工程资料编制与管理创新之途径

温小艳

【摘 要】工程资料是城市建筑资料的重要组成部分，它对工程项目日后的改造、维修等具有重要作用。工程资料编制与管理工作在发展过程中逐步完善，但是随着信息技术的快速发展，一些工作方法已经较为陈旧。本文具体探讨工程资料编制与管理的创新途径，以此来提高工程资料编制与管理工作的效率。

【关键词】工程资料；编制与管理；现状问题；创新途径

一、工程资料编制与管理现存问题

工程资料编制与管理工作在发展过程中逐步成熟与完善，但是就目前来看还存在以下问题。首先，工程管理人员对资料编制与管理工作认识不足。建筑施工部门管理人员只有在上级监管部门进行检查或工程验收的时候，才开始重视工程资料。另外，建筑施工管理部门往往认为工程资料管理工作是资料员的事情，这就导致资料员工作任务加剧，工作职能混乱。资料员的工作管理水平直接影响到工程资料的管理水平。还有的建筑施工单位没有设立专门机构，也没有安排专业人员进行管理，而是让其他职位的人员代为管理。最近几年，社会上出现一种中介组织，专门提供专业的资料管理服务，但是由于监督管理力度不够，管理人员的专业素养高低不同，这就导致资源管理工作情况堪忧。

其次，建筑施工单位资料编制与管理人员的知识结构不合理，大部分资料员没有掌握必备的法律法规知识，专业知识与技能也相对缺乏，这就使得他们很难胜任资料编制与管理工作。有的资料员在一些工程资料管理工作中表现得比较出色，在另一些管理工作中则不尽人意，这就表现出知识结构的不合理。除此之外，建筑施工单位资料员还存在工作责任心不强的现象。这个现象主要是因为建筑施工单位在管理工作过程中没有明确岗位职责，这就导致岗位工作人员对自己的工作职责不明确，相关岗位的资料编制与管理工作职责没有落实到位，这就导致工作责任难以追究。这就使得相关资料编制与管理人员工作责任心不强，资料编制管理工作也没有与工程项目的进度保持一致，在工作过程中敷衍了事，甚至编造数据，这就不利于工程资料编制与管理工作的开展。

再者，工程资料编制与管理工作中还没有建立健全管理制度，工程管理制度、工程监理制度等都没有进一步落实到位，这就间接影响到工程资料编制与管理的工作质量。资料编制与管理工作的硬件设施不完善也是一个问题，有的建筑施工单位没有设立专门的场所来放置资料，工程资料的信息化管理水平不高，这些都对工程资料的编制与管理工作造成不良影响。

最后，随着信息技术的快速发展，信息数据库的建立成为主要趋势。我国工程项目资料的信息数据化管理程度不高，没有建立信息数据库，对资料信息数据的收集、加工、录入工作做得也不是很完善，这就导致信息数据查询不便捷。

二、工程资料编制与管理创新途径

首先，建筑施工单位需要为资料员提供再教育的机会，资料员通过专业培训能够掌握基本的资料编制与管理知识技能，能够提高工程资料编制与管理工作质量。建筑施工单位还需要将单位内一个场所作为资料库，设置资料存放柜，保持资料库的干净整洁，以保证资料的安全。还需要配备工作责任心强、专业素养强的资料员，负责工程资料的编制与管理工作，做好工程资料的借阅登记，使工程资料编制与管理工作的顺利开展。

其次，工程资料员需要做好工程资料的目录编写工作。编写工程资料的目录，有助于日后的资料查阅，方便查找。所以，资料员要能够给每项工程资料都进行详细分类，更加工程项目的不同来进行目录编写，并标注好资料的页码，这样就能够使查阅人员通过目录上页码的查询来快速找到自己想要的材料信息。除此之外，资料员还应该做一个总目录，将所有的工程项目资料都进行分类装盒，并将盒内的资料根据册码来进行编排，这样能够方面根据册码来查找工程资料。这样的目录编写方式能够使工程资料一目了然，提高借阅人员查找资料的速度。

第三，工程资料编制与管理工作需要设立信息化目标。工程资料所涉及的内容杂乱，这就需要规范资料的填写、收集与编制工作。资料编制人员要能够加强监督，保证每个资料表格信息内容填写准确、写法规范。建筑施工单位还需要建立健全施工现场资料管理体系，要能够保证施工现场资料与工程的进度相同，要能够通过各个阶段的控制检查来发挥施工资料的指导作用。与此同时，资料员还要能够将工程资料信息输入到计算机数据库中，提高档案资料的编制效率，节省档案资料编制时间，而且还能够保证编制数据的准确性，保证数据信息的安全。

最后，建筑施工单位需要完善工程资料管理制度。工程资料管理制度包括工程资料存放制度、工程资料安全制度、工程资料查阅使用制度等等，这一制度体系的建立健全对于工程资料管理工作极为重要。在工程资料存放制度中，资料员要能够将工程建设的资料分类整理，及时发现并补上资料遗漏，同时还要能够将一些无效的资料及时处理掉，将丢失遗漏的资料补齐，另外还需要保持资料库的干净整洁。因为一些工程项目涉及商业机密，这就需要建立工程资料安全制度，资料员要能够对工程资料进行保密管理，这就需要进一步完善工程资料查阅使用制度。资源员要能够对资料文件的借阅进行严格的登记，借阅者要办理相关的手续才能够进行资料借阅。另外，资料员需要在借阅的同时，告知使用者要能够及时归还工程资料并保持工程资料的完整性。如果有的使用者在借阅资料时提出借出资料原件，那么资料借阅者需要自觉采取措施，来保证资料的完好无损。一些提出对资料进行复印的，则需要报告上级部门，在得到同意后再批准，以保证档案资料的保密性。

综上所述，在工程资料编制与管理工作中，建筑施工单位要能够提高对工程资料编制与管理工作的重视，要能够提高资料员的专业素养与技能，以此来提高工程资料的编制工作水平。资料员要能够对工程资料进行目录编写，以此来提高资料信息查询效率。建筑施工单位还要能够建立工程资料数据库，建立健全工程资料管理制度，使工程资料信息管理更加科学规范化。工程资料编制与管理创新是一项较为复杂的工作，这需要各单位部门人员加强合作，共同努力。

参考文献：

[1]陈伟方.建筑工程资料编制和管理的现状与分析.建筑监督检测与造价.2009，05

[2]闫海滨，陈彩银.创优工程资料的编制与管理.建筑技术.2010，06

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