基层民政档案信息化建设亟待加强

刘 琤（无锡市民政局，江苏无锡，214001）

随着民政事业的快速发展，强化基层民政业务档案现代化、信息化管理，在当前显得尤为迫切。本文结合民政工作自身特点，就如何开展档案管理现代化，优化信息处理，谈一点肤浅的认识。

一、基层民政档案信息化管理是民政工作发展的迫切需要

民政业务千头万绪、分类繁多，其中包括低保救灾、社会组织、区划地名、社会事务、社会福利、优抚安置、老龄事业、慈善捐赠、救助管理等等，由此产生的各类业务档案数据也名目繁多。随着基层民政业务逐步纳入信息化管理，数据采集量呈几何扩张，形成的电子业务档案也相应激增。为顺应民政工作发展形势的迫切需要，建立匹配的基层民政业务信息平台，借助高效的计算机信息化管理，进行数据统计、信息查询、档案管理，将业务工作互联互通、业务档案资源共享，实现办公无纸化、智能化、一体化，全面提升基层民政业务工作水平，已成为当务之急。

以无锡市民政局业务信息系统为例，整个系统依托公网逐步建立民政广域网，将全市基层民政业务单位及市县区民政局纳入系统，完成与81个镇（街）民政部门、1217个村（居）委会的连接，形成了一套互联互通、资源共享、标准统一、覆盖全市的民政信息系统。主要涵盖低保信息系统、社区服务信息系统、地名管理系统、婚姻登记管理系统、老年人信息管理系统、慈善捐赠救助管理系统等22项业务系统，基本覆盖了民政全部业务内容。

无锡市民政局在业务档案的计算机信息化管理上的应用已取得良好效果，初显其突出优势：

一是办公效率得到了显著提高。传统的基层民政业务档案工作主要依赖于人工操作，不仅耗时耗力，还极易出现人为差错。如婚姻登记，纸质档案实行每年进馆存档，不仅工作量繁重，而且由于人工检索等原因，极易出现错、漏等问题。2004年，无锡市基层婚姻登记进行数字化管理，2008年在全市进行网络化办理登记，采用配套的计算机软件处理信息，使资料收集、分类、储存、统计和查阅等环节变得十分方便、有序、简单易行，办公效率得到了极大的提高。

二是信息资料得到了共享与交流。在传统文书档案管理中，无法做到信息共享，更不方便查阅利用，造成资金和资源的浪费。无锡市民政系统自建立网络互通和电子化管理后，市、区、镇、村各级民政部门均可在这一平台上及时查找各种工作需要的信息资料，从而极大地提高了资源的利用率。

三是服务群众更现方便快捷。运用计算机及其网络技术进行档案管理后，档案资料的查询变得简单、快捷。如无锡地名网建成后，开始向公众提供了最权威的电子地图，市民可足不出户，通过地名网络，咨询地图资料、了解地名历史、发表学术交流。又如，群众需要查询本人的有关民政资料，在辖区的民政部门即可一次查阅，再也不必市、区、镇、村来回奔波，服务了人民群众，提升了政府效能。

四是文件保存更具连续性、稳定性。民政业务涉及民生，各部门形成的业务档案数量巨大，如低保档案，殡葬档案等等，以往每年都由基层民政部门逐级填写上报，且均为纸质档案，纸质档案容易受损且易受到外部客观环境的影响，若相关的信息资料发生丢失，将会给业务工作带来巨大的损失。采用数字化管理，电子文件档案的连续性更完整，寿命更长，且保存、读写方便快捷，易于传递，不易损坏，受外部影响也较小，稳定性显著。

二、基层民政档案信息化管理存在的问题

计算机信息管理系统在基层民政业务工作和档案管理中的应用有着十分明显的优势，但目前在实施过程中也还存在着一些实际问题。

1.区域发展不平衡

目前，各级民政部门绝大部分已经配备了计算机进行信息化管理，但是，有的地区计算机配置太低，没有配齐相关软件，不能满足实际工作的要求。特别是在社居（村）委的层面上，有的还没有配备计算机，档案信息管理严重滞后。

2.人员素质参差不齐

基层民政档案管理人员大多为兼职，档案知识与信息技术掌握程度相对较弱，一定程度上制约了民政业务工作及档案管理的发展。加大对信息技术的指导和档案业务培训，把懂技术、懂理论、高素质的人才引进来，才能真正发挥办公自动化设备的应有作用，才能加快推进基层档案信息化建设。

3.配套设备不健全

由于档案信息化建设尚处于探索实施的初级阶段，数十年、甚至上百年形成的大量基层民政纸质档案必需经过数字化处理后才能转化成为电子档案，工作量大，责任重大，且各种输入设备速度较慢、功效较低，在短期内完成从纸质向电子转化的难度较大。

4.保密性能欠稳定

基层民政业务电子档案以各种格式留存，易于改动。虽然采取一些防伪技术，如用CEB、PDF等格式代替WORD格式，不允许在“原文”上进行更改，但其发生变化的可能性还是比纸质文档要大，这样不利于文档信息的安全管理。

三、加强基层民政档案信息化管理的对策

1.在思想层面上增强责任意识。

要搞好基层民政档案的计算机信息化管理，必须领导高度重视。各级民政部门要主动及时向主管领导汇报情况，以征得领导的关心重视和财政支持，购置必要的技术设备，配足相关的工作人员。

在思想层面上，牢固树立“档案安全无小事”的思想，提升安全意识。广泛开展档案安全知识宣传教育，营造良好气氛，通过学习交流，不断增强创新思维，筑牢安全责任防线。

2.在技术层面上实施内外隔离。

铺设物理隔离的内外两套局域网。内网O A信息办公网络与国际互联网相隔离，流转内部文件；外网民政业务信息网与基层单位及相关部门互联，共享资料。确保各种信息在各自范围内应用，避免内外网交叉使用，并设置防火墙，确保网络系统的安全。

3.在业务层面上提升工作水平。

基层民政业务工作档案面广量大，做好民政业务电子档案的接收、处置、存储归档等工作，以及加强对基层民政档案兼职人员的业务培训，将是工作的重中之重。平时应注意对永久、长期保存的电子文件定期复制，防止信息损失，对档案信息的来源做好甄别，保护原始信息。并进一步创新服务手段，充分发挥档案信息的价值作用。

总之，随着计算机信息技术的不断推广与深入，计算机信息化管理已经在基层民政业务档案管理工作中得到了广泛的运用，信息管理不仅减轻了劳动强度、简化了工作程序、提高了工作效率和工作质量，还扩大了信息的共享和交流。虽然实践中还存在诸多问题，但随着科学技术的发展和各层面的共同努力，计算机信息管理必将在基层民政档案管理工作中发挥更大的作用，更好地为社会和谐进步服务。