关于企业电子档案的管理和应用

吕伟锋

【摘 要】二十一世纪是信息化的时代，而在信息技术快速发展的同时，企业的档案管理中开始逐渐引入电子档案。在企业档案管理中运用电子档案的方式进行管理，能够极大的提升企业日常工作的效率。文章将对我国企业电子档案的管理与实际应用进行分析，以便提升企业档案管理的工作效率。

【关键词】企业；电子档案；管理

0.前言

在现今企业的管理与办公中，计算机得到了普遍的运用，许多企业的档案或资料均逐渐利用电子档来对其进行保存。企业传统的档案存储主要是通过归档立卷的方式进行管理的，这种方式的工作量较大，工复杂，查阅比较麻烦；而电子档案与之相比具有极大的优越性，例如电子档案具有海量的信息存储能力、密度性较高、集成和可用性较高，且能够进行智能化的管理和识读。笔者将结合质监工作中企业电子档案的管理与应用进行说明。

1.企业电子档案的管理

档案信息电子化指的就是将企业生产过程中所出现的档案信息机读或者是纸质形式为主的物质对象，通过微机对档案资料加以收集，且对其进行一定程度的加工处理，使其转变为微机软件形式的二次文献资料，提供给广大人们使用的一个过程[1]。

与传统的纸质档案相对比，电子档案具有一定的优越性，即传送速度较快，简单方便，比纸质图纸的生命力更加强烈，能够保存更长的时间，并且查找、存储、设计等方面都更加的便捷。因此，企业的各项管理工作当中，电子档案已经逐渐取代了传统的纸质档案。电子档案将企业的生产建设作为核心，紧抓档案工作作为企业服务的关键点，实现将准确的信息，在恰当的时间、以恰当的方式，传送至正确的对象，以便服务于企业的现代化生产与建设。

档案信息电子化能够确保档案信息和最新的技术顺利相接，网络当中拥有数量极为庞大的电子档案，要求人们对其进行合理、有效的管理，以便于人们的查找与应用。企业电子档案的管理具有三大特点，即价值性、真实性以及系统性，只有这样方能提供给企业更为全面、周到、人性化的服务。可见，在企业中实现档案信息的电子化管理是一种必然趋势。

2.企业电子档案的应用

2.1确保信息的安全

对企业档案进行管理最为主要的目标就是服务于企业的经营与生产。在目前社会信息快速发展的时代，电子档案的发展与建设已成为档案事业应对快速发展社会的一种必然趋势。而做好电子档案的基础条件就是加强对电子档案的管理。从最初的纸质胶卷、文档以及图片转变为电子信息化管理，必须经过一个发展的过程。因此，必须严格依据国家所规定的数据标准，对著录项目与检索语言进行统一化的管理，并且对数据的制作与检索标识进行标准化管理，以便确保档案数据的检索的真实、正确[2]。因为存储的设备的读写速度较快，一旦被盗取，那么将造成极为严重的后果。所以，应该要保证存储设备的安全可靠性，实行专机专用原则，且定期对其进行软件与硬件的优化升级，定时对其进行维护，从而确保存储设备拥有较好的运行状态。对档案信息进行转换、传送以及存储时，必须保证信息的完整、真实以及准确，特别是在电子文件归档与管理时，必须处理好标引与著录工作。此外，还应该构建文件的备份和恢复系统，一旦发生信息的丢失，只需开启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防，避免网络系统受到入侵。

2.2确保档案收集整理的完整性

传统的档案中，一次的处理失误或者是笔误，所引发的影响不大，并且在日后的录入时极易被发现。而对文件进行批量的收入，一次性处理的文件量较大，一旦出现问题将导致极大的影响。电子档案实现了信息的网络化与数据化。信息化的基础条件使得档案管理的作用被充分发挥出来，为用户提供了极为便捷的平台，用户只需在个人电脑上就能对所需的信息进行搜索。所以，电子档案可以达到档案收集与整理的目的。企业业务流程数字化的实现，最为直接的影响就是出现了大量的电子档案，其是企业业务正常开展了一个极为重要的因素[3]。由此可见，企业电子档案的长时间保存与使用，对企业的长远发展与运行效果起决定作用，具有极为重大的现实意义。

2.3电子档案具备长期可读性

伴随着科学技术的快速发展，电子档案和文件在企业中得到了普遍使用。档案信息是社会资源中一种十分重要的资源，对档案信息进行有效的管理，并且将其作用充分发挥出来，最重要的一点就是进行电子档案的管理。电子文件的特性使得电子文件的收集与积累手段受到了一定的限制。为了能够对重要文件的修改过程进行保存，应该收集并积累好文件的原件。此外，企业的档案管理建立在先进应用软件为技术依托，网站为平台的基础上，对电子文件进行全文数据化，并且在网站中进行实时的运用和管理，以确保企业的电子档案的管理处于正常、健康的状态，并且在一定的轨道中不断向前进步，进而为企业的健康、快速、可持续发展提供强有力的保证。

3.结束语

伴随着企业社会化大生产脚步的不断前进，电子档案管理的理念的不断发展，一定会给企业电子档案的管理带来巨大的改变。因此，质监工作人员应该对电子档案进行仔细的研究与探索，处理好电子档案的应用问题，并采取各种有效措施提升电子档案的使用率，提升企业档案管理为企业经营与生产提供服务的程度与水平，且采用相对应的管理方式、手段以及模式等对电子档案管理进行规范，以便促使企业电子档案管理工作朝更好的方向发展。 [科]

【参考文献】

[1]刘福才，刘玲玲.试论现代信息条件下企业电子档案管理系统的应用[J].科技风，2009，（10）：76.

[2]王慧桢.基于电子信息技术的企业档案管理研究[J].科技风，2010，（22）：103-104.

[3]杨旭瑞，李卫.新形势下企业电子档案管理策略初探[J].现代经济信息，2012，（07）：58.