让管理者进行有效管理

◎ 本刊记者 汪莉莉

眼下，很多建筑施工企业的管理者都遇到一个难题，就是如何对企业管理者进行有效的管理？

管理者作为企业一切运行活动的发起者、组织者，如何能将管理者的行为和思想管理起来呢？我们经常讲要靠制度管人管事，然而事实上绝大多数的管理者往往反而是各项制度的“破坏者”，因为他们具有特定权力将制度执行的路线拉短。所以，如果企业无法将管理者有效地管理起来，企业就无法真正实现管理落地。

几乎每个企业都有自己的制度流程，少则几十条多则上百条，然而这些制度与流程有多少是真正被执行了呢？企业组织中最容易接受制度管理的往往是那些职位比较低的员工，而随着职位的升高，管理者的机动性也就越大，他“跳出”企业流程制度的可能性也就越大。

信息时代的管理者被“绑架”

为什么本应该依照制度管理人或事的管理者反而成为企业制度流程的“破坏者”呢？这与管理者所面对的现实是分不开的。

管理者大量的时间属于别人，身不由己。每天管理者需要处理大量的信息，他们需要接收审阅各种报表、报告，以及各种人员不断进入办公室进行请示、汇报。这些都需要管理者花费大量的时间完成案头工作，难以离开办公室，如果他们不“跳出”制度，那么他们将无法拥有自己的时间，管理者对此也显得毫无办法。

管理者被迫忙于日常的案头工作，并且需要在大量的报表、报告中找到关键数据做出决策。但是，管理者往往被一连串常规性的事务所左右，无法及时在正确的时间做出正确的决策。管理者无法在日常案头工作中找到他们需要决策的依据，在海量数据面前，难以在最短时间内找到决策所需的信息。对管理者而言，应对日常工作实际上是在浪费他本身的才能，如果管理者不“跳出”制度，那么管理者很难有效地做出决策。

管理者如果想发挥其才能，做出正确的决策，需要企业各个部门的支持，组织是使个人力量增值的手段之一。然而，企业内部各个部门很难步调一致的为管理者服务，管理者无法控制所有部门的员工。“其他部门的员工”或者管理者的上级都是管理者无法高效工作的原因之一，管理者需要主动接触这些人，疲于应付“其他部门的员工”，往往使得管理者要“跳出”企业制度流程。

即使管理者具有非凡的才能，能够高效的处理日常事务，在海量信息中及时做出决策并且让其他部门的员工与他步调一致的工作也有一定难度。作为管理者而言，仅仅处理组织内部的人和事是不够的，管理者依靠报告来了解外部世界，管理者无法亲身接触到外部世界，那么管理者在企业内部也无法做出有效的成果。然而，很多管理者却无法离开办公室，他们每天的时间都被流程制度“绑架”了，一旦他们想要离开办公室，他们必然要将流程制度打破，管理者对此也显得无可奈何。

如何进行有效管理

管理者要做到有效率，就难免出现无序的情况，他们往往期望尽快处理完层出不穷的工作，应对各种人际关系以便回到管理本身。毫无疑问，管理者自身的无序，不仅阻碍了企业的管理，而且很难实现组织管理的有序，从而影响了企业的发展。

如果我们不能从管理本身去解决这一问题，那么我们为什么不寻求一套工具将管理者从繁琐的日常工作中解放出来，使其发挥管理本身的才能？

一些建筑施工企业管理者对于上述问题的解决路径就是寻找适合企业管理的信息化工具，在经过对企业现有管理所面临的现状进行深入分析后，这些建筑施工企业通过搭建协同管理平台，重新梳理了企业管理制度，找到企业最常用的制度，并以“流程+表单”的形式固化在平台中，最终实现了管理落地。

那么，协同平台是如何从根源上将管理者有效的管理起来呢？

首先，协同软件让管理者拥有自己的时间。以东北某建筑施工企业为例，该集团实施协同平台已经几年了，在未上平台之前，作为大型企业的高级管理人员，每天得到的信息量是非常大的。每个高层管理者都要接收、审阅很多报表、报告，甚至多达数十人次不断进入办公室进行请示、汇报，高管每天几乎都有半天时间是必须完成案头工作。集团在实施协同平台之后，固化了企业管理制度和流程，管理者每日需要处理的工作一目了然。随着协同管理软件的深入应用，很多管理者提出希望在登录协同平台后，能够看到哪些工作需要及时处理，哪些工作可以暂缓处理。同时，根据需求设置了管理者个人空间，帮助管理者区分需要及时审批，以及待审批和日常部门工作。通过协同平台的应用，使管理者不再因为时间不够而被迫跳出企业制度流程来进行决策，从而保证了企业有序运行。

其次，协同平台能够帮助管理者在海量数据中找到关键的决策支撑。该集团在协同平台中建立了领导业务空间，解决了管理者接触信息量大，查找不方便，给决策带来不便的问题。信息部根据集团领导的管理分工，在协同平台上为各位管理者设计了具有特色的领导空间界面，让管理者及时了解自己负责的工作信息，为管理者做工作安排和战略决策提供了有力的信息支撑。

再次，协同平台能够实现企业各个部门协同工作。协同平台之所以称之为协同，最大的特点就是能够使得组织内的人、事、物、信息都真正的协同起来。仍以东北某建筑施工企业为例，其内部各个管理者都有个人空间，如总经理空间为总经理所有，总经理通过自己的个人空间能够及时了解各单位生产、集团资金、投资、总经理会、分管部门等情况，方便查阅公司文件。通过协同平台，总经理完全不需要花费大量时间去协同各个部门的步调与其保持一致，只需要打开协同平台，就能够了解其他部门与之相关的信息，为管理者节约了协调各部门工作的时间。管理者也无需为了能够得到信息而跳出制度。

最后一点，“移动”起来的“协同”能够让管理者彻底走出企业。组织内部产生的是过程，而结果往往存在于组织之外，企业只有与外界不断联系，不断让外界认可，才能将企业的努力转化为利润。做为企业的管理者，走出去参与到外部的联系是企业发展的必然。作为建筑施工企业，管理者出差是无法避免的，在有了协同平台之后，管理者出差一定会背着笔记本电脑以方便在某些时间能够集中处理当天的日常事务。但是渐渐地，管理者随身携带笔记本成为一种负担，每次除了自带的行李之外，笔记本电脑至少是几公斤，每次开关机也需要耗费时间。随着技术的发展，移动协同的出现对管理者是再一次解放。移动协同软件从登录到审批只需30秒，同时支持原笔迹手写签批和盖章，管理者能够随时随地掌握各种统计数据。建筑施工企业的管理者在使用移动协同软件之后，充分利用管理者的碎片时间就能处理完各种协同事项，甚至有的管理者认为使用移动协同软件能够更专注，同时也更高效。

关于企业管理，总有说不完的话题，每一种管理理论都有学者在研究，然而我们更应关注的是如何使用工具、应该使用哪种工具来帮助企业管理落地。企业活动始终是一种协同行为，协同包括管理者自身在内的人员、资源和目标的协同。无论使用何种管理工具，如果管理者游离在管理工具和规则之外都会导致管理的致命缺陷。协同管理的特点就是协同，即相关者全员共同上线的互动式寻优行为，因而也是最有可能实现管理精髓的工具。