高校政府采购的财务管理研究

（上海海洋大学财务处 上海201306）

政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。我国政府采购的核心目标是实现公共利益最大化，最直接的体现就是在提高采购经济效益和社会效益上。随着我国科教兴国战略的深入，国家对高校的投入力度不断加强，高校教学科研仪器设备以及工程、服务等采购量日渐增多，高校政府采购成为高校管理中的一个重要方面。加强高校政府采购的财务管理，对提高高校资金使用效益、节约资金、防止腐败等有着重要的现实意义。

一、高校政府采购的现状

（一）政府采购程序复杂，采购周期长

1.政府采购申请多层审批。高校采购教学仪器设备用于教学、科研，任务重、涉及面广。学校各部门提出政府采购预算申请，需多方面论证，提请学校职能部门审批。学校审批不通过，返回各部门，各部门需重新修改预算及重新论证；学校审批通过后，方可上报上级部门。上级部门批复后，学校财务部门再通知需求部门，需求部门提交需求表，学校审批后，方可进入政府采购环节。高校政府采购一般程序见图1。

图1 高校政府采购一般程序

2.政府采购流程程序多。政府采购涉及的当事人、采购人、采购代理机构、供应商以及监管部门等较多，程序复杂。进入政府采购流程后，首先，政府采购根据高校提交需求表，描述采购对象，发布采购信息，经过编制招标文件、招标公告、开标评标等过程选择合适的供应商，这需要一个较长的过程。其次，确定供应商后，公布信息，拟定合同文本、组织签订合同以及提交采购人、供应商确认等一系列工作，又需要一段时间。最后，采购结束后，还要组织验收、货款结算、资产入账登记和采购信息统计等工作。完成以上环节手续，采购周期一般在3个月。随着高校的扩招，高校对教学仪器设备和工程物资的需求不断增加，而如此长的采购周期难以满足高校的需求，导致有的高校对政府采购积极性不高。

3.政府采购后续工作。政府采购结束后，财务部门在有关网站点击直接支付申请后，向上级部门提交合同、发票、验收单等复印件材料申请直接支付，上级部门批准后，供应商方可收到货款。同时，财务部门要督促有关部门携带发票、合同、验收单等到财务处办理入账手续。

（二）高校政府采购的预算管理薄弱

政府采购的预算要求详细而全面，而且要求学校必须提前半年制定准确而详尽的年度预算，要求必须在政府采购预算表中详细列明包括采购项目名称、采购规格、采购单位、采购数量、采购单价、资金来源等。

但是高校采购有自身的特点，所需设备往往要根据学校发展和当年的招生情况来确定，并且技术含量高、时效强，因此很难提前半年提供有关技术参数、指标、商品质量、数量、金额等完全准确的采购计划，在客观上给采购预算的编制带来难度。其次，在高校，政府采购宣传不够，不少人将政府采购预算与学校的部门预算分割开，认为政府采购预算只是学校财务部门和采购管理部门的事情，这种错误观点急需改正。再次，政府采购预算的编制往往没有专业人员进行，编制的采购预算过于粗放，导致学校的整体预算质量难以保证，给预算的管理工作带来难度。最后，项目评审中，评标委员会组成人员未建立专家库，委托采购代理机构的选择和资格审查由职能部门单方面负责，评审质量不高。

（三）政府采购的会计核算体系不规范

政府采购资金要求统一管理、统一核算、专款专用。可是现阶段，国家没有统一规范的政府采购会计核算制度，财政部门、行政单位、事业单位核算重点不同，各组成部门之间相互分离，互不衔接，这给各级政府采购管理部门的会计核算造成一定混乱。

各高校会计核算办法比较粗略，无法适应新形势下复杂多样的采购方式下的会计核算要求，无法明晰地反映每一笔采购资金的运行轨迹。特别是实行国库集中支付后，财政部门直接向供应商付款，各高校凭财政部门付款凭证进行资金核算，在收付实现制下，如果采购基本完成，款项尚未付清，则在年末会形成财政结余资金，会计处理不能反映预算执行的情况。

各高校政府采购的会计核算不统一，不便于同级单位的政府采购资金运行情况的比较研究，也不利于上级部门对政府采购资金运行情况的汇总研究。

（四）高校政府采购缺乏监督管理

政府采购在高校中还处于刚起步阶段，一般没有专门的部门和人员进行管理，往往是各个部门分散管理。这导致高校政府采购缺少考核制度，控制不力，监管不严。

1.学校对政府采购的资金使用缺乏科学的考核机制。对于各个部门申报政府采购预算，学校没有强有力的绩效考核机制的约束，有些项目申报但不执行，有些没有申报，却以急需为理由要求即刻采购，有些项目没有按预算时间、内容严格执行。由于缺乏科学系统的绩效评估体系，对政府采购预算效益的发挥难以评定和考核，也影响了教学、科研、管理等工作。

2.控制力度不足。由于项目预算下达后，政府采购时间较长，有些项目负责人占用项目资金，或者随意申请设备，出现超支情况，等政府采购结束报账时，出现资金不够的局面。由于没有专人管理，政府采购的进度也难以掌握。

3.监督力度不够。按照《政府采购法》的要求，高校监察和审计部门应对政府采购活动实施监督。就目前的情况看，多数高校监察和审计部门对学校政府采购活动参与得多，监督得少。在制度上和实际工作中都没有实现全程监督，容易滋生腐败问题。

二、高校加强政府采购财务管理的措施

（一）强化预算编制，落实预算管理

《政府采购法》第三十三条规定：“负有编制部门预算职责的部门在编制下一财政年度部门预算时，应当将该财政年度政府采购的项目及资金预算列出。报本级财政部门汇总。部门预算的审批，按预算管理权限和程序进行。”这一点说明政府采购预算不是独立的预算体系，而是部门预算的一个组成部分。预算编制是否科学，将直接影响到政府采购工作的执行。学校的财务部门要加强对政府采购工作相关的政策、流程的宣传与指导，全面提升对政府采购预算的认识，重视政府采购预算。

首先，加强对需求编报部门等相关人员的培训和教育。采购项目负责人做好充分的前期准备工作。尽可能列明预算科目、采购数量、采购金额等内容。只有这样才能真正体现采购预算的作用。编制的预算应建立在充分了解市场的基础上，不能为了争资金盲目扩大预算金额，造成不必要的资金积压。财务部门要对学校二级预算部门政府采购预算的编制提出要求并提供相应的技术指导，预算编制应当切合实际。

其次，提高评审专家素质，建立项目评审专家库，经过科学的验证，遴选最优方案。建立项目库，对项目进行论证，按照重点学科，重点实验室，教学和科研的布局，分清轻重缓急。进行项目库管理，合理确定开支顺序，将有限的资金安排到急需的项目，以确保重点支出的需要。

（二）规范高校政府采购会计核算工作

目前，各个高校没有统一的核算政府采购的明细科目，建议规范会计科目的核算，便于对账和统计。为了便于“教育经费拨款”中的政府采购经费核算，对预算内的政府采购经费开设明细科目，即设置“教育经费拨款——政府采购经费”明细科目。

高校政府采购结束后，由财政部门将资金直接拨入采购中心的采购专户。财务部门凭采购发票、合同、验收单、财政拨款入账通知单等有关凭证作相应的会计处理。编制如下会计分录：借记“事业支出——设备购置费”科目，贷记“教育经费拨款——政府采购经费”科目；采购单位购入的货物和工程属于固定资产项目的，要做好固定资产登记工作，同时编制如下会计分录：借记“固定资产——一般设备”科目，贷记“固定基金”科目。

（三）加强高校政府采购流程化管理

为了保证政府采购高效、有序的进行，高校内部必须设立政府采购经费管理人，建立一套规范的采购程序。

经费管理人员掌握政府采购项目的预算和对经费的控制。设备部门拿到采购申请后，必须与经费管理人员沟通，确保申请与该经费预算一致，避免挪用、超支等，以助于实现经费配置合理、提高采购效益。也可以采用冻结政府采购项目经费，等项目采购结束后，再取消冻结，进行入账的方法。这样可以避免出现有些项目负责人随意占用资金，导致采购结束后，无足够经费支付的现象。

经费管理人员负责对政府采购的全过程管理。经费管理人需建立电子台账，包括预算金额、已使用金额、剩余金额等信息，掌握项目执行度。定期和财政进行对账，及时发现差错。定期根据预算书检查项目的执行情况，对拖延执行的项目加以督促。年末时，经费管理人员根据相关项目的台账及时结清采购项目，结转剩余资金。根据预算单位需要重新编制采购预算，真正发挥政府采购在使用效益上的优势。同时加强政府采购信息化管理，经费管理人员要定期维护有关网站，更新数据。有关人员可以查询某项目预算、某标书、某合同、供应商、实际采购金额、剩余金额等链路中的任意过程，并可以向前或向后追溯到链路中的所有信息，做到对设备的全程跟踪管理。

（四）加强高校政府采购的监督机制

目前，我国高校政府采购还处于探索阶段，建立健全内部控制制度，强化全程监督机制，对于促进高校政府采购的健康发展和学校廉政建设有着重要的现实意义。

1.建立考核机制，加强内部监管。进一步明确各环节、各部门在采购项目执行中的权利和责任，通过考核规范工作程序，考核的结果作为论证和筛选采购项目的主要依据，以发挥预算管理和绩效评价相互促进的联合效应。加强学校财务、审计、监察等职能部门对政府采购工作的监督检查力度。建立规范具体的程序管理、合同管理、采购活动监督检查以及相应奖惩政策等，并使之具有可操作性，避免流于形式。审计、财政等部门应定期开展政府采购专项检查，重点检查是否严格执行政府采购预算，是否存在无计划、超计划采购的行为。有无挤占、挪用或截留转移政府采购资金等问题，查错纠弊、严肃法纪，形成科学、高效的内部监督机制。

2.加强外部监督。实施信息公开化，在相关网站上公开政府采购项目预算、审批、招投标、供应商、合同等采购信息，全面提高政府采购的效率和透明度，加强事前、事中、事后监督。事前监督，指其立项的理由、依据，预算是否合理，是否有利于部门或单位的发展需要。事中监督，即对具体的采购活动进行监督，监督政府采购程序是否合法，是否公正、公开、公平。政府采购商品的质量是否达到国家规定的质量标准。可以借助媒体向社会公布信息，接受舆论和群众的监督。事后监督，主要是进行政府采购活动的绩效分析及信息反馈，为后续安排提供依据、参考和建议。通过事前、事中、事后的有效监督，促进高校政府采购的健康发展。