浅谈养老保险业务档案管理

任娟

养老保险业务档案是社会养老保险经办机构在具体经办活动中形成的、作为历史保存以备考查的文件资料，是全面系统记录单位和个人参保和缴纳社会养老保险费、计发社会养老保险待遇的重要凭据。作为社会养老保险经办机构，要实现对参保对象服务一生、保障一生、记录一生、跟踪一生的目标，加强养老保险业务档案管理势在必行。因此，了解当前养老保险档案的管理状况，分析存在的问题，有针对性地做好养老保险档案管理工作，具有重要的现实意义。

1.养老保险档案管理现状分析

目前，我国社会养老保险档案管理工作虽取得了一些成效，但总体上还处于低水平、低层次的运行状态，属于养老保险经办工作的薄弱环节。

1.1缺乏统一的管理法规

在2009年9月《社会保险业务档案管理规定（试行）》颁布实施前，我国无一部有关社会保险档案管理的法规，也没有权威性的制度约束。因此，社会保险档案管理工作存在制度不规范、职责不明确等诸多问题。养老保险档案管理工作也不例外。在没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准约束的情况下，经办机构把注意力都放在了抓经办业务上，忽视社保档案资料的管理，使得社保档案工作处于无序状态，社保档案作用无法得到充分发挥。

1.2档案管理手段落后

由于经办条件的限制，很多养老保险经办机构，没有固定的专门档案室，参保人员的档案被随意分散保管、分割保管、分室存放。有些材料甚至散落在个人手中，一旦人员调动，就会造成部分档案材料的流失。有些虽有档案室，但没有对各种类型的档案实行集中统一管理，档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。有些部门虽然实施了档案的微机化管理，但由于软、硬件及人员没有很好的结合，有的缺乏相应的软件，有的缺乏专业人才，很多仍然沿用过去的手工操作和陈旧的管理方法。

1.3档案人员业务水平低

目前，养老保险档案管理主要靠兼职或搞突击的办法，缺乏专业人才的专业管理。一些经办机构没有专职或兼职档案管理人员，一些经办机构虽然有较高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者，往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。社保经办机构对档案人员的业务培训少，开展经验交流的机会也不多。这些都影响了档案管理工作的开展。

2.加强养老保险档案管理的思考

2.1争取广泛支持

2009年9月人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发的《社会保险业务档案管理规定（试行）》使我国社保档案的管理有法可依。经办机构要以此为契机，在全社会加大养老保险档案管理工作的宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保障档案管理工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社会保障档案管理工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社会保障档案管理工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保障档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，为建设和完善社会保障档案管理工作创造良好氛围和有利条件。

2.2扎实开展工作

围绕四个方面扎实开展档案管理工作。一是养老保险经办机构领导要高度重视档案管理工作，把档案管理工作列入重要议事日程，纳入目标管理，纳入日常工作考核，确保各项管理措施落实到位。二要建立健全机构，配备专、兼职档案员，在管理体制上实现规范化管理。同时加强档案人员的培训，提高档案人员素质。三要建立完善制度，明确养老保险档案工作的原则方法、管理体制等，确定社会保障档案的保存期限、鉴定标准，移交及利用要求等具体事项，以使在建立和保存社会保障档案时有所遵循，为集中统一管理打下坚实基础。四是按《社会保险业务档案管理规定（试行）》系统整理所有养老保险业务档案，确保齐全、完整，确保分类正确、整理规范。

2.3创新管理模式

传统的管理方式主要是根据本单位、本部门的工作需要而进行的收集和整理，同时，谁经办，谁保管。这些都使得养老保险业务档案的利用率不高。把本应属于参保人员的参保信息、业务资料束之高阁，或者以查不到等理由搪塞、推诿，这有悖于经办机构的服务理念，也给相关部门、参保人员带来不必要的麻烦。养老保险档案管理应该是一个开放性的管理模式，它的宗旨应是为参保人员服务，为社会服务。因此，要对业务档案进行规范化整理之后，逐步提高检索技术。建立符合规范的全宗卷，绘制业务档案存放示意图，编制室藏档案的案卷目录、专题目录，配备适用的养老保险档案管理软件，实现全部档案的计算机检索。

2.4转变服务方式

随着社会保障制度改革的不断深化，人们的参保意识和维权意识进一步增强。由于跨地区流动情况逐年上升，使得养老保险档案的变动也日益频繁，于是，经常性地查阅档案成为必然。传统的档案利用方式，如到档案部门查阅档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门查阅档案原件的方式，难以给人们提供快速、准确的查询服务，不能适应发展的需要。因此，养老保险经办机构要依托信息化技术，突出社保档案的服务功能，注重社保档案利用的实际效果，在使用档案管理软件，将档案信息输入微机系统便于检索之后，还要建立“电子档案”、实现全文检索，开展在线服务，实现现代化的养老保险档案服务方式。