基于供应链的煤炭企业物资采购管理信息平台探讨

文/李华伟

供应链是围绕核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，从采购原材料开始，制成中间产品以及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中的将供应商、制造商、分销商、零售商到最终用户连成一个整体的功能网链结构。在供应链中，所有参与方为了一个相同的目标而协调彼此的行为，以最大化满足客户的需求，同时保持合适的成本。

传统制造业的采购成本占产品总成本的50%～70%，煤炭行业则更甚之。煤炭企业在近年来的合并重组浪潮中出现了很多大型的煤炭集团，其物资采购数额动辄数以百亿计，物资种类往往超过几十万种，所涉及的采购管理非常复杂。由于煤炭生产的特殊性，造成了物资成本占煤炭生产成本比例高，且时效性要求也非常高的特点。当前很多煤炭企业在物流管理领域都进行了管理信息系统的建设，但是这些信息化工作几乎都局限于煤炭企业内部，距离真正的信息共享还有非常大的距离。因此，打造适合煤炭企业的基于供应链管理理论的物资采购平台是每一个煤炭企业在信息化建设时必须应予以重视的问题。

一、煤炭物资采购管理现状

经过近十年来的改革和行业整合，煤炭企业在面临有利的外部环境的同时，也面临着诸多的挑战。通过集中采购节约采购成本和物流成本成为诸多煤炭企业共同的选择。当前的采购模式是由各物资使用单位上报需求，然后经过物资限额平衡和利库操作后，生成最终的采购计划。物资管理部门根据采购计划进行招标和协议采购，而供应商在获得物资订单后，进行对各物资使用单位的直接送货或将其送到物资管理部门的总仓库，然后再进行统一配送。现有的业务流程体现了当前煤炭物资采购管理的典型特点，也显示出其中存在的问题。比如：业务环节众多，审批繁琐；供应商信息不完全，难以形成有效的激励机制；供应商分级管理欠缺，少有战略合作的能力；信息传递慢，订货提前期过长；供应商库存积压，影响供应链利益。

由于受制于传统的采购管理模式和落后的管理手段，供应链管理的理念在煤炭采购管理中成为奢谈。解决当前采购管理中存在的问题，并将供应链管理理论和方法贯穿于煤炭采购工作中，必须要建立全新的基于供应链的煤炭企业物资采购管理平台，作为采购业务流程重组和管理变革的有力支持工具。

二、基于供应链的煤炭企业物资采购平台

1.煤炭物资采购平台的特点

煤炭物资采购平台体现了煤炭企业的经营管理特点，与一般的公共采购平台存在较大的差别。

（1）代码管理复杂。煤炭企业所需的物资种类繁多，因此在管理信息平台中代码管理是其核心功能之一。产品类别的划分、代码体系的设置等都较一般采购平台更为复杂。尤其当各物资使用部门需要一种全新的物资时，为了不影响业务流程，需要设置临时代码。因此，甚至可能会造成各类代码繁杂，以至于影响业务的情况。

（2）难以与供应商生产同步，以信息共享为主。在供应链管理中，最理想的情况是由核心企业控制整个供应链的节拍，使所有企业的生产经营能够协调一致，从而最大限度的创造价值，提高供应链的竞争力。然而由于煤炭企业的供应链管理能力仍有不足，因此难以承担整个供应链协调的责任，更多地是利用物资采购平台共享信息，最大限度减少因信息延误、信息错误造成的失误。当煤炭企业供应链管理水平提高时，可以考虑在原有的物资采购平台基础上，向全面供应链管理提升。

（3）分类的采购处理。一般公共采购平台对采购往往是按照物资类型分类。在煤炭物资采购平台中，采购可以按照一般采购与战略采购和合同采购与协议采购两个维度划分，如下图所示：

其中协议采购速度非常快，可以实现对煤炭企业物资需求的快速反应，合同采购则需进行招标或议标等环节，因此流程时间略长，但也远快于现有的采购流程。

2.煤炭物资采购平台的组成

一个科学的煤炭物资采购平台包含供应商、接触层和后台供应商管理信息系统三个层次，分供应商管理、采购计划管理、合同/协议管理、信息发布等几个主要模块。

（1）供应商管理模块主要包括供应商申请和审批、供应商权限管理、供应商供应记录等功能。采购信息平台建立的前提就是要有系统的、规范化的、不断更新的动态化信息资源作保证，因此供应商管理是系统的核心功能。该功能审核申请的供应商资格，并对每个供应商所能提供的产品类型进行实时管理。

（2）采购计划管理模块主要包括采购计划的汇总和已完成采购计划的记录、核销等功能。正在执行的采购计划台账是该模块的核心数据库，并能够实时显示每次采购计划的完成情况。

（3）合同/协议管理模块主要包括合同/协议台账、合同/协议生成、合同/协议的变更、合同/协议核销等功能。该功能调用采购计划管理中的采购计划汇总数据和供应商管理中的供应商权限及供应记录等相关信息，计算出招标的范围以及对各个供应商协议量的分配额。合同/协议的核销与采购计划管理中的已完成采购计划记录有着密切的数据关联。

（4）信息发布模块主要是对需要招标的采购计划进行发布。系统不但可以从供应商管理模块中自动筛选合适的供应商进行投标，同时将信息发布还可保证某些新具备资格的供应商能够参与投标，进一步扩大供应商选择的范围，并能及时更新供应商的资料。

在采购管理上，公司应增加供应商中战略合作伙伴的数量，减少供应商的总数量。这样虽然可能会造成采购价格的小幅度上升，但是却由于供应的时间和质量等方面可靠性更高，从供应链整体而言，成本甚至可能会下降，而供应链的协同水平却大幅度提高，为公司全面采用供应链管理思想和方法奠定基础。

基于供应链的煤炭企业物资采购平台的实现是一个系统工程，它取决于诸多的方面和环节，在具体的实施上可以采用分步的方法。首先在公司现有的主要供应商中实施，取得一定经验后再向所有采购业务推进，并同步进行相关的管理变革。当公司采购管理信息平台运行成熟后，甚至可以考虑将其更进一步扩展到不同煤炭企业之间，形成具有一定规模的公共联合采购信息平台。这种新的平台是跨企业的物流采购联盟成功的关键，在进一步节约采购成本，提高公司管理水平的同时，也将大幅度提高公司在行业中的竞争优势和竞争地位。