科学管理的信息化建设流程

于 湛，姚舜禹

（1.中国地质大学 （北京），北京100083；2.中国地质调查局发展研究中心，北京100037）

新技术条件下的科学管理，能够将作业管理、财务管理、资源配置管理、绩效评估管理、人才能力评估和知识技能管理等方面的管理需求流程化信息化，将采集到的数据和信息进行逻辑关联、印证分析并生成相应的管理分析报告和决策支持报告，提供动态的、精确的、有针对性的管理问题分析工具和方法。

科学管理的信息化建设可以分为三个层面，一是业务流程的规范化描述和业务环节的数据采集；二是基于业务流程和环节的科学管理工具的设计与开发；三是基于科学管理工具和方法产生的分析信息和以定量化绩效考核指标为基础的资源配置工具和决策支持管理工具设计与开发。

1 管理数据的采集

管理数据可以分为记录类数据、分析类数据和控制类数据三类。记录类数据是生产和管理作业的原始记录，是分散的、未条理化的数据，通常很难直接作为决策的判断依据；分析类数据是将作业数据按照管理流程逻辑化、条理化之后形成的一些管理指标，能够反映业务单位的运行情况；控制类数据是管理者根据分析数据的统计规律和经济效率考虑、结合单位的发展预期、综合自身的一些经验判断，设定的一些管理参数和作业参数，用于建立作业过程的参照系。

1.1 管理数据采集的基础

管理数据采集的前提是作业流程和业务构件的规范化。由此方能刻画作业的关键控制点，在控制点上采集数据既能够有效表达单位的作业能力和资源配置需求情况，又可以作为作业质量控制的检查和预防措施。业务构件是指将一项作业任务拆分为若干规范独立的作业单元，多个作业单元也可以组成另一项新的作业任务，每个作业单元均可以独立计量作业结果，并要求配置相应的资源。

针对不同的业务构件，建设相关的人力资源数据库、设备数据库、成本核算数据库，以及考核指标和奖励权重指标等。人力和设备的数据库应该是开放的，可以添加新的资源种类和数量，也可以根据绩效评估的结果动态更新现有资源的能力属性或者等级。两个业务构件如果有重叠部分，原则上重叠部分应该单独作为业务构件，但应该仍然满足独立计量结果和资源配置的前提条件。

1.2 管理数据采集的内容

1.2.1 资源类库

资源类数据库主要包括人、财、物料和设备。

人力资源是指每一位单位成员的岗位、专业、业务能力和过往信誉记录。岗位指该成员的部门和分工的属性；专业和业务能力是用业务构件属性来描述该成员的工作能力，能做什么工作和曾经做过什么工作；信誉记录是该成员完成工作的第三方评价和具体工作记录。人类资源类库不仅仅包括本单位成员的记录，还应该包括领域专家和外包人员的资料数据。

财务和物料资源是指作业投入的资金和原材料资源，相关的信息采集可以反映项目工作进度，并为绩效分析提供量化的客观评价指标。资金和原材料的数据采集紧密结合业务构件，根据财务预算、采购计划和作业方案，记录交易发生的具体内容以及时间、空间、业务构件等属性。同时，记录实际发生的资金和材料使用与预计发生的之间的差异，为管理诊断提供基础性数据。

设备资源是作业的基本工具，记录设备的使用情况，包括时间、空间、业务构件等属性，以及在使用过程中设备性能对作业要求的满足程度，从而判定单位的作业能力和能力提升空间。同时，将设备的使用与人力资源挂钩，反映组织成员的专业、分工和能力。此外，应该建立设备采购数据库，涵盖厂商提供最新的可供选购的设备及其技术和性能发展规划。

1.2.2 作业类库

作业类库包括两部分，一是标准化的业务构件，二是规范化的业务流程。业务构件内含标准化的装备、人力、原材料、工作周期、绩效和激励标准、业务能力等级要求等业务要求和对应的资源配备。业务构件是开放的，资源要素和业务要求都可以进行调整，但是这种调整应该是阶段性的，即业务构件需要在一定时期内保持稳定，如此同期的绩效评估才有意义。业务流程描述的是业务构件之间的逻辑关系，在进行任务分解和资源配置时期到纲领性的作用，在绩效考核时参与权重的计量。

1.2.3 绩效类库

绩效类数据库内的数据主要是分析类的数据。具体来说，只是记录规划与执行的差异并进行简单的绩效评估处理的数据。包括达成率、作业效率、完成质量、激励分配和能力记录、信誉记录等等，前四项直接由作业记录计算而得，能力记录是单位成员在每一次作业中的岗位信息和业务评价记录，信誉记录是单位成员或者团队得到的奖励和激励记录。

1.3 对管理者的数据采集要求

管理者的决策记录是一个单位发展过程中对自身能力、对周边环境因素、对风险偏好程度以及对发展战略选择的综合体现。决策记录的累积是一个单位的管理经验累积，是科学管理中的核心智能模块，也是分析组织成长持续性和战略选择有效性的基础数据。同时，决策记录可以在一定程度上对管理者起到监督管理的作用，并为绩效评价提供可以计量分析的内容。

管理者的数据采集包括作业数据记录、决策记录、荐才记录、贯彻上级决策的执行记录和本级制定规章制度和工作流程的立法记录（图1）。决策记录应该详细记载管理者决策时的依据、判断和对决策的风险预期。管理者在决策时应该保持“旁观者”的态度，在执行决策时应该具有“参与者”的态度，二者构成了管理者品德的记录，前者可以由第三方评估，后者可以由单位成员评价。

图1 管理数据采集图

2 管理工具的设计

管理工具是对管理者的管理诊断分析和管理决策支持的功能模块。分析模块包括需求换算模块、绩效换算模块和能力换算模块；决策支持模块包括资源配置模块和目标与风险控制模块。管理工具不仅仅具有单位内部管理功能，也包括外部环境因素的输入和分析，用以修正管理参数和设定控制类数据。管理分析模块示意图见图2。

图2 管理分析模块图

2.1 需求换算模块

需求换算模块将作业任务分解为业务构件层面的需求，提交给资源配置模块进行配置决策；能够通过已有的业务构件解构分析新任务产生的新需求，并将新需求全部或者部分构件化以提交管理者分析判断；也可以将行业领域的发展趋势通过需求换算模块展示为业务的技术发展路线，增加单位发展战略的可选内容并辅助规划技术发展路线图。

2.2 绩效换算模块

绩效换算模块根据预先设定的绩效参数和激励权重，将实际作业记录数据与作业标准的差异换算为绩效数据，输入到绩效类库。绩效参数的设定可以根据同业或者相关行业的平均标准设定，也可以根据以往的作业统计记录由管理者确定，激励权重是管理者根据作业任务的紧迫性和重要性临时性或者经常性赋予该作业任务的激励乘数。绩效参数应该是能够改善发展的。

2.3 能力换算模块

将单位成员个人或者团队、和设备的历史作业记录与绩效记录进行分析整理，并与作业任务等级和同业绩效匹配比较，通过一些标杆参数的设定，进行计算机人工智能分析，得出相应的个人、团队和设备的能力等级或者赋值，从而为资源配置模块中的配置决策提供一个量化指标，也为管理者了解组织作业能力提供一幅可视化的图景描述。

2.4 资源配置模块

资源配置模块是一个使用计算机人工智能计算的模块。将单位现有的各种资源，在管理者干预交互的条件下，通过预先设定好的需求模型、能力模型、目标条件和风险控制条件，给出的不同风险条件下的为了完成作业任务所需要的资源配置解决方案。同时，根据统计分析管理者对作业任务资源配置的选择，提出对业务构件在资源保障条件、作业风险控制、绩效激励分配等方面约束参数的修正。

2.5 风险控制模块

风险控制模块处理的数据源于两个渠道，一是经过对绩效记录统计分析得出作业任务的控制类目标数据，二是外部环境对作业任务提出的约束条件。作业目标根据资源条件是可以分级的，环境约束条件也是可以分强弱的。那么，二者的矩阵结构结合之前完成的作业任务绩效评价记录就为管理者提供了一个风险评估判断的量表，该量表在作业执行时也可以动态的进行调整。

3 管理模式的设计

在科学管理信息系统的基础上，管理过程是可以追溯的、可以印证的和可以计量的。目标责任制的管理模式能够细分落实到每一个单位成员身上，相应的权力分配也可以分解到最基层的权力单位。在决策记录可以追溯评价和定量分析的条件下不必担心权力的滥用，绩效奖惩的追溯分配能够在一定程度上解决管理者任期内追求效益最大化的问题。管理模式设计示意图见图3。

图3 管理模式设计图

科学管理信息系统要求单位的战略规划是可以落实分解的。一个单位需要有一份自身业务所在领域的完整的现状和发展结构图，通过科学管理信息系统便能够判断单位自身业务领域和业务能力在该领域结构中所处的位置，亦可以判断未来可能的发展方向、发展路径和所要达到的规模以及保持该规模需要的效率。

根据科学管理信息系统采集数据的类型，单位的部门属性分为三种，作业与研发类部门提供记录类数据；在记录类数据的基础上，能力与信誉评价类部门处理并提供分析类数据；依据分析类数据的统计学规律和战略要求，规划与目标制定类部门制定控制类数据。成员对单位的满意度和诉求可以通过管理者的品德记录和专题调查反映，也需要领导者的魅力和组织的关怀来照顾，毕竟一个单位组织不仅仅是一部作业机器。

4 结论

科学管理的实质是通过信息管理系统将数据采集的对象落实到成员个体，将数据采集和处理的方法以及管理的模式由截面式过渡到动态化，将决策的过程和依据分解并计量，将绩效和激励的考量贯穿于整个作业和管理过程，将知识管理和能力评价数量化并以可以展示的方式落实到成员个体，将单位的各种管理数据和信息条理化、关联化并形成一整套的管理信息神经系统。科学的管理可以使管理达到标准化、定量化、透明化和动态化，提高了管理的效率和效果，并且对环境的适应性更强。

[1]于鸿君，郑金国，焦健.论国债市场两市场分割问题及其解决方案[J].特区经济，2009（8）：13－14.

[2]弗雷德里克·泰勒.马风才，译.科学管理原理[M].北京：机械工业出版社，2007.