档案管理服务现代社会的几个转变

辛影

摘 要：随着社会经济的不断飞速发展，档案管理服务也存在许多不足的地方，这就需要改革与转变，本文主要阐述了传统档案管理服务的不足以及几个重要的转型，从而更有利于现代社会的发展。

关键词：档案管理；服务；转变

1 我国传统档案管理服务的弊端不足

1.1 提高档案服务人员的素质迫在眉睫

档案主要是为城市建设服务的，其内容的多样性要求档案工作者必须具有多方面的知识，既要有档案管理方面的知识，还要具备一定的电脑专业知识及电脑操作技能，这就要求我们的档案员需具备细致和认真的工作态度。城建档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，全面了解所保存档案的种类、内容及其完整、准确程度。这样，才能做好城建档案管理的各项工作，充分发挥科技档案的利用价值。从目前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理、年龄老化等现象。尤其是具备科技档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。现在是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构，不断加强人员培训与人才培养。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。

1.2 少数档案的收集不完整、不及时，影响了档案的提供利用

收藏档案的中心任务就是提供利用，如果收集不及时、提供的档案不完整，不仅会影响和制约档案提供利用，而且也不利于档案的有效管理和开发。当前，少数档案收集不完整、不及时，主要是收集文书档案过多，而不注重收集业务档案和科技档案；收集纸质档案过多，而不重视收集声像档案；立档不负责任，不按要求立档，不及时移交，留作自用，随意分散案卷，也是影响档案收集完整的一个重要原因。

2 档案管理服务现代社会的四个转变

2.1 提高档案工作人员素质，是转变档案管理服务的关键

要转变，人才是关键。在市场经济和电子政务日益发展的今天，正如前面论述档案管理服务转变职能的原因中所提到的，档案管理部门工作面临很多新的变化，这些新变化需要档案工作人员不断提高自身综合素质，深入学习开展档案工作所需要的各种新知识、新技能，多学习计算机技术、网络技术、法律知识等相关知识，以适应电子政务发展的需要。可以采取“送出去学、请进来教”的学习方法，输送优秀人才到南方电子政务发展较快的大城市学习，还可以从大学、研究所等地请来专业教师，进行内部培养。人才培养出来了，思想观念也就更新了，也就会走出传统的工作方式，转变职能，更好的为市场经济服务。

2.2 在收集上，档案管理由数量转变成质量

档案资源的丰富，确实是档案工作的资源和发挥作用的基础。多年来，正是在这一理念的支配下，许多档案馆“捡到篮里就是菜”，碰到什么收集什么。久而久之，虽然有了量的积累，但质的提升不明显。相反，由于过分繁乱芜杂，不但因此占用了空间，加大了工作量，还因“沙”的倍增，导致“金”被“淘”出難度的加大。许多用户，就是因为没有时间，失去耐心，查着查着就索性放弃了。特别是随着现代生活、工作节奏的加快，这一点也表现得越来越突出。所以，原有的收集理念，必须向讲求质量转变。对少而精的资料，按专业和可开发利用的角度进行梳理、整合、加工、优化结构，分门别类，合理归档，输入计算机，逐渐形成专业性强、载体多样、特色显著、可纵深拓展的馆藏。

2.3 在服务上，档案管理由“被动式”向“主动式”转变

在服务上，档案管理不能只能“坐等式”的“被动式”向“主动式”转变服务。对于怎么样进行主动式服务，主要是从四个方面着手考虑的。一个是调研用户需求的档案，然后根据需求进行针对性的服务。二是需要有包装和宣传。让公众都知道馆里都放着的是什么资料，把档案馆的神秘感消除，然后用更简捷的方式查到和运用。三是可以实行“一条龙”的服务，比如上门服务等。四是由“传统型”服务手段向“科技型”的服务手段转变。构建档案目录信息数据库和查询系统，完善计算机档案检索体系、档案信息资料数字化、档案信息资源网络导航、档案信息在线咨询服务，等等。

2.4 档案信息化的纵深发展的转变

技术特征无疑是信息化环境的核心特征之一，在信息化环境下进行档案管理业务活动必须要学习和把握这些新技术，同时，档案信息化的深入发展也将推动信息技术在档案领域的应用向纵深发展。信息化环境中使用的信息技术非常广泛，以数字档案馆系统为例，其中运用到的关键技术有数字化生成技术，包括信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、音频转换技术等；存储技术，包括磁盘阵列、光盘库技术等；分类检索技术，包括自动分类检索、关键词检索、全文检索、多媒体检索等；信息安全保护技术，数据加密技术、数字签名技术、身份认证和访问控制、系统备份等；中间件技术和集群技术等。

具体从生命周期的理论分析，档案信息化尤其是电子文件管理对技术的需求体现在：（1）文件创建生成环节。在信息生命周期的初始阶段，要求能够有效实施电子文件的前端控制原则，即通过元数据、模板、格式管理、认证等技术框架通过管理信息系统的建设综合实施对电子文件的前端管理，并能通过流程管理、日志等技术手段实现文件在创建阶段的动态管理，确保包括电子文件内容、结构、背景、管理活动信息在内的信息的原始性和完整性。（2）文件归档环节。电子文件是一项管理和技术依赖性都很高的活动，该阶段涉及的主要技术领域包括多格式类型文件归档技术（如电子邮件、数据库、网页、即时信息等归档技术）、远程文件网络归档技术、逻辑归档技术、业务文件数据共享技术、信息安全管理技术，以及系统集成技术等。（3）信息组织管理环节。由于电子文件管理活动具有一定的非线性特征，电子文件的组织管理实际上可以分散在其他阶段中一并执行。组织管理活动的主要目的就是将原本大量的、分散的、杂乱的信息经过筛选、分析、标引、著录、整序、优化，形成一个便于用户有效利用的系统的过程。因此本阶段涉及的技术可以具备较高的智能水平，像鉴定、标引、分类技术都需要较高的管理能力和技术水准。（4）数字信息存储环节。包括载体管理、归档格式管理、存储管理、迁移、仿真、保存元数据等。（5）信息利用环节。其技术范畴包括任何有助于档案价值发现或提升的技术，如网站技术（信息门户）、信息搜索技术、数据挖掘、知识管理、信息发布等。此外，除了按生命周期阶段对技术范围进行划分外，还包括安全管理、认证、日志管理等重要的贯穿全程的支撑技术，以及囊括多个阶段管理任务的电子文件管理系统或数字档案馆的系统研发工程。

总之，改管理型服务为智力型、技术型服务，未来档案馆（室）的服务模式应是用户中心模式。面对人类正从工业化时代向信息化时代再向知识经济时代过渡的重要时期，我们应抓紧建立健全信息网络，形成图书、档案、情报等各类文献开发、生产、服务一条龙，使现代信息技术服务于社会各个层面，促使其不断进行创新，突出自身特点，获得可持续发展的动力。

参考文献

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