建设工程档案管理要点探析与实践

曾玲

【摘 要】对于一项建筑工程而言，档案的管理是对工程施工过程的见证，也是对工程质量问题进行验收的保障。建设工程的档案关系着这项工程从规划到实施，从竣工到验收的各项环节、流程，在整个工程结束之前都是十分重要的。本文基于建筑工程的施工特点，简单阐述了工程档案管理的重要性，分析了当下档案管理中存在的弊端，并根绝这些问题提出了几点优化策略，旨在帮助提高建筑工程档案管理的有效性。

【关键词】建设工程；档案管理；探析

建设工程的档案是从工程开始时就存在的，里面记录了工程的设计理念、设计方案、招标投标计划与实施以及整个工程的任务、计划、安排，存在于工程的整个寿命周期之内，对于工程有着十分重要的地位。随着我国建筑工程量的不断加大，在工程建设方面有了更多的资料需要管理。城市化的发展让建筑规模与建筑数量不断增长，因此档案也需要进行更细致的划分，这在无形中加大了工程档案管理的难度，因此，工程档案管理部门要加大研究力度，让完善的资料管理促进工程建设。

1.档案管理工作的要点与弊端

1.1认识上的混淆

建设工程方面的档案管理不同于一般人事档案管理。人事档案只需要进行人事调查、收集、整理与分类的工作，而建设工程的资料无论是在管理对象方面还是管理范围方面都与人事档案管理有很大的区别。

对于一项建设工程而言，主要的档案管理工作可以氛围记录与文件两大类别。记录包含了工程从设计初期开始，所有的培训工记录、设计记录、招标投标记录、会议记录、台账记录、总结记录、材料采购记录等内容，总之就是工程建设过程中，发生的所有活动都要详细记录在案。文件的档案管理包含自制文件以及外来文件，主要是工程过程中发生的文件形式的签订内容，例如招标合同、劳动合同、各类审批文件等内容。建设工程的档案管理除了有这些文字形式的资料之外，还有大量的图片、影像资料，这些资料是用来记录工程建设过程中的施工进度、施工中质量问题、以及工程介绍的。

1.2档案管理人员不专业

工程的档案具有较强的专业性，对工程项目一无所知的人是没有办法对资料进行有效管理的。因为在工程的资料收集方面，需要管理者亲身进入到施工现场拍摄图像资料，并且还需要与整个工程各部门进行有效沟通，保障资料的完整性与及时性。

现如今，工程的档案已经基本实现的电子化与信息化，因此档案管理人员除了要拥有对工程设备的了解与对施工流程的明确，还需要具备一定的计算机操作能力，要求能够有效运用计算机软件对工程的档案进行管理。但就目前工程档案管理水平来看，专业化人员并不多，有档案管理工作的员工已经年龄偏大，无法快速接受新的档案管理手段；而新招聘的年轻员工又缺乏对工程项目建设的有效认识，因此从全局来看，档案管理人员方面存在着知识结构老化、专业知识匮乏的状况。

1.3机构设置不完善

工程建设应设有专门的档案管理部门来进行资料的收集、核对以及管理工作。目前许多的工程为了节约经费，只是让人事部门或是工程监管部门来完成工程的档案管理工作。这些部门并不具备专业化知识。并且工程各部门也应及时将自己部门的活动状况整理成资料形式上报给档案管理部门，若是由非专业的人员 管理档案，就无法进行有效管理，容易造成档案的遗失或是混乱，致使工程无法有效使用这些资料，造成日后在审批以及验收时出现问题。

1.4档案管理手段落后

目前的档案管理工作大多是纸质形式，在保存与交接上容易造成档案的损坏。且一些纸质档案需要经常性的使用到，像是工程设计方案、前期的批复性文件等，纸质档案在工程各部门之间进行交接，一来浪费时间，二来容易造成档案的遗失。

2.建设工程档案管理的实践与创新

2.1档案管理模式方面

档案管理工作要建立健全完善的管理体制，在工作上加强创新，保障在管理过程中有法律可依。近几年，一些工程项目已经将质量责任终身制引入到档案管理工作中。这种做法的优势在于让工程项目负责人严把质量关，从源头上保障施工质量，降低事故发生几率。同时，终身制的职责能够让各部门领导在制定给部门项目活动是更加严谨，提高了档案编制与档案报送的责任意识，让各部门主管自觉将档案保送到档案管理部门中去。这种模式上的创新让工程项目的负责人与资料收集人员在签子时感受到责任感，从而更加细致的完成档案管理工作。这样一来，传统档案管理中“重建设、轻档案”的现象能够有效缓解。

在具体操作方面，工程档案的编制工作需要与各部门进行有效沟通，确保档案资料的有效性，并且由于设计人员在工程设计时并不是经常深入到施工场所进行调查研究的，因此当地的地下管道、土质、土层结构等方面都会在施工过程中对施工造成一定影响。这样一来，工程的施工图纸就要进行细微的改变。在需要改变时，施工人员需要逐级上报给工程监理部门，监理部门在进行实地考察之后才能对图纸进行修改。在档案资料的管理中，在修改的地方要详细标明，不能直接将修改后的设计图放进档案。

2.2创新协作机制

建设工程的档案管理牵涉范围很广，因此需要施工方、建设方以及监理方协同合作，否则无法保证档案编制工作的顺利进行，其档案报送工作也无法落实到位，因而无法保证建设工程质量。如今，我国市政工程和其他重点工程越来越多，针对此现象，主管部门不再局限于市建设局，而是交由其他分管部门分级、分散来进行建设管理。因此，各城乡建设档案馆则要加强与各市政、重点工程的主管部门以及重点办等单位的联系，创设高效协作机制，并主动去了解市政工程或重点工程的相关信息，及时签订相关协议书。同时，要创新服务，使用个性化服务的方式，制定科学合理的工作机制和具体规范，从而保证市政工程和重点工程档案管理工作不留死角，落实到位。

2.3优化存储方式

对于项目业主而言，工程的档案管理关系着日后在验收以及审核方面的有效性。因此档案的管理方式不能够像传统那样采取纸质档案，用保险箱来存放。随着我国网络化、信息化与电子化的不断发展，档案管理也应该朝着电子化的方向发展。办公自动化技术能够保障工程档案被快速的检索、调用、存储与传输，同时还能够保障档案的安全性。

2.4严把质量检验关卡

在工程完工之后，质检部门与项目业主需要对工程进行验收工作。质监部门有专业的人才与设备进行检验，而对于项目业主而言，工程的档案就是检验的有力依据。档案的验收包含了对档案基础管理的审验、对档案完整性以及系统性的审验以及对档案安全状况的审验。其中，第二点是验收的重点，其它两方面都是保障第二点有效实施的基础。项目业主通过对工程档案的严格把关，能够了解在施工过程中工程项目的进度以及变动情况，系统性的了解整个施工过程，及时发现问题并勒令整改，以免在交付之后发现问题造成资金的浪费。

3.结语

建设工程的档案管理是一项复杂且严谨的工作，需要工程建设部门与施工部门经过有效沟通之后共同制定出完善的管理计划，抓住要点，通过不断地实践优化档案管理。相信通过不断的深入研究，档案管理工作必将有效推动建设工程的持续发展。

【参考文献】

[1]李妹琴.建设工程档案管理[J].上海建设科技，2013（02）.

[2]王萍，陈宗彤.建设工程档案管理要点探析与实践[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013（01）.