文秘人员提高写作水平尤需关注两个方面

文/张士英

文字资料工作是办公室的重要组成部分，是为领导服务的一个重要方面，给领导当参谋、搞服务是其重要任务和职能。不能写，不会写，是当不好秘书的。写好一份文件或报告很不容易，不少人眼高手低，说起来容易，写起来难。我体会，搞文字写作的人，需要具备较好的理论功底、较高的政策水平、工作经验和写作能力四个方面的本领。而提高写作水平，尤需关注以下两个方面。

首先，要吃透“两头”。即吃透上头和摸清下头。吃透上头，是解决写文章的观点问题；摸清下头，是解决写文章的材料问题。一篇好的文章，就是观点和材料的统一。观点哪里来，主要是从吃透上头来的。这就需要，一要深刻理解中央和上级有关政策和文件精神，使自己的思想与全国、全省的大气候合拍。要养成早晨听广播、晚上看新闻、睡觉前看完当天报纸重要内容的良好习惯，持之以恒，必有收获。二要主动与领导多沟通、多探讨，及时了解并掌握领导近一段时间的工作思路和要抓好的重点工作。如果还觉得观点不够明确，就从实际材料中来补充和明确，从信息和调研中来解决。办公室还要做好信息调研和综合反馈，为领导决策提供依据。三要捕捉新意。党委、政府的重要会议、领导的重要讲话往往要表达出一种重要理论、重要思想、重大决策，而这些理论、思想、决策并不是凭空想出来的，它有一个酝酿的过程。在这个过程中，领导会有意无意地流露出来。作为领导身边的工作人员，要十分注意捕捉到领导思想的萌芽。四要做到“四勤”，即脑勤、手勤、嘴勤、腿勤，多学多看，多跑多转，多写多练。常言道：“读书破万卷，下笔如有神。”书读得多了，知识广博，就能做到心随书走，神随字转。办公室人员要发扬钉子精神，挤时间多读点儿书。读书是一本万利的事情，也是获得知识的必经之途，同时，要不断拓宽知识面。要认真学好近期中央重要文件及中央领导人的重要讲话，还要读点儿哲学，提高透视事物的本领，学点儿历史，增强鉴古知今的能力，看点儿文学作品，垫好文字功底，还要尽可能多地熟悉和掌握各项工作的特点和规律，不断写些学习心得体会，力求成为政治上的清醒人、政策上的明白人、工作上的内行人。要养成记笔记、写日记的习惯，随时把名言警句、有关资料数据抄录下来。要特别注意材料的积累，常言说，“巧妇难为无米之炊”，要利用多种渠道广泛搜集信息，整理资料。要做“有心人”，“每事问”，对看到的某个事情或现象，要多问几个为什么。要及时做好领导讲话和听取下基层工作汇报的记录，即使是非正式场合同样如此。同时，要时刻注意搜集整理各方面的典型，在自己头脑中经常储存着几十个甚至更多的活典型，这样无论是搞总结还是写讲话稿，说不定什么时候就会派上用场。不然的话，平时不用心，不积累，不归纳，到用时就会抓瞎。

摸清下头。调查研究是掌握实际情况，获得正确认识的重要前提，也是领导机关和领导干部的基本功，表现在文章里就是观点和材料的有机统一。按照唯物主义的观点，材料是从实践中来的，观点是从材料的分析中求得的，材料是第一位的，观点是第二位的。如果既有材料又有观点，生动的材料说明观点，观点又统率了材料，自然就是一篇好文章。生动的材料从哪里来呢？唯一的途径就是要围绕中心工作，考虑决策需要，关注重点、热点、难点问题，放下架子，扑下身子，经常深入到基层去，深入到群众中去，及时了解掌握真实情况，并潜心研究，然后条分缕析，归纳整理。毛泽东在《反对本本主义》一文中形象地把调查研究比喻为“十月怀胎”，把决定政策和解决问题比喻为“一朝分娩”。他说：“我的经验历来如此，凡是忧愁没有办法的时候，就去调查研究，一经调查研究，办法就出来了，问题就解决了。”陈云也曾指出：“领导机关制定政策，要用百分之九十以上的时间做调查研究工作，最后讨论做决定用不到百分之十的时间就够了。”调查研究、总结经验，是谋事之基、成事之道，是从方法论的高度解决了主观与客观、理论与实践、感性与理性、个人与群众、历史与现实的关系问题。不然的话，写起材料来东拼西凑，没有自己的语言和风格，写些粉饰文章，像一杯白开水，既无味也无色，虽然放之四海而皆准，但是什么问题也解决不了。为了摸到真实情况，写出好文章，第一，在条件允许的情况下，办公室人员最好分两组，一组顶岗值班，另一组深入基层开展调研。第二，办公室工作人员每人结交几位了解实情、敢讲真话的知心朋友，经常与他们保持联系。第三，主动上门请教某些方面的专家学者和有经验的同志，在文件起草之前，多听听他们的意见，取得他们的支持。

其次，要明确写作的目的。机关公文大体有10类15个文种，即：命令、指令，决定、决议，指示，布告、公告、通告，通知，通报，报告、请示，批复，函，会议纪要。文风体现党风，反映作风，直接关系着办公室工作的实际效果。要用心务实，用心求理。不论什么材料，首先要注重针对性、指导性和可操作性，一般说来，对上的汇报、报告，讲感染力，多用事实说话、典型说话、数字说话，使上级领导阅后点头称赞、心中满意。对下发文、讲话要有号召力，明确指导思想和具体要求，让人一看就懂，一听就明。写作程序大体分四步：选材、构思、成型、加工。要注意以下几点：第一，开门见山，做到意尽文止，条理清晰，文字精练，切忌穿靴戴帽，言之无物。草稿拟出后，拿出“一个逗点一滴汗，一个句号一支烟”的精神，字斟句酌，不厌其烦，反复推敲，删繁就简，将可有可无的字、句、段毫不吝惜地删去，将错别字和使用不当的标点符号改正过来，达到“一字入文中，九牛拔不出”的要求。写文章、讲话，是为了传播思想，要打动人，说服人，影响人，让人愿意看、愿意听。写长文章、讲长而空的话，往往是没有水平或者水平不高的表现，既浪费笔墨，也是对别人宝贵时间的浪费。毛泽东把“空话连篇，言之无物”列为“党八股”的第一条罪状，说那些长而空的文章是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”，应当“赶快扔到垃圾桶里去”。他的许多著作如《为人民服务》《纪念白求恩》等，字数不多，言简意赅，却生动、幽默、深刻，让人爱读爱看。邓小平也倡导“讲短话，讲实话，讲新话”，收入《邓小平文选》第三卷的文章119篇，平均每篇只有2100多字。第二，在内容和形式上，不论对上对下，都要讲求针对性和可操作性，做到主题鲜明，目的明确，文字简练。求深不求全，求新不俗套，即“短、实、新”。短，不是浅；实，不是干；新，不是偏。习近平同志曾说过：“改进文风，在三个方面下功夫、见成效很重要。一是短。力求简短精练，直截了当，要言不烦、意尽言止，观点鲜明，重点突出。坚持内容决定形式，宜短则短，宜长则长。二是实。讲符合实际的话不讲脱离实际的话，讲管用的话不讲虚话，讲反映自己判断的话不讲照本宣科的话。三是新。在研究新情况、解决新问题上要有新思路、新举措、新语言，力求思想深刻、富有新意。”第三，时间允许的话，文稿拟出后放一放，想一想，再加工、修改、提炼，然后定稿。毛泽东讲过，文章写出来不要急于发表，在抽屉里放一段时间，再拿出来修改、完善。这也是反复，为了更符合客观实际。