人力资源档案管理信息化建设的思考

孙超

[摘要]随着电子信息技术的飞速发展，各行各业信息化建设如火如荼，从90年代初开始我国电子政务建设围绕“两网一站四库十二金”展开。一、人力资源和社会保障档案管理存在的问题；二、是档案管理手段落后；三、人事代理制度存在的弊端；四、加强人力资源和社会保障档案管理信息化建设

[中图分类号]G271

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）05—0383—01

随着电子信息技术的飞速发展，各行各业信息化建设如火如荼，从90年代初开始我国电子政务建设围绕“两网一站四库十二金”展开。也就是是面向政府办公业务建立的十二个重点信息应用系统。如今已经发展为17个信息化建设金字号工程，（一）金宏工程、（二）金税工程、（三）金关工程、（四）金财工程、（五）金卡工程、（六）金审工程、（七）金盾工程、（八）金保工程、（九）金农工程、（十）金水工程、（十一）金质工程、（十二）金旅工程、（十三）金卫工程、（十四）金土工程、（十五）金信工程、（十六）金贸工程、（十七）金智工程。作为国家信息化建设首批金字号工程之一的金保工程历经10年建设已经初具规模，为人力资源和社会保障信息化提供了强大的支持平台，在人力资源和社会保障管理工作中，如何搭载这个强大的信息化建设平台，做好本部门业务的信息化建设，是值得我们认真思考并积极探索的新问题。

所谓的“金保工程”是国家建设的热力资源和社会保障信息化工程，是利用先进的信息技术，以中央、省、市三级网络为依托，支持劳动保障业务经办、公共服务、基金监管和宏观决策等核心应用，覆盖全国的统一的劳动保障电子政务工程。其内涵可以简要概括为“一二三四”四个字：一是一个工程，指在全国范围建设一个统一规划、统筹建设、网络共用、信息共享、覆盖各项劳动和社会保障业务的电子政务工程；二是两大系统，指建设社会保险子系统和劳动力市场子系统；三是三级结构，指由中央（人力资源和社会保障部）、省、市三层数据分布和管理结构组成；四是四项功能，指具备业务经办、公共服务、基金监管和宏观决策四项功能。

“金保工程”作为劳动和社会保障电子政务工程，既是国家电子政务工程的组成部分，也是劳动和社会保险信息化建设的组成部分，包括办公网、业务专网和公众服务网的建设，其中，业务专网是金保工程建设的主体。在劳动保障领域，劳动保障部的办公网属于政务内网的基本范畴；劳动保障系统的业务专网属于政务外网范畴；利用互联网等技术建立公众服务网提供劳动保障公共服务。

一、人力资源和社会保障档案管理存在的问题

一是档案管理任务量增大。在2008年国务院机构改革中，原人事部和原劳动和社会保障部合并组建成的人力资源和社会保障部。此后各地方两个部门相继合并并正式开展业务，两个部门合并后业务交叉项目需要整合，给档案管理工作带来新的挑战，当年国企改制解除劳动合同的大批职工档案、大中专毕业生档案、异地就业因为户籍障碍无法移交当地人才管理部门管理的档案等等，这些档案管理仍旧靠传统人工方式管理势必带来许多不便。

二是档案管理手段落后。人力资源和社会保障档案管理手段基本上沿用传统的纸质档案管理模式，即便实行计算机管理，也没有统一的管理软件。基本上还是手工操作，人工检索，人工查询。档案移交到档案管理部门首先要登记造册，开具档案托管证书，按照一定规律存放到档案柜里。被托管的档案要凭证书编号才能查询。即便能用计算机检索由于软件问题有的时候也检索不到。这种管理模式带来的弊端是显而易见的。

三是人事代理制度存在弊端。人事代理制度是指由政府人事部门所属的人才服务中心，按照国家有关人事政策法规要求，接受单位或个人委托，在其服务项目范围内，为多种所有制经济尤其是非公有制经济单位及各类人才提供人事档案管理、职称评定、社会养老保险金收缴、出国政审等全方位服务，是实现人员使用与人事关系管理分离的一项人事改革新举措。人事代理的方式有委托人事代理，可由单位委托，也可由个人委托；可多项委托，将人事关系、工资关系、人事档案、养老保险社会统筹等委托区人才服务中心管理，也可单项委托，将人事档案委托区人才服务中心管理。这种管理制度存在的问题是人与档案脱节，人与档案分离。往往出现档案记载不够全面。“三资企业”、私营企业、股份制企业、民办科研机构等无主管单位以及不具备人事管理权限的单位，聘用专业技术人员和管理人员，均由单位办理委托人事代理。企业在当地的还有情可原，一些在限制户籍的大中城市工作的大中专毕业生到当地人才服务部门托管档案又受到一定的限制，只好把档案移交到户籍所在地保管，造成不便和扯皮现象。世界进入一人多职业的社会，个人创业成为一种时尚。《学习的革命》一书的作者写到：“在21世纪，你最大的雇主，将是你自己！”个人创业已成为一种趋势。也就是说：现在的世界进入了一人多职业的时代。在国外一个人只有一份职业叫笨蛋，在多职业时代依然沿用计划经济体制的档案管理模式显然已经不适应。

二、加强人力资源和社会保障档案管理信息化建设的意见

针对以上存在的问题，提出以下几条意见：

1、建立健全档案信息化管理制度体系。人力资源和社会保障档案管理信息化建设的前提是建立管理制度，从适应信息化建设人手，建立一整套适应信息化管理的档案管理制度体系，规范档案管理信息化制度运行，制定统一的、标准的规范体的档案管理信息化体系。摒弃传统手工操作，手工管理的旧制度，对于能够实现无纸化管理的档案尽量实现无纸化管理，网络查询，这样既便于管理，又方便使用者查询。

2、完善人力资源和社会保障档案管理信息化安全保障机制。人力资源和社会保障档案管理信息化档案信息化建设就要依托互联网平台，实现档案文件上传，下载，检索，查询网络化，因此必须加强安全风险防范，做好数据备份，重要档案要实现异地备份，要不断加强安全保障机制建设，提高档案管理人员的风险意识和风险防控意识，严防互联网黑客对信息系统的攻击和窃取个人档案资料，在身份认证、防火墙建设、数据备份等方面采取可靠的安全防护措施。

3、制定人力资源和社会保障档案管理信息化标准。在人力资源和社会保障档案管理信息化过程中，国家（人力资源和社会保障部）有必要组织专家编制管理软件，制定档案管理信息化标准，根据人力资源和社会保障档案管理信息化发展的需求和特点来制订内部的管理标准体系，并且在实践中不断进行完善和升级，对数据库结构和格式等作出统一的规定并且实现软件自动纠错，防止数据录入错误，同时实现各类统计要求，对于实现人才管理统计数据准确及时具有十分重要的意义。

4、加强人力资源和社会保障{当案管理信息化人才队伍建设。实现人力资源和社会保障档案管理信息化就必须培养和造就一大批信息化管理人才队伍。但从目前状况看，人力资源和社会保障系统现有的人员中，具备与信息化的快速发展相对应的知识和操作技能的人才相对缺乏，信息化人才尤其是管理人才已成为制约航道管理信息化发展的重要因素，培养一支既懂管理科学又懂信息技术的复合型、专业化、正规化的信息化人才队伍，已是当务之急。从实践来看，人力资源和社会保障系统的信息化建设正处于全面推进的起步阶段，在这个阶段，信息化人才队伍建设是难题中的难题，也是促进信息化发展的关键。随着人力资源和社会保障中心数据库、管理系统、办公自动化系统的建成和使用，人力资源和社会保障系统的政务信息化框架已基本构成，行政管理全面实行信息化的条件已经具备，这是贯彻落实科学发展观、构建和谐航道的迫切需要和必然选择，既是人力资源和社会保障行政管理发展趋势的要求，也是系统提升管理水平的内在要求。