运用计算机管理档案的几点思考

钟琴

【摘 要】为了顺应社会的发展需要，在档案管理过程中必然会不断运用计算机技术，这是促进档案工作实现现代化的重要标志，运用计算机技术管理档案具有非常广阔的发展前景，但是在实际工作中，我们在档案管理过程中往往会遇到一些新的问题。本文就档案管理中运用计算机技术的几点思考进行分析，以供大家参考。

【关键词】计算机技术；档案管理；技术革命；思考

计算机技术与电子技术的应用与发展是促进技术革命的重要条件。因为计算机运行速度快、运算结果准确度高、存储与判断能力强等特点，因此在社会各行各业中得到了广泛的应用。在档案管理的过程中，计算机代替了传统的计算工具，为档案管理实现现代化起到了推动的作用。在档案工作中，我们可以将计算机运用在一个工作领域当中：对档案的编目与分类、对档案数据的统计、对档案的检索、对档案日常的管理等。总而言之，计算机在档案管理工作中发挥着非常重要的作用，它能够促进档案更快的朝向现代化、自动化方向发展。

目前，电子文件在计算机不断应用与发展的基础上而出现的，这是一种以信息为载体的文件，这一种信息载体将会逐渐代替以纸质为载体的档案，并在档案工作中占据主导地位，因为它具有体积小、信息量大等特点，另外，档案管理工作由于计算机的出现而发生了重大的改变，也在实际工作中出现了一些问题，这就需要我们去探索与研究，找到解决的办法。

1.实现档案工作的标准化管理

档案工作的标准化管理也就是在档案工作中，通过相关企事业单位以及相关部门来对档案进行有效的管理，根据档案工作的概念、原理、质量等多方面来制定一个合理的规范标准，并将这一项规范标准运用在实际工作中，并不断修改，从而完善规范标准。只有实现档案工作的标准化管理，才能够促进档案管理实现现代化。为了适应社会的发展，我们需要将计算机运用在档案工作当中，但在之前，我们必须要不断加强档案的基础工作，只有保证档案工作的标准化与规范化，才能够更加全面的将计算机运用在工作当中对信息进行处理，才能为人们提供电子档案，以供人们检索与查询。但是我们应该如何在档案工作当中尽快运用计算机技术，这就需要我们在实际工作中不断加强工作人员的历史责任感，并采用多种方法来促使工作人员学习相关档案的法律法规，为实现档案工作标准化奠定基础，从而更快的将计算机运用在档案管理工作中。

2.建立统一的管理系统

在档案工作中，我们可以建立一个统一的管理系统来对档案进行有效的管理。要想在档案工作中全面实施计算机技术，那么就需要提高相关理论知识，然后通过各个专业学科的理论基础来开发、研究、设计管理系统，从而将系统充分应用在档案工作中，实现其使用价值。只有建立统一的档案信息管理系统，才能够促进档案管理信息化的建设，从而实现档案工作的现代化，因此我们需要在实际工作中不断优化管理系统，目前，我国在管理系统开发的过程中出现的形式多用多样，种类也非常所，因此我们需要根据实际情况来选择合适的喜用来对档案工作进行管理，因此，我们需要注意到以下几点：一是“系统”的开发、研制工作应由国家或省级档案行政管理部门指定专门机构进行；二是对开发、研制出来的“系统”产品成果，在推广运用之前，一定要到基层档案馆室进行试验，使“系统”软件在实践中受到检验并对其进行修改和完善；三是鉴于档案馆室工作内容有所区别，“系统”中的档案内容也应当有所区别，以保证“系统”的实用性；四是鉴定验收环节一定要严格把关，使那些符合档案业务规范、技术水平高的“系统”成果，在各级档案部门得到广泛运用，切实提高档案科学管理水平和有效利用率；五是要在一定范围或区域内统一使用一种“系统”软件，以实现“文档一体、综合管理、馆室衔接”的管理原则。

3.运用计算机管理档案，须加速实现档案工作人员素质现代化

档案工作人员素质现代化是指档案工作者队伍的结构和档案人员的思想素质、文化素质、专业素质要符合现实档案现代化的需要。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终依赖于档案人员素质的提高。那么，档案人员怎样才能胜任“系统”的开发与应用，灵活自如地使用计算机技术管理档案，将档案现代化引向深入呢？

3.1档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的

要实现档案工作现代化，首先要实现档案工作人员素质现代化，档案人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。这是因为：认识是行动的先导。人是管理中最活跃、最重要的因素，“系统”的开发和利用，必须启动档案管理人员的积极性、主动性和创造性。在经济快速发展的知识信息时代，作为一名档案工作者，必须增强时代紧迫感，增强现代化意识；面对世界日新月异的新发展、新变化，面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。

3.2加速培养和造就一批适应新形势、新技术需要的复合型人才，全面提高档案队伍综合管理的整体素质和水平

“人是最宝贵的资源，当今和未来的国际竞争，归根到底是人才的竞争。”我们要深刻领会其精神实质，提高对人才重要性的认识。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才。因此，档案人员不仅要具备扎实的档案专业知识，还应不断调整知识结构，努力学习和具备相关的科技知识、社会知识和行政管理等知识。所以，要早日全面实现档案管理现代化目标，就必须加速培养和造就一批既精通档案专业、又懂管理、并能熟练掌握现代化管理设备的使用和操作方法的复合型人才队伍，以适应档案事业建设与发展新形势、新任务的需要。

4.结束语

综上所述，我国运用计算机管理档案工作，经过多年的探索与实践，取得了许多成绩，积累了丰富的经验。但是，与发达国家相比，由于起步较晚，还存在许多有待研究解决的问题，这就需我们档案工作者积极关心，勇于参与，探索解决的途径。

【参考文献】

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[2]莫雪妹.新形势下档案信息电子化管理探讨[J].新课程学习（下），2011（06）.