企业档案管理信息化的发展方向

摘 要：企业要紧紧围绕转变经济增长方式，积极推广和应用信息技术，提高企业管理水平，促进企业持续、快速、健康发展。档案管理是企业管理中的重要环节。本文通过阐述企业档案管理信息化的必然性，针对档案管理信息化建设中的问题，提出企业该如何进行管理信息化建设的建议。

关键词：企业；档案管理；信息化；思考

1 引言

经济全球化的趋势已成为一种潮流不可阻挡，全面提高核心竞争力已是企业管理的当务之急。企业是经济运行的主体，为了适应社会发展需要，企业必须加快实施档案管理信息化建设，促进档案信息的共享与利用，提高企业运作效率，向技术进步、管理科学的现代企业管理模式方向转变。

2 企业档案管理信息化的必然性

管理信息化是企业提高竞争力的必然选择。随着信息网络的发展，使企业面临着知识化、数字化、网络化、全球化变革，企业的竞争力日益与企业信息化程度密切相关。信息技术、信息系统作为一种资源已不仅仅支撑企业战略，而且还有助于决定企业战略，信息战略已成为企业战略不可分割的一部分。

企业信息化是现代企业生存和发展的必由之路。从企业外部看，经济全球化与信息化呈加速趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈，这对企业形成了强大的压力。从企业内部看，为适应外部竞争环境，内部结构、业务流程、管理方式都需不断调整、改革，以提高企业的应变能力、创新能力和竞争能力。

3 企业档案管理信息化的内容形式

档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息的主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设主要体现在四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。

今后的档案，依然有数据型、信息型、知识型等不同类型。数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面最广，将关键准确的数据及时传输给相应的决策人手中，为企业的运作决策提供数据。企业档案管理信息化建设的关键点在于信息的集成和共享，是一个人机合一的有层次的系统工程，包括企业领导和员工理念的信息化；企业决策、组织管理信息化；企业经营手段信息化；设计、加工应用信息化。

4 信息化管理对企业档案工作的意义

4.1 有利于企业提高效率，降低管理成本

信息化企业成本的下降，其实质是通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使企业能以低信息成本实现共享管理成本，充分利用信息资源，节约产品开发费用，促进企业快速发展。

4.2 促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力

企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了多部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。

4.3 促进组织结构优化，业务流程更加先进

档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，实现了动态管理，使信息溝通畅通及时，发挥出了流程化管理的最佳效率。

5 企业档案管理信息化存在的问题

5.1 对档案管理信息化思想认识上相对匮乏

信息化的结果是使企业管理环节更透明，将为企业打造一个全新的管理体制，重建企业生产系统和组织结构。出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。

5.2 缺乏档案管理信息化建设长远规划，理论实践结合不够

由于我国多数企业正处在工业化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，企业对自身的发展战略缺乏考虑，因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设的成功实施。

5.3 档案管理信息化建设不能与企业基础信息资源建设同步进行

一些企业档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成有些企业在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。

5.4 部分企业档案信息化建设存在盲目性

在推进企业信息化建设进程中，软件公司对企业特点、业务流程、管理特色、个性化需求缺少专业的了解，有些企业采用拿来主义，照搬套用，方案论证过程中缺乏系统的需求分析，实施过程中又缺乏量身定制的二次开发能力，使得所建的信息化系统没有因企业的个性而异，缺乏针对性和实用性，实施后效果不理想。

5.5 档案管理信息化建设质量有待提高

从企业档案信息化建设的过程中可以看出，不少企业在企业信息化建设过程中，系统功能求大求全，使所建造的企业信息化系统与自身业务流程、管理流程大相径庭。同时相应的人才队伍数量和质量不足，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。

6 企业档案管理信息化发展的方向

6.1 把握我国经济发展转型特征，做好信息化建设基础工作

企业领导决策层必须首先实现观念的转变，充分认识档案管理信息化建设的作用，明确档案管理信息化建设的目标，认真抓好企业管理信息化建设。从全局上权衡、协调、审定、决策及组织实施。将档案管理信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，档案管理信息化建设要正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。

6.2 着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程

在企业管理信息化建设过程中，可以分阶段地逐步推进管理信息化，减少投资风险，提高成功率，从而使得管理信息化建设和企业的发展相辅相成，相互促进。企业生产系统的信息化、管理决策的信息化、办公自动化等信息系统与数字化档案管理系统充分衔接，实现信息资源共享，最大限度地支持企业的经营发展。

6.3 档案管理信息化建设应根据不同企业的实际情况，循序渐进地进行

每个企业都应根据自身特点，科学、合理地进行档案管理信息化建设决策，符合自己的日常业务需要，对档案管理信息化进行深入的可行性研究。将有限的资金合理应用，挑选符合企业所处行业中经验比较丰富的软件公司协助开发档案信息管理系统，尽量不走弯路。

6.4 大力提高档案工作人员的素质

档案工作者必须具有较高的政治素质，良好的职业道德和崇高的敬业精神以及扎实的现代科技管理知识。每个企业都应当采取多种途径和方法，加大對档案管理人员的培训力度，有目的地培养和提高档案工作者对档案信息化管理知识的认识和技能，让档案工作人员系统地、全面地掌握现代化科学管理档案的本领。

6.5 加强各项管理规章制度建设，提高档案信息管理工作质量

企业在档案管理信息化建设过程中，必须制定特定、完善、符合实际需要的管理规章制度，从而有效保障数字化档案建设安全有序地开展。相关部门应制定出操作性强的档案信息资源管理的原则和具体要求，设立专业人员负责管理。企业档案信息化建设的目标是最大限度延长档案的寿命，最广泛、最快捷地提供档案信息来满足企业自身发展的需求。针对电子档案存在不安全、易修改等特性，可采取以电子介质归档为主，纸质归档为辅的做法，将电子档案和纸质档案共同存储，在保存时效上予以分别规定，将二者有机结合，实现档案信息管理工作的高质量。同时，要加强档案信息的安全管理工作，不给蓄意窃密者有机可乘，对企业运行的各项信息系统设定防护措施和应急方案。

参考文献

[1] 曾晓萱. 企业创新文化——现代企业发展之魂 [M]. 山东：山东科学技术出版社，2010.

[2]缪惠. 信息工作与档案管理 [M]. 合肥：合肥工业大学出版社，2009.

[3]曹国法等. 中小企业管理信息化研究 [M]. 郑州：郑州大学出版社， 2011.

作者简介

马艳靖（1967-），工程师， 毕业于中央广播电视大学，目前在江苏华明实业公司工作