浅谈采购业务内控管理及实例分析

王胜荣 王雅迪

（武钢股份有限公司计财部 湖北 武汉：430083）

采购作为企业生产经营的源头，构成了企业经营前端的“实物流”与“资金流”。制造企业的采购成本往往占总成本的比例较高，因此采购被视为低成本策略的关键环节，是企业赢取竞争优势的命门。采购业务中采购计划的制定、供应商的选择、采购物资定价及质量检测、采购方式、采购合同的订立及管理、物资验收、付款制度及应付账款管理等，环环相扣，相辅相成，构成了一条完整的采购链，共同影响着企业的采购成本和资金占用，对企业经营效益起重要作用。采购流程虽不复杂，但每个环节都蕴含着巨大风险，稍有疏漏便极有可能造成资产流失、成本危机。由此看来，企业引入采购内控管理理念并将严格的内控管理制度运用于采购的全流程，对优化采购、降低采购成本及企业的可持续发展至关重要。本文将主要以武汉钢铁股份有限公司为例，研究企业采购业务的内控管理。

1 企业采购业务的内控管理要点

采购业务内部控制规范中的采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。企业采购业务容易存在“五不”风险，即采购需求或请购申请编制不合理、供应商选择不当、采购定价不合理、采购合同或框架协议订立不当、付款流程及账务管理不当导致的风险。企业应做到与时俱进，加强内控管理，审视现有采购流程的合理性、高效性能否跟上企业发展步伐，相关管理制度的科学性、严谨性能否为企业规避潜在风险，由此确保采购物资高质准量按时，与后续生产经营环节高效衔接。本文将企业采购业务内控管理要点归纳为以下五大方面：

1.1 完善请购制度、统筹安排采购计划

无采购计划或采购计划编制不合理、都会造成后期采购行为偏差，给企业带来高库存量、高资金占用或保产困难等风险。因此企业应建立完善的请购制度，统筹安排采购计划并纳入预算管理，具体做法如下：

（1）企业生产、经营或项目建设单位结合实际生产经营需求，准确、及时编制采购需求上报归口管理部门，归口管理部门结合生产经营目标、采购物资库存及在途情况，统筹安排采购计划；（2）授予归口管理部门或专业人员审批权限，对采购申请内容的准确性、完整性、合理性严格审核；（3）将采购计划的制定纳入预算管理体系，经相关负责人审批后，作为刚性指令严格执行。

1.2 建立科学的供应商评估、准入制度及评审机制

选择供应商，即确定采购渠道，正确的选择对企业生产经营如虎添翼，若选择不良供应商，则可能出现舞弊行为，导致购买物资质次价高，给采购成本添加无谓的砝码。企业对于选则供应商应从以下三方面把握：

（1）创建系统的供应商评估、准入机制，对供应商的供货资质、生产规模、质保体系、物流配送、产品适配能力、企业信誉等进行全方位评估审查，与合格供应商签订质保协议；（2）企业选择供应商应通过招标竞选等方法，以公平竞争、公正判断为原则，优胜劣汰；（3）建立完善的供应商管理信息系统，对供应商质量合格率、交货准时率、价格执行率以及其供货条件、信誉及经营状况等进行考核评价，形成淘汰制。

1.3 建立有效的采购物资定价机制

“高性价比”采购是企业采购部门孜孜不倦追求的永恒目标，合理制定采购价格起关键作用。错误的定价方式或盲目定价、缺乏市场价格比对监控，都会造成定价不合理，增加企业的成本负担和资金损失。对此，应从以下三方面予以内控管理：

（1）建立有效的采购物资定价机制，选择合适企业自身状况的科学的定价方法，如长期协议定价法、招标定价法、询比价采购、动态竞价采购等；（2）采购部门应设置专业人员或机构了解生产用大宗通用物资的成本构成，并结合市场供求形势、技术发展情况、市场调研结果等研究近期及全年价格变动走势，得出采购物资的参考价格，并结合相关定价方法确定采购最终执行价［1］。建立一套系统的采购价格数据库，对市场供求形势及价格变动走势进行商情分析并合理利用；（3）有大宗物资采购的中大型企业应设立独立于价格制定机构以外的监督机构，保证竞价公平、公正、透明的开展。

1.4 采购合同控制

采购合同或框架协议的订立意味着购买方与供应商在目标物资的交易价格、交易明细、交易方式等各条件及双方权利和义务上达成一致，对后期实物交易起监管作用。若订立不当可能会导致合同纠纷和法律风险，对企业的合法权益造成威胁。应从以下三方面对该风险实施管控：

（1）合同订立前的评估阶段：确保供应商具有相关供货资质、信用状况良好等；（2）合同订立阶段：以自愿、公平、双赢为原则做好合同谈判工作；细化合同条款，做到张弛有度；合同主体双方按规定权限签署并加盖合同专业章，合同正式生效；（3）合同执行和后评估阶段：企业应对合同实施有效监控，定期分析、检查及验收其履行情况，完善，健全合同管理制度。

1.5 完善结算和付款流程，加强采购付款及应付账款账务的管理

合同执行完成后，企业财务部门对计量单、质检单、验收单等原始凭证结合对应合同或者框架协议审核无误后，按约定形式向供应商支付货款，标志该物资采购流程的完结。付款流程及应付账款管理不当可能导致财务报表失准、企业资金损失或信用受损。相关内控管理措施如下：

（1）财务部门应严格审查各项原始凭证的真实性、合法性和有效性，一旦发现异常，及时与供应商沟通解决，或拒结货款；（2）应按照国家相关规定，结合企业生产经营情况，确定合理的付款方式，并严格遵循合同条款约定。现金短缺时可选择银行承兑汇票支付方式，现金充足时可选择银行转账支付方式，或现金与票据结合支付。付款方式应在定价时予以区分，并在合同中明确；（3）应付账款及预付账款的账务处理应准确、及时，切忌金额录入错误、挂账单位混淆、遗漏冲抵预付款、拖延挂账时间等人工失误。定期与供应商核对往来款项余额，防止错付现象的发生。

2 采购内控实例解析

在近几年钢铁行业一直处于低潮期，前景不明朗的形势下，防范采购风险、减少采购成本显得格外重要。作为年产钢千万吨以上的大型国有钢铁企业，武汉钢铁股份有限公司需长期对外采购大量物资，随着企业的逐步发展和采购经验累积，其采购方面内控措施逐渐得到完善，值得借鉴，以下将从六个方面简要介绍一下其内控优势。

2.1 采购物资质量标准化

质量标准是制定采购计划、消耗定额、签订合同的基础。武钢股份公司采购材料、备件质量标准由主管部门根据国家标准、行业标准，结合企业具体情况制定。对于初次使用的新材料，先组织试验，得出基本数据后，符合要求的才能确定是否使用，并下达标准。

2.2 采购计划制定及申购流程化

2.2.1 大宗原燃料的采购计划内控管理

2.2.2 辅材、备件的申购流程及内控管理

武钢股份公司采购辅材、备件有一套规范的申购流程：首先由用料单位提出请购计划，经单位领导审核后申报，再由公司主管部门审核，最后采购部门实施采购，具体操作如图2所示。

图1 武钢股份采购计划内控流程

图2 武钢股份辅材备件采购流程

对于确实需要调整的计划，向公司主管部门提出计划调整申请报告，阐述计划执行的具体情况、客观因素变化情况及其影响程度，经主管部门审核批准后在ERP系统中重走上述采购流程，重大调整事项则需经公司领导批准。对计划的严格控制，旨在杜绝无效采购，减少资金占用。

2.3 供应商管理制度化

武钢股份公司建立了科学的供应商准入机制和评价机制，并形成了供应商管理信息系统，合理规避供应商选择不合理带来的采购风险。

公司专门制定了相关物资采购供方管理办法来规范对供应商的选择行为，具体供方准入流程如图3。

此外，为加强对供应商的监督和管理，防范采购物资质次价高的风险，其采购部门设置了两套管理机制——供方日常动态管理及供方年度评价，以保证及时全面对供应商监管。

对于供应商资质资料的管理，采购部门在供应商管理信息系统中设置自动预警功能，在相关资质资料失效期限前提示，以减少人为操作出现疏漏的可能性。

2.4 采购定价合理化

（1）武钢股份采购部门设置了多个不同专职的科室对采购定价实行矩阵阶梯式管理，展示出“纵向分工”和“横向合作”的优越性，从不同层面共同管控采购定价，有效规避不合理定价带来的风险。

公司设置商情部门，对经营业务中涉及产品及服务的市场价格进行调研、商情研究并按“季度定价、月度调整”的基本原则，拟定公司整体性的采购价格及价格政策方案，规避采购定价与市场行情偏离的风险；设置专业价格工作管理部门，对公司拟定采购价格及价格政策方案进行审定，在定价管理中起决策性作用；设置采购监督部门，对竞价（即招标、比价）的价格形成过程合法、结果有效负责等。

12月25日晚间，三七互娱公告称，代理董事长李卫伟提议公司回购股份，回购资金总额不低于3亿元，不超过6亿元，回购价格不超过15元/股。若全额回购且按回购总金额上限和价格上限测算，预计可回购约4000万股，回购比例约占公司总股本的1.88%。

（2）该公司采购价格定价管理遵循“两不高于”原则（不高于市场，不高于行业），以高性价比采购、提高采购效率、降低采购成本为目标，规避不合理定价带来的成本风险。

2.5 采购合同订立标准化、执行科学化

（1）设置完善的合同管理体系，规范各管理部门的合同管理权限，在相互合作和监督的双向作用下，合理控制风险见图4。

（2）创建完整的采购合同审核方法及规范的审核流程，对风险的发生起二次防范作用。

图4 武钢股份的合同管理体系

公司对于采购合同审核有多项内控管理要求：

①合同文本的相关条款必须符合《合同法》和武钢内部制定的《合同管理办法》相关规定，合同中除基础条款应详实明确外还应包括合同标的质量等级的加扣款标准及质量问题的处罚标准、合同兑现率要求、质保期和售后服务内容、保险条款等。

②对于特殊采购合同，由各专业部门与供应商协商拟定合同文本，经法律、财务部门和归口管理部门对条款审查后方能确定文本。

③采购合同条款中产品的质量技术交付标准根据公司相关制度或文件规定，要选择适用的国家标准、行业标准或者企业标准。如无适用标准，检查是否有详细的质量技术文件和图纸作为合同附件。

④对于需要进行质量或数量检测后方能验收的物资，应在合同中明确质量和数量确定方式，必要时还应明确质量和数量的异议处理方式。

公司有一套规范的采购合同审核流程，并制定相关授权管理制度，具体规定对外签署采购合同的权限，具体如图5。

图5 武钢股份采购合同审核流程

（3）对采购合同履行情况进行跟踪管理，形成动态风险控制。武钢股份公司做法：采购的物资必须送到规定的仓库储位，在规定地点计量，由专业质检部门抽样检验，质量合格才能正式入库，不合格品则退货或换货。计量数据、质检报告、验收确认均上抛ERP系统。对于外港口交货的大宗原燃料，由国家商检确认数量及质量，代管港口和公司采购部门联合签认，才能确认验收，并在到厂后，由公司计量部门及质检部门进行复验，最后正式办理入厂验收手续。

专业采购部门负责比对合同条款，跟踪合同执行情况，若出现影响保产的异常情况，及时报告相关领导并研究解决方案，保证采购物资供应的时效性。发生重大物资供应短缺时（危及保产），按公司要求实施紧急采购，并做好相关记录。

2.6 结算流程规范化

2.6.1 完善的结算流程

结算付款是采购流程的最后环节，是控制风险的重要关口。武钢股份公司结算管控严格，结算人员首先要通过各种验收单据比对合同条款，检查执行情况，完全符合才能结算。重点比对各验收单上的送货单位是否为合同主体；执行时间是否在合同期内；数量、质量等是否符合合同要求，超出合同规定范围时要扣款准确；若数量、质量等达到不合格品范围的则退回拒结，等等；此外发票是否在认证期内也是必检项目之一。单据一应俱全后方可办理结算。整个结算流程可用图6归纳：

图6 武钢股份财务结算流程

另对于货已验收但发票未收到的情况，财务部门根据仓储部门提供的到货信息进行应付账款暂估入账，避免存货管理上的账实不符风险。

2.6.2 采取合理高效的支付方式

鉴于近年来钢铁行业形势严峻，武钢股份公司资金支配严格按照量入为出的原则，在公司资金平衡前提下，逐级审批后使用。该公司采购付款采取限定支付比例、票据和现款银行转账配比支付等形式，层级设置明确、审批权限明晰。为保证公平，同质同价相同付款条件，合同执行中信誉优良的给予一定的付款优惠条件。财务部门按月集中安排付款计划，逐级审批后执行。对于领取票据的供货商要求授权委托书、收据、领票人身份证等资料齐全方予办理并当场背书转让，有效防范资金危险。

2.6.3 有效的往来账务管理

武钢股份财务部门执行不定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，并在年末审计时通过外部审计发送询证函的方式统一进行供应商对账。对于外部单位对账有专门限定，对账人员必须为该企业相关业务员，对于非相关企业人员不提供任何账务信息，防止他人利用相关挂账信息办理抵押贷款等影响武钢利益的情况出现；外部单位对账必须先出具询证函或对方挂账金额，财务部门方予以查询办理，做好账务信息保密工作，防止外部单位瞒报挂账信息，导致武钢错过查找误差时机、款项多付的风险。

2.6.4 采购计划的控制与结算检查的闭环管理

每月末财务部门汇总统计本月结算采购物资的品种、金额、数量、采购成本、对应的合同、供应商等信息，制作《原燃料结算明细表》，报公司生产部门、定价部门及公司主管领导联签确认。协助生产部门及时跟进采购进度，掌握采购计划执行情况，避免超额采购的情况出现，形成采购的闭环管理。

3 结束语

企业内控制度的健全程度反射企业管理水平的优劣，这是经无数国内外企业经营管理实践验证的真理。自2008年《企业内部控制基本规范》发布后，内控制度在上市公司和一些未上市大中型企业大范围施行，近年来更引入专业内控审计协助企业完善内控制度。本文旨在从采购业务方面解析内控，并以武钢根据其自身特点形成的一套规范的采购内控制度为例，加以阐述。也许武钢内控不是最好，但笔者认为，其在可控范围内最大限度的控制了采购风险，有其独到之处。企业经营管理的每一个环节都需要内控，且应细化内控细则，切实按规范执行。作为企业的“防火墙”，内控体系建设应受到管理层的重视。谨以上文抛砖引玉，与广大同仁一起探讨，带动企业完善内控体系，提升管理水平。

［1］财政部会计司.企业内部控制规范讲解［M］.北京：经济科学出版社，2010.

［2］王金霞.强化物资采购合同风险管理的内部控制［J］.科技信息，2012，（29）：451－452＋472.