基于组织边界管理的高校信息化组织部门协同研究

2013-10-11周晓宁刁永锋

中国教育信息化 2013年19期

周晓宁，黄瑞，刁永锋

（西华师范大学教育学院，四川南充 637002）

近年来，我国高校教育信息化在基础设施建设和资源应用建设上已初具成效，在硬技术得到快速提升的同时，也遇到发展瓶颈。高校信息化建设中普遍存在信息化组织部门间责任推诿、各自为战，部门间的“信息孤岛、信息壁垒”等现象。这些问题似乎都与硬技术无关，却与高校信息化组织部门间的协同程度和管理机制息息相关，严重制约了高校信息化建设的本质提升。本文试图从组织理论中组织边界的角度出发，探讨通过对高校信息化组织部门组织边界的界定及组织边界活动的管理，有效提高高校信息化组织部门间的协同程度，提供一种解决现存问题的新途径。

一、组织边界及边界管理

在主流的组织理论中，组织被认为是一个通过边界自我维持的生态系统。组织中群体之间彼此关联方式的不同，形成了各个单位不同于其他单位的区别，这个区别由组织边界来表征。组织边界被认为成一种动态稳定的秩序，它随着组织群体行为的变化而改变，其本质是“对内维持秩序，对外发挥保护作用”，同时边界也可以“作为一种管理手段存在，扮演协调与其他组织关系的角色”。[1]组织边界具有限制和调整双重属性。[2]具体到高校信息化组织部门的边界：一方面信息化部门组织边界的存在使得高校信息化各部门在自己的职责范围内活动，确保信息化建设各项活动和项目的顺利推进，边界通过对部门的内外部控制实现其限制属性；另一方面，组织边界为部门间的资源和活动的自由流动提供相对稳定空间的同时，部门间的协同行为和对外活动又会改变部门间初始的组织边界，形成新的组织边界，即边界的调整作用。

组织中的管理在很大程度上是关于建立、维持和改变团体、活动、责任以及资源之间的边界，管理者和研究者经常忽略的群间关系，正是引导组织发展和变革的关键因素，因此高校信息化领导者需要关注他们所管理的组织中不断改变的边界，重视边界管理对于高校信息化组织管理的意义。同时，作为一个复杂组织，组织边界和边界管理的应用能够帮助分析高校信息化组织内部门间的社会关系和协同机制，促进各部门合力发展，促进高校信息化体制和机制的改革与创新。

二、高校信息化组织部门边界

1.高校信息化组织的顶层设计与部门划分

从协同学的角度来看，高校信息化协同建设效能依赖于高校信息化子系统的协调合作，各部门协调与合作的程度，是高校信息化组织从无序到有序状态的序参量，将直接影响信息化协同建设的整体效应，即高校信息化建设的协同效应。高校信息化组织作为信息化建设的主体，是各个部门相互依存而构成的一个复杂系统，决策、管理、技术和服务必须同时到位，才能建立合理的信息化机构，促进高校信息化组织的整体功能发挥，提高IT治理的绩效。

由于分工与职能的不同，高校信息化组织内部划分为不同的部门，通常由决策部门、管理部门、技术部门和业务部门四个层次构成。在所有部门中决策部门处在顶层，如校园信息化领导小组，是推动高校信息化建设的关键；管理部门承担信息化建设的监管、考核等工作，如信息化办公室；技术部门主要指高校信息化建设中负责技术方面工作的部门，一般由网络中心，计算中心等构成；业务部门为高校提供信息化服务和相关业务承办，通常由图书馆、后勤部门和教务处等组成。

2.高校信息化组织部门边界的确定

高校信息化组织在划分各个部门的同时，也形成了部门间的初始组织边界。高校信息化组织各部门组织边界的确定对于组织管理具有关键的作用。首先，没有组织边界，各个部门便不能在高校信息化建设过程中自我定位，就会因失去组织目标而无法立足。其次，组织边界的确定明确了各个部门在信息化分工方面位置，有利于部门凝聚力和协同力的产生，提供高校信息化组织部门协同效应发挥的前提。组织边界可以划分为实态组织边界和虚态组织边界。[3]

（1）高校信息化组织部门实态边界的确定

高校信息化组织部门的实态边界主要是指对时空限制的物质边界和各种限制部门之间及部门与外部环境之间交互的规则。物质边界决定了高校信息化各个部门活动的特定空间，属于实态边界的一种，各个部门所具有的硬件设施控制了组织内部信息交流的途径和范围。

高校信息化组织各部门的相关规则和规定属于另一种实态边界。这些规则控制各个部门内哪些成员可以和其他部门的成员或组织发生交互以及哪些资源可以在各个信息化部门间流动共享。

（2）高校信息化组织部门虚态边界的确定

高校信息化组织部门的虚态边界是指无法以客观的方式考察但却实际存在的组织边界，高校信息化组织部门的虚态边界主要表现在以下方面。

一是各部门在对高校信息化协同建设理解不同造成的虚态边界。高校信息化组织的决策部门处于整个高校信息化战略规划的高度，而管理部门、技术部门和服务部门则分别从管理、技术和服务三个层面看待高校信息化协同建设，由于出发点不同形成部门间的虚态边界。

二是各部门本位主义思想和群体利益博弈造成的虚态边界。[4]各部门人员固守自己的工作岗位,本位主义思想浓重，无形中形成了部门间的虚拟边界。高校信息化组织各部门间存在资源分配不均，经济、物质或精神方面的的群体博弈也确立了部门间的边界。

高校信息化组织部门边界不断界定和调整的循环过程正是高校信息化组织部门间协同的过程，也是最大限度地发挥高校信息化组织的合力作用，产生高校教育信息化组织部门协同力，为高校教育信息化提供强大的动力和支撑的过程。

三、组织边界活动对高校信息化组织部门协同的影响

高校信息化组织部门的边界活动，主要是指各部门通过点、线、面与其他部门或与外界环境发生持续的相互作用，信息资源历经输入，转换和再输出的过程而达到部门间的协调合作，以达到动态平衡的状态。

组织边界活动对高校信息化组织部门协同的影响分为正向作用和负向作用。

当高校信息化各部门间的资源、信息等在相互输入、转换和输出的过程出现不畅，产生阻滞，即部门组织边界活动屈于消极麻木状态时，自然对高校信息化组织部门间的协同是负向作用。反之，当高校组织内部门间的边界活动处于活跃状态，彼此之间信息资源的输入、转换和输出特别顺畅，这时也会促进高校信息化组织部门的协同，组织边界活动具有正向作用。

四、有效的边界管理促进高校信息化组织部门协同

对于组织边界和活动的管理，本身就存在模糊性，有关人员无从下手或逃避责任或超权力执行，组织边界管理成为学校组织管理中的一个盲区。[5]高校信息化组织是一个复杂的生态系统，其内部是各部门构成的子系统，相互之间通过部门的组织边界发生影响。传统的高校信息化组织仍然采用的是科层制，采用内敛性的管理，强调的是组织层次的结构型性，特别是对内部垂直体系的控制，这些高校的信息化组织往往追求稳定有序的僵化状态，重视各个部门内的工作和管理绩效而忽视部门间的协调，整个信息化组织的效能得不到提高。

1.采用矩阵式结构有效突破传统体制下组织边界管理的困难

矩阵管理法是为了某一工作目标，把同一领域内具备相当水平的创新元素组成一个纵横交错的矩阵，通过管理使元素及行列按数学规律变换，从而创造条件，激励创新。[6]国外高校信息化组织普遍推行的CIO机制，便是矩阵结构管理体制，在纵向上设立CIO信息主管及CIO办公室作为决策层，统筹规划整个高校的信息化战略工作，制定和实施各项规章制度、评价指标体系、奖惩措施等。第二层设置管理部门、技术部门和服务部门。纵向结构是上下级的关系，主要是政策和权利的沟通和传达。在横向管理上，根据各个二级部门的职能又设置相应的部门CIO具有管理职能和实施职能,负责学校的信息化项目在具体实施建设中的管理，同时负责全面性的服务、日常管理评价、人员培训等。矩阵式高校CIO信息化组织边界管理示意如图所示。

图矩阵式高校CIO信息化组织边界管理示意

CIO及部门CIO的设置使得高校信息化组织部门间的边界管理有了专门专职人员，能够有效掌控和监督部门间的边界活动，及时发现并解决部门的资源信息沟通不畅等的问题。矩阵结构有利于加强组织内部部门间的横向沟通，能有效促进高校信息化组织的边界管理，解决由于组织边界造成的信息壁垒问题。

2.注重利益分配对高校信息化部门组织边界的重构作用

高校信息化组织内部各个部门之间存在一定的利益分配关系，部门间组织边界的形成表明各部门间利益分配达到动态平衡，但是这种平衡状态在整个高校信息化建设过程中并不是一成不变的，当部门利益分配的平衡被打破，部门间的组织边界也会发生破裂与重构。组织中的重大变革往往都是在组织的部门或是群体之间和组织之间所进行的地位、权利和资源的分配。

高校信息化建设过程是一个长期的持续过程，需要持续的建设经费，包括基础设施建设、数字化教育资源建设、信息化管理队伍培训等都需要大量经费，而且每年还有维护和更新费用。如何在高校信息化组织中合理分配各部门的经费问题，对组织边界的动态稳定有重要作用。此外，高校信息化组织各部门在信息化进程中承担的责任与付出与其在经济、物质或精神方面的回报是否平衡也关系到部门组织边界的稳定性，资源分配不均或组织变革与重组这些都会引起部门内个人和群体行为的变化，改变个人和群体对组织部门内外的认知，进而引起部门组织边界的局部破裂，实态和虚态边界的重新界定，形成新的部门组织边界，完成高校信息化部门组织边界的重构。

3.将组织边界活动纳入部门内部评价考核体系

尽管高校信息化组织部门的边界活动具有多样性和复杂性的特点，但是可以通过一定的措施有效管理部门的组织边界活动，进而提高高校信息化组织部门间的协同程度。可以根据高校信息化组织结构的特点，将部门间在点、线、面上发生的组织边界活动纳入各部门内部的考核体系中，有效促进部门间边界活动的积极开展。在对各部门进行评价考核时，适当设置对本部门与其他部门在信息、资源或观念等的传递上的项目考核，这样可以有效提高部门间在各个边界上的活跃程度，利于解决部门间的责任推诿问题，以促进高校信息化组织部门间的协同。