试论企业技术创新环境下的人事档案信息化建设

（广东粤华发电有限责任公司，广东 广州 510000）

一、概述

档案信息化是传统档案迈向现代档案的一个时代性标志，也是档案管理工作中的一场革新；充分利用迅速发展的信息技术，开展档案文件信息化管理，在档案工作中的创新具有非常重要的作用；详细地来说，档案信息化要求档案管理工作者对档案管理的思路重新进行思考，确立网络信息环境中档案管理及服务的框架和方法，从而能够实现档案信息社会化服务。所以，档案信息化已逐渐成为档案工作中创新的客观需要，创新是一个蓬勃发展社会企业的全新动力与源泉，同时创新是知识经济时代发展的主要流潮趋势。

计算机技术把人类带进了一个全新的时代—信息化时代，而人事档案工作当然也要与时代发展同步，大胆加快步伐开拓创新，如何加快档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的迫切需要，也是档案创新工作的主要内容。

二、人事档案管理工作中存在的问题

1 对档案的管理不够重视

图2 电子档案材料分类图

包括一些领导在内的大部分工作人员对档案工作认识存在错误，总是觉得档案工作就是简单抄写、保管的事务性工作，谈不上企业单位主要工作，未能给企业单位创造经济效益，能够不丢失、不泄露，可以应付进行查档、外调即可；这种轻视档案工作的想法，表明部分工作人员对档案工作不了解，忽视档案工作将难以适应现代化管理需要。

2 档案室硬件环境设施欠齐全

对档案管理必备的首要条件，是解决落实档案室硬件环境设施建设，有些企业没有专用档案室，有些企业档案室狭小、档案资料多、潮湿、“六防”设备配套欠缺，从而会出现档案资料虫蛀、霉变，影响档案的完整性及整洁美观，有的管档企业必备统一的档案夹、切刀等都无法购置齐备。

3 管理力量不强，管理手段滞后，管理水平低下

大多数工作人员未经过档案的专业知识培训，对管档要求、档案的重要性、档案资料的收集整理（图1所示）、装订归档等业务了解甚少，收集档案意识薄弱，并且大部分档案工作者为兼职，没有认真投入到档案工作中去，日常事务只是把资料放进档案盒，未及时整理，严重影响档案管理。

另外一部分归档资料欠缺准确与真实性，传统陈旧的档案管理已难以适应时代飞速的发展，在新形势之下要求企业一定要改变传统模式，进行现代信息化建设。

三、加强企业人事档案管理的信息化建设

1 改变传统的档案管理模式，建立有效的信息系统

传统的档案管理是以纸张、图片、音频、视频等当作档案管理的实体，大多是以手动去完成档案的收集、整理、编制、鉴别、存储、统计等方面管理的过程，工作量非常的巨大，步骤又是相当的繁杂。由于存储量大，档案管理人员不能对被封存的档案资料进行信息提取与加工处理，档案信息资源已经大多被闲置或变成废物浪费掉。随着现代管理技术与引进先进的设备，尤其是电脑、CD-ROM光盘、微缩胶片，以及多媒体现代化技术的记录管理，提供了良好的环境，现代化信息技术促使传统的档案管理模式面临着一个崭新的挑战。

档案管理重点在于适应数字化记录管理需求，从传统的实体档案管理向信息资源的管理转变，将信息作为管理对象，对形成的不同档案进行数字化处理，采取现代化技术对档案信息资源进行统一管理。而经过信息化处理的档案资源可以多平台、重复使用，只有通过信息化管理才可充分体现对档案信息资源的价值。

2 实施人事档案管理信息资源数字化、规范化和标准化

档案管理的信息资源数字化是档案信息化建设的一个重要的基础与前提，也是对档案原件得以保护的重要方式；档案数字化需要通过利用现代化先进的信息手段，将档案部门的各种不同物质载体形式处理转变成数字化信息，并创建一个数据库文件以便于提供服务。形成数字信息化档案管理未必意味着传统的档案管理要取消，其两者应互相补充、长期共存。

规范化与标准化是档案信息化建设的一项十分重要的内容，也是衡量档案管理现代化的一个重要标志。企业在进行档案管理信息化时，应当根据国家推荐标准管理信息，根据其发展特点与需求，制定标准的内部管理，在实践中逐步改进。数据库文件的目录，要有利于实际性的操作，又要符合国家的标准规范。要对企业档案资料的内容、数据库格式与结构等作出规定，还应对档案数据库管理的数据指标、硬件与软件的文档格式等进行规范。

3 人事档案信息安全保障体系的建立

在建设档案信息安全保障体系主要有两个方面：一是档案信息存储安全，另外是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，应加强网络安全意识与档案信息安全，通过有效的管理措施与技术手段，做好密钥管理与身份认证，对计算机网络管理系统进行有效监控，在存储档案信息的设备中加装预防病毒软件，所有外部网要与内部局域网进行物理性隔离，应及时进行对不同数据库作好备份，以满足存储需求又能离线脱机使用，确保档案信息的系统运行安全可靠与安全保密。

在使用安全性上，不可单强调使用而将保密疏忽掉，把不该上网公开的内容透露或未设置好访问权限，又不能单强调保密而限制使用，致使可利用的档案信息过少，应坚持使用与保密两者并重的原则。

4 优化档案信息化建设，提高档案信息管理与服务水平

人类社会推动信息化技术发展的目标，是在建立良好的信息基础设施的环境下，使信息最大程度的利用与信息的公开得以实现；对档案信息化建设来说，该发展目标具有十分重要的现实意义，档案信息化建设应有一个过程，在此过程当中，伴随着在档案管理中应用程度的变化及其信息技术水平的提高，其信息化建设的阶段性目标也应及时地做出应有的调整，所以在档案信息化建设过程中，必须意识深远并且立足当前，积极解决档案信息化建设中会碰到的不同方面的问题。

5 加强档案信息化人才建设

档案工作者综合素质的高低，会影响到档案信息化建设的进程，档案工作者是档案信息资源和用户两者互相联结的纽带与桥梁，在档案的网络化、信息化管理中，渴求拥有一大批高素质的人才队伍。管理工作者应掌握好档案专业知识，利用其专业知识指导电子档案文件进行分类归档（图2所示）。

需掌握档案信息化、数字化及电脑应用技术，使他们的业务水准与知识结构能够适应档案信息化建设的需要，为创建档案新模式提供强有力的人才保障。档案工作者若对计算机进行档案信息现代化的管理不够熟练，就难以适应档案信息化管理的要求，更加难以高效率地实现档案网络化、信息化的管理与服务。

因此，不仅要为档案管理部门配备计算机专业化人才，还应采用不同方式加强管理工作者的在职培训，快速提升档案工作者对电子文件管理基础知识、实践应用能力的掌握，使他们肩负起电子文件归档管理的重任。

[1]浅谈人事档案管理信息化建设[Z].