知识管理视角下的国防科技工业档案信息资源开发

王利伟

知识经济与信息化时代，国防科技工业档案作为一种重要的战略资源，其重要性很大程度上体现在国防科技工业档案信息能够转化为知识，能够服务于生产力的发展和社会的进步。而以知识共享与服务为首要目标的知识管理，则为国防科技国防科技工业档案工业信息资源的开发指明了发展方向和实现途径。运用知识管理来提高国防科技工业档案信息资源开发的水平，对于发挥国防科技工业档案的功能与潜在信息价值具有十分重要的意义。

一、知识管理与国防科技工业档案信息资源开发的关系

知识管理兴起于20世纪90年代，主要是指组织为了提高生存能力和竞争优势，对于存在于组织内部的个人、群组或团体内有价值的知识，进行有系统地定义、获取、存储、分享、转移、利用和评估等工作。知识管理作为知识经济催生的一种全新的管理理念与管理方法，致力于对各种知识的连续性管理，通过知识交流与共享推动知识创新，着力培育和提升组织的集体创造力。知识管理是将可获得的海量信息转化和升华为知识，并且使得知识能够为人们所应用的过程。信息是现代社会中的一种重要战略资源，但是，信息并不等同于知识。只有经过一系列的有机地结构化、系统化的信息才能够称之为知识。因此，知识管理是信息管理的延伸和发展，组织（或个人）可以运用知识提高其在信息社会中的应变能力和创新能力。从这个意义讲，知识管理可以促进信息资源得到最大程度地开发。

1.国防科技工业档案信息资源具有知识属性

从信息属性角度分析，国防科技工业档案具有知识属性，这些知识主要是显性知识，国防科技工业档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。国防科技工业档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。国防科技工业档案信息资源的管理主要是针对文档这种显性知识的管理。

2.知识管理是国防科技工业档案信息资源开发的延伸

国防科技工业档案中不但包含大量的显性知识，而且也蕴藏着许多有待挖掘的隐性知识。因此，国防科技工业档案信息资源的开发，不仅仅是对分散、无序的国防科技工业档案信息进行收集、鉴别、整理、加工，更为重要的是发掘国防科技工业档案中的隐性知识，将这一部分知识转换成显性知识，实现知识共享和知识创新。而知识管理同样是对知识进行收集、加工、整合、配置、传输，其主要目标是管理组织的显性知识，发掘组织的隐含知识，实现隐性知识向显性知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。从这个角度上，国防科技工业档案信息资源开发和知识管理具有共同的目的和动机。

3.知识管理是国防科技工业档案信息资源开发的必然要求

当前，国防科技工业档案信息资源的作用日益凸现，国防科技工业档案管理工作的内容不断升华。随着我国经济和社会的不断发展，利用者到国防科技工业档案馆查询信息，希望得到的不只是简单的数据、单纯的史实或者一纸证明，而是更加完整的、专题的、成套的结构化、系统化的“国防科技工业档案知识资源”，这即是国防科技工业档案信息资源开发在更高的层面上的创新与发展。因此，知识管理是国防科技工业档案信息资源开发创新与发展的必然要求。

4.知识管理是对国防科技工业档案信息资源开发内涵的丰富

国防科技工业档案信息资源是适应生产力的发展水平，通过人员的参与而获取的可利用的国防科技工业档案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、积累性和内向性。我国传统的国防科技工业档案管理工作一般包括“六个环节”：收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。后来，逐渐把编目与检索、编辑与研究也列入国防科技工业档案管理工作的基本内容。随着知识管理时代的到来，国防科技工业档案管理的传统理论发生了变革，国防科技工业档案信息资源建设的工作内容也日益丰富。国防科技工业档案信息资源建设按照国防科技工业档案信息的加工处理程度划分为两个阶段：实体收藏(收集、整理、鉴定、保管、统计)和国防科技工业档案信息资源开发(编目与检索、编辑与研究)。实体收藏是国防科技工业档案信息资源开发的基础，其成果是收集齐全、整理有序的国防科技工业档案实体。国防科技工业档案信息资源开发是围绕社会需要，利用专业方法和现代技术，从收藏实体中发掘有用的信息材料进行编辑和研究，强调对国防科技工业档案信息的加工处理，是国防科技工业档案信息资源建设的高级阶段，其成果是配置合理、高度整合的国防科技工业档案信息资源库。

二、知识管理视角下国防科技工业档案信息资源开发的内容

1.国防科技工业档案信息资源的知识组织

随着计算机技术、网络技术的飞速发展与广泛应用，办公自动化与无纸化操作在许多机构已经成为现实，数字化方式深刻影响了国防科技工业档案的生成存在方式与馆藏结构，传统的实体馆藏增量急剧减少，而电子文件则成为机构国防科技工业档案的重要来源与存在形式。国防科技工业档案馆的馆藏结构正逐步从传统纸质的实体档案，转变为以电子文件等多媒体形式存在的数字档案。这一转变，一方面为利用者提供了更为丰富的国防科技工业档案信息资源，另一方面，数字档案呈几何倍数的增长，则可能会让我们如美国未来学家奈比斯特所说的:“淹溺在信息的海洋中，却不得不面临知识的饥渴。”仅仅依靠传统的组织方法根本无法满足利用者对于知识的渴求，因此，就需要通过知识的组织方法，在数目庞杂的国防科技工业档案信息资源中找出各种信息之间的联系。

所谓知识组织是指通过一定的方法来揭示知识单元(其中包括显性的知识因子和隐性的知识因子)，挖掘知识的关联过程及行为，从而为人们提供有效的信息和知识。对于国防科技工业档案馆来说，档案信息资源的知识组织就是运用知识的组织方法对档案信息资源的内容进行提炼和精简，找出其中的联系，获取有用的知识单元，并对这些知识单元进行组织与集合，最后将这些知识单元的内容及其相关的地址全部贮存于国防科技工业档案馆的知识库中，用来固化这些所提取的知识，方便知识的传递、共享与使用。

2.国防科技工业档案信息资源的知识开发

国防科技工业档案信息资源的开发，是指在信息资源知识组织的基础上，按照档案馆自身发展的特定目标以及机构内不同层次的需求，对贮存在知识库内大量的知识单元进行全面的系统化、结构化、综合化的分析，通过知识重组与知识再造流程，将知识与档案馆人员的智慧与创造互相融合，从而形成适应不同层次需求的知识产品的过程。这一过程中，档案馆人员发挥了关键作用，他们在运用档案信息资源的基础上，通过自身独特的知识与能力对馆藏的档案信息和知识进行深层次的加工，从而形成新的知识产品。这不但解决了机构内不同层次的需求，也为自身的知识创新与创造找到了实现途径，与以往的档案馆单纯提供档案的借阅利用相比有了质的飞跃。

对国防科技工业档案信息资源的知识开发，可以通过馆藏国防科技工业档案的知识重组来实现。所谓知识重组，是指在特定目标引导下，对知识客体(这里特指国防科技工业档案信息资源)中的相关知识单元及知识关联在结构上进行重新组合并有序化之后形成新的知识产品的过程。知识重组的优势是通过对知识客体的重新组合，可以为提供特定主题的知识索引指南，从而帮助人们克服因为知识分散而带来的检索困难，还可以专门为解决某一问题而进行知识重组，从而为人们提供经过加工序化后的知识情报。从本质上来说，档案信息资源的知识重组是一种高级形式的档案统计与编研工作。首先，知识重组的实际效用性更加突出，国防科技工业档案馆通过对自身掌握的国防科技工业档案信息资源进行知识重组，可以为机构提供各种类型的知识情报、知识索引指南、知识方案等，以便为机构解决问题、进行决策提供帮助。其次，从得到的产品内容看，传统的档案统计编研更注重内容的知识性，而知识重组的内容更具针对性。

三、知识管理视角下国防科技工业档案信息资源开发的途径

1.从档案收集到知识积累

收集本区域、本领域、本单位的档案是国防科技工业档案部门的职能使命。国防科技工业档案工作者在长期的工作实践中积累了这方面的经验，具备了档案信息资源收集的专业优势。如今，国防科技工业档案不仅是组织内本源性的“历史记录”，而且是重要的战略资源，除了发挥国防科技工业档案的凭证价值外，更要注重档案参考价值的开发。因此，基于知识管理的国防科技工业档案信息资源收集要在注重档案实体收集的基础上，还要注重数据、信息和知识的收集，将收集的范围扩大到机构外部信息资源和隐性知识资源。另外，收集归档要坚持数量与质量并重的原则，注意优化档案信息资源的结构。这样建立的档案信息资源体系才有利于国防科技工业档案信息连续性的管理和隐性知识的挖掘。因此，必须对传统的收集工作进行创新，将其内涵与外延进行扩展，使之发展成为知识积累工作。

知识积累工作主要是运用一定的方法和手段，将机构内国防科技工业档案信息资源、外部信息资源和隐性知识资源三大信息资源中所蕴含的知识进行获取，从而实现对这些知识的积累。

2.从档案整理到知识组织

传统的国防科技工业档案整理，在本质上是根据一定的档案分类法对收集来的国防科技工业档案进行分类、编号、入库、保存和提供利用。可以说，档案的分类法在一定意义上决定了档案馆内档案的构成和档案的排列方式。有些学者指出：“由于档案实体排放具有单向线性存放的特点，建立在这种基础结构上的档案信息资源开发，无论是在用户需求的适应性，还是档案信息内容的利用上都受到一些限制，客观上制约了档案信息资源的深层次开发与利用”。因此，国防科技工业档案的保管不能拘泥于历史记录的保管，而应组织其内容信息并融入价值创造过程中，为现实服务，充分发挥国防科技工业档案的情报价值。

要实现对机构中的三大信息资源进行整合，进而对其所蕴含的知识进行有效组织，就需要一定的知识分类体系来提供保障。从分类的管理对象以及分类的目标导向上看，知识分类体系与档案内容信息分类体系十分类似。因此，知识分类体系可以说是档案内容分类体系一种，它是对以往偏重档案实体的分类体系的有益补充和完善，可以使档案管理更为有序和规范化。从机构内档案借阅者的角度来看，完整的档案分类体系为借阅者多提供了一条档案借阅维度，借阅国防科技工业档案不再只依靠档案实体分类中的档号来进行，借阅者也可以通过知识检索来查找自身所需要的信息，使得国防科技工业档案的提供利用更为有效。

3．从档案鉴定到知识评价

国防科技工业档案鉴定是指国防科技工业档案管理部门根据一定的原则、准则和方法，对国防科技工业档案价值进行科学判断，确定档案的保管期限，并且通过质量检查和价值核查等手段，对已经失去保存价值或严重缺失的档案按照规定手续进行处理的档案管理活动。

知识评价是指以知识为对象，按照一定的准则和方法科学地判定知识的价值，保存有价值的知识而剔除无价值知识的知识管理活动。比较国防科技工业档案鉴定与知识评价这两项活动可以发现，二者本质上都是对信息价值的判断过程。但是，它们的信息价值标准的侧重点有所不同。国防科技工业档案鉴定更多地是偏向于档案的凭证价值和历史价值，而知识评价则更关注的是情报价值、现实价值和利用价值。基于知识管理的国防科技工业档案知识评价，在功能上要兼顾档案管理与知识管理对不同价值的关注，在方法上要借鉴档案鉴定的方法，同时遵循知识特性来进行评价。

4．从档案服务到知识服务

传统的国防科技工业档案服务方式主要是通过对国防科技工业档案提供借阅来完成的，由于档案的密级、档案分类体系的限制，导致了档案在提供利用上存在着许多问题。在知识管理的全新理念下，将传统的档案服务转变为知识服务，这是对国防科技工业档案服务内容与方式的变革与创新。

传统的国防科技工业档案服务是以提供档案以及档案信息来满足人们的需求，属于被动型的服务。而知识服务所强调的是为人们提供各种各样的知识，从而帮助其解决问题，属于主动型的服务。知识服务环境下，国防科技工业档案部门要主动向机构内的其他部门了解情况，通过调研和散发调查表等方式，知晓机构内其他部门所急需的知识和信息是什么，之后对这些信息进行统计，再由国防科技工业档案馆对其所掌握的资源进行加工，并将这些知识和信息推送到有关部门面前。同时，国防科技工业档案馆还要将这一行为常态化，保证服务的主动和及时。就服务手段而言，知识服务是强调在借助网络化和办公自动化环境下，使档案借阅者可以不用走出自己办公室就能够实现对档案的借阅。通过将国防科技工业档案全部数字化和国防科技工业档案全文数据库以及以Web为基础的网络借阅系统的建设，实现借阅者在一定权限内的自助式档案查阅服务。

知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，而且属于价值观念、管理范式、管理理念范畴。利用知识管理的理念和方法进行档案信息资源的开发，是国防科技工业档案工作适应时代要求的理性选择。

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