浅谈当前低保档案管理工作

低保档案，即各级民政部门在低保申请、审批、发放、管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。建立完善的低保档案是改革传统社会救济方式的需要，是建立健全新型社会救助体系的必然要求，也是做好低保的基础性工作。在低保工作持续发展和民生至上的执政理念下，新时期低保档案管理的重要性更加突出。低保档案真实记录了低保政策的落实情况，反映了享受低保待遇家庭的状况，是决策低保资金发放的依据，也是低保工作的基础，它充分体现了党和政府对贫困家庭的扶助。

当前，我国低保主要保障因疾病、残疾、丧失劳动能力、生存条件恶劣等生活常年困难的群众。各地发展不平衡，存在的主要问题有：低保标准的确定人为因素比较多，缺乏科学测算和合理精算；低保如何进行动态管理，在实际操作中如何信息化管理，成了我们新时期思考的重点问题。

1 收集与整理是做好低保档案工作的基础

低保档案的收集、整理、保管等各环节的业务工作事关困难群众切身利益。一是及时收集整理。在工作中形成和积累的一切资料都必须纳入档案管理范畴，要按照低保文件材料归档范围的要求，由专职档案员收集、整理和归档并存入档案室；有价值的文书档案、声像实物档案、业务工作档案的管理要分类分档。二是认真负责检查。档案管理人员负有对档案管理的业务全权责任。对文书档案、低保对象分户档案必须进行全面检查：首先检查档案资料是否完整，各类档案的各项要素有否填写；其次检查各种门类和不同载体的文件材料是否齐全，对于不完整、不齐全的文件材料要及时补充完整，收集齐全。 三是规范整理。对于收集齐全的文书档案和低保业务档案，以乡镇为单位，按照“年度——问题——类别”的方法进行分类整理编目、编号。使低保档案管理科学、方便利用。

2 统筹规划、组织落实是做好低保档案工作的关键

把档案工作的发展列入到各项规划中去，做到与业务工作同部署、同实施、同检查，把有关低保材料的形成、积累、整理、归档的要求列入工作标准、工作程序中，与岗位目标考核挂钩，有力地推动了档案工作健康发展。 在工作实践中，专门建立低保档案室，配备档案管理所需设备，对三类城乡低保对象档案、文书档案、业务工作档案等实行集中统一管理。使低保档案管理有位置、有领导、有计划、有落实。

3 建立完善管理制度是做好低保档案工作的保障

档案管理是一项长期的工作，要使这项工作能够持续、规范地进行。必须要有制度作为保障。根据《档案法》要求，结合低保工作的实际，先后制订了《档案员工作职责》、《档案库房管理工作制度》、《档案统计制度》《档案管理“三合一”制度》等相关配套制度。同时，我们针对出现的新情况、新问题，经常予以研究，不断改进，使低保档案管理制度在实际工作中得到进一步完善，档案管理工作也实现了标准化、制度化、规范化。

4 加强低保档案的动态管理、分类施保是低保档案工作的重点

定期或不定期调查、审核低保对象家庭经济状况，不断充实完善档案内容，切实做到“低保对象有进有出，补助水平有升有降”。及时向社会公示，接受群众的监督。对公示没有异议的，按程序及时落实申请人的最低生活保障待遇；对公示有异议的，要进行调查核实，认真处理，及时变动档案信息内容，以充分发挥低保档案的证据作用。根据不同贫困户的特点，分类施保，建立家庭分类分档的详细档案，以提高档案管理服务效率。低保档案为低保的复核工作提供了重要依据，通过查阅档案，可以很快确定复核重点，将不符合条件的对象办理退保手续。同时，将低保对象年度审核材料和半年审核材料全部纳入其个人档案，并对调整或停止低保待遇情况在其个人档案动态管理记录中记录在案，确保了低保档案的延续性、准确性和实用性。

5 加强手工档案材料收集整理工作，发挥其备份、凭证作用

低保对象手工档案实行一户一档，分类建档，做到按乡镇、村进行分类的模式存档，参训情况明。在低保户的低保待遇获得批准后，以户为单位建档，，要收集的材料包括低保对象申领低保待遇书面申请及所需证件，劳动能力鉴定认定书，评议公示情况，低保对象重大疾病医疗救助相关材料以及记录低保户实际变更情况和低保金的增减情况的材料。低保工作档案中发放的凭证有《人员花名册》、《分类救助名册》、《银行发放明细》等。

6 推进档案信息化建设是低保档案管理工作新时期的主要任务

低保建档方式在实行纸质归档同时，省民政厅加大民政信息化建设的步伐，经过多方调研、不断改进，切合工作实际的开发出了山东民政“金民工程”系统，其中低保信息系统已于2012年底启用，低保档案管理进入信息化。低保档案均可通过山东民政“金民工程”系统进行在线录入家庭基本信息、在线查询统计，实现了三级流程在线审批，使低保家庭的基本信息更加完善，有效避免重复救助或遺漏，走上了在线办理、在线查询的快车道，改进了传统档案管理中分盒分类的弊端，大大提高了工作效率和管理的准确性。低保档案信息管理，使当前低保档案管理工作实行了优质的服务和规范化的管理。在改善档案工作环境，加强档案业务建设，开发档案信息资源等方面都取得了明显成效，发挥了低保档案应有的作用。低保档案信息化，可改善档案管理工作，冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放。根据不同贫困户的特点，按照分类施保的原则，在低保管理系统中实现了分类查询、分类统计，提高了档案服务效率。

作者简介

李宗渤，山东省无棣县民政局 ，助理馆员。