产环境的稳定性和可靠性，采用2台PC服务器一主一备作自动化办公系统运行。操作系统之上安装Lotus Domino应用运行服务器，在Domino应用之上部署、开发具体应用。两台机器在Domino层面作应用集群。集群的目的如下：

集群数据同步功能确保集群中的任意一台服务器的更改，都被立即传递给集群中的其他服务器上。所以，这些持续保持同步的数据能够保证信息的高度可用性。可以设置一个集群服务器作为备份服务器以保护重要的数据，可以禁止用户访问此服务器，而集群复制总能够保持服务器的更新。通过这种方式实现在线的数据备份。

6 结语

自动化办公系统是企业办公系统的发展方向，在IT技术日新月异的今天，进行系统建设必须考虑的其先进行、易用性、可扩展性等要素，只有这样，才能更好的让IT服务于业务，服务于企业，成为企业成长发展的原动力。

［1］杨永福，王乐.基于PKI密钥管理的企业应用安全研究[J].光盘技术，2009（4）.

［2］王晓锋,王扶东.Lotus Domino/Notes实验教程[M].东华大学出版社，2010,8.

［3］[美]奥尔森.Ajax on Java[M].东南大学出版社，2007，7.

［4］[美]Schutta N.T.[美]阿斯利森（Asleson R.）杨光.Ajax 与 Java 高级程序设计[M].人民邮电出版社，2007，5.

［5］孙更新.XML 编程与应用教程[M].清华大学出版社，2010，10.

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