高职院校档案管理工作中的问题分析

纪玲

【摘 要】我国的高职教育规模逐渐增大，高职教育制度体系也在不断的变革，高职院校的档案管理工作面临着较大的机遇和挑战。现阶段国内高职教育工作的发展中虽然取得一定的成就，但是在高职院校的档案管理上还存在着管理不严，管理队伍素质参差不齐，管理机制落后，服务手段传统等一些问题。这些问题是制约国内职高院校工作正常进行的关键所在。我们要从加强职高档案管理制度入手，推动制度体制的改革，提高管理人员的职业素养来提高职院校的档案管理工作。

【关键词】高职教育规模；制度体制；机遇和挑战；档案管理工作

【中图分类号】G71【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0336-01

随着我国国民经济的发展和教育水平的提升，高职教育是我国大学教育的重要组成部分。近些年来我国的高职教育取得了长足的发展与进步，高职教育的发展进一步的缓解了国内本科院校的招生压力，同时也满足了国民对教育资源的需求。虽然国内高职院校取得了很大的发展，但是在实际的工作中，高职档案管理工作还存在不同程度的问题，本文就这些存在的问题一一指出，并提出自己的改进意见。

1.高职院校档案管理工作的问题

1.1 高职院校档案管理制度上的问题所在

高职院校逐年的发展更多的是体现在教学管理和学生管理上，而对于院校的档案管理上发展较为薄弱。制约职高院校档案管理工作发展的原因有很多主要体现在：其一，职高院校在学校的发展过程中对档案管理不够重视，虽然制订了相关的管理制度，设立了档案管理机构，但是管理体制存在漏洞尚不完善，这使得档案管理机构工作效率低下，不能够充分发挥档案管理机构的监管作用。而且在对于职高院校内各院系的档案管理无法很好地与校档案管理做好对接，使得一个院校内的档案不能统一管理，各院系对档案的管理与院校分开，这种各自为政的档案管理模式一方面会造成管理成本和管理资源的浪费，另一方面对于来自系部和校部的档案材料会造成多方归档，由于当前职高院校在校人员往往在1万甚至几万以上的规模，这么巨大的档案规模会使得多方归档不仅会给档案的管理查阅带了困难也会使得档案管理难度进一步增加。

其二，高职院校每年在档案管理上的经费投入不足。每年高职院校的经费投入大多投在院校课程教育和学生奖励制度上，在档案管理上的投入一般较低。而随着科技和社会的发展，档案管理的模式也在不断的发展改变，而职高院校的档案管理设备技术一直较为落后不能及时更新换代，导致高职院校的档案管理模式和服务质量较低。现代的档案管理随着计算机和互联网络的发展，使得网络化档案管理成为趋势。而院校档案网络的联网建立一次投入较大，高职院校的经费一般远远落后于本科院校，一方面是由于高职院校不能依托于自身的学科优势进行引资，另一方面国家每年在高职院校的投资力度较低，再加上高职院校每年的发展，这部分原本不多的教育经费根本不可能过多的投资到档案建设上。一方面由于教育经费投资额度较低，另一方面职高院校档案管理分开进行大大提高档案管理成本难度，这两点在体制制度上共同制约着高职院校档案管理的发展进步。

1.2 高职院校对档案管理的认识上存在着不足

高职院校在日常的工作教学和年度工作制定上更加的侧重于教育教学质量，而对于高校的档案管理重视程度不够。职高院校的工作重点多放在教育教学质量的提升上，对于档案管理工作往往是维持在最低水平线上，有时只在年度的上级审核评估期间才对档案管理进行适当的稍微的改进，而在检查之后依旧保持原样。由于院校的不重视，所以也导致职高院校的管理工作人员的职业素质和职业责任感使命感普遍较低。对于档案的日常管理松散，能省就省，往往会产生档案丢失混淆。当前我国的职高教育中的师资力量不断增强，对专业教师队伍学历要求越来越高，但是在档案管理工作方面的人才招聘上较少，目前国内大多高职院校的档案管理人员学历和职业素养普遍较低。现代档案管理更加侧重计算机软件网络的应用，而现有的这些人员明显缺乏相关的知识技能，对于档案的科学管理方法、档案的重要性认识等方面不达标。特别是近年来随着高职教师人员职称评定办法的实时，高职院校对于档案管理人员的职称评定存在歧视的态度，也致使相关的档案管理人才不断流失。

2.高职院校档案管理问题分析

2.1 高职院校档案管理面临的形式问题

高职院校在档案的管理制度和认识上的不足严重阻碍着档案管理工作的发展。虽然档案管理的技术设备、管理理论方法在不断的创新改革。但是国内大多数高职的档案管理仍旧以人工手动为主，对档案的管理不能很好的依托于计算机网络和相关档案管理软件进行日常的管理。这种手工记录查询的方法在档案的管理中效率低下，一个高职院校上万分档案的人工手动管理使得检索速度缓慢，材料归档难度加大，档案管理人员的工作强度增加，管理人员的工作积极性和办事效率降低，这使得高职院校的档案管理面临着严峻的形势。

2.2 关于改善高职院校的档案管理工作

高职院校的档案管理事关高职院校健康可持续发展的一部分，应当予以足够的认识。在年度高职院校的工作会议上要对档案管理工作做出明确的指示，并对档案管理部门进行适当的资金投入。改善现有的高职院校档案管理相对落后的模式，引进新的管理技术设备，将档案管理网络化，计算机化从而提高档案管理的效率。对院校档案管理制度要进行完善，统一对档案进行管理，这样方便各种资料及时有效的归档，也可以降低档案管理成本。对于档案管理人员要进行档案管理的理论技术培训，招聘档案管理方面的人才，从而提升高职院校档案管理队伍的整体职业素养。

3.结束语

我国经济社会的发展推动了国内高职教育的蓬勃发展。目前，高职教育的快速发展中存在些许问题，档案管理工作一直是国内高职院校的通病和诟病，在很长的一段时期内高职院校的档案管理工作都引不起校方的足够认识。在新的时期，为了高职院校的健康发展我们有必要对现有的档案管理工作进行分析，并根据实际情况进行科学的指导改进。

参考文献

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[2] 杨小红；关于档案信息化的思考[J]；辽宁大学学报（哲学社会科学版）；2003年03期

[3] 于咏莉. 高职院校档案管理工作中存在的问题及对策.《太原城市职业技术学院学报》 2011年07期