ERP系统在我国中小企业信息化管理中的应用

2013-08-22吴再芳

科学时代·上半月 2013年6期

吴再芳

【摘要】ERP系统是企业信息化管理的重要工具，越来越多的学校和企业已经开始采用ERP产品。本文从ERP系统原理介绍起，对ERP系统进行了由浅入深的分析；最后结合企业信息化现状，对我国中小企业如何应用、实施ERP系统以及在实施过程中可能存在的问题和问题对策进行了初步的分析、阐述，从而实现ERP系统在中小企业的广泛应用。

【关键词】ERP系统；企业信息化；MRP系统

一、企业资源计划（enterprise resource planning，ERP）概述

1 ERP系统的概念

ERP系统是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。

2 ERP系统的原理

ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

3 ERP系统的功能

ERP具备的功能标准应包括四个方面：

（1）超越MRPⅡ范围的集成功能

（2）支持混合方式的制造环境

（3）支持能动的监控能力，提高业务绩效

（4）支持开放的客户机/服务器计算环境

（5）财务税务一体化管理

4 ERP系统的扩展功能

（1）纳入PDM功能

产品数据管理（PDM）将企业中的产品设计和制造全过程的各种信息、产品不同设计阶段的数据和文档组织在一个统一的环境中。

（2）增加了工作流功能

对工作流（Work flow）的需求是与无纸管理及EDI，在ERP软件中的应用同地发生的，使用EDI以后就出现了电子文档在要求的时间按照规定好的路线传递到指定的人员处的问题，必须采用工作流管理进行控制。

（3）增加数据仓库DWT和在线分析处理（OLAP）功能

90年代中期出现了数据仓库DW和在线分析处理技术，新一代的ERP软件立即将其综合进去，为用户提供企业宏观决策的分析工具。

二、 ERP系统在我国中小企业信息化管理中的应用

1我国中小企业信息化概况

在提高信息化水平方面，ERP系统作为全面的资源管理系统成为企业进行信息化管理的必要手段。而在实践中，我国中小企业实施与应用ERP系统的不多，成功的更是少。这种现象的产生，一方面是ERP系统的采用和实施需要大量的费用，这对于中小企业来说是不小的负担，对它们造成较大的资金压力；另一方面，许多中小企业采用的是国外厂商供应的ERP系统，尽管它们对于中国企业的特点也经过相应的调整和改变，但因国外的功能系统十分完善，而国内中小企业因尚未成熟，许多功能都无法使用。造成浪费，无法达到预期的效果。因此，如何根据我国中小企业自身的特点构建出适合本土中小企业成长的ERP系统进行信息化管理至关重要。

2 中小企业ERP系统的实施应用特点

对于中小企业所采用的ERP系统实施时具有以下几个特点。

首先，需根据ERP整体规范实施。中小企业虽然在规模上无法与大企业比拟，管理的层级和流程也相对简单，但其所涉及的业务类信息，与大企业相同，具有生产、库存等。因此，不能逃离ERP整体的实施规范。

其次，重要性不同。和大企业相比，中小企业则将ERP视作自身发展的生命线，而不仅仅是提高企业效率的这一手段，这也注定国内中小企业在实施所借鉴的对象上和大企业不同。

第三，由于资金的局限，中小企业需要实施的ERP可短期出成效，因为无论在时间上还是资金上它们都耗不起。

最后，是对于供应商的要求。鉴于中小企业硬件基础差、员工技术水平有限、IT类人才缺乏、投入较少等特点，要求其所实施的ERP系统具有易操作性，容易理解、便于学习、应用尝试较浅、且供应商还需要强大的今后服务能力包括系统应用的培训、咨询，对于企业特点、业务流程的正确判断和应对企业变动进行系统调整等服务能力。

3 ERP系统的实施过程

对于中小企业实施ERP系统主要包括两个阶段，即整体规划阶段与实施阶段。第一个阶段包括规划准备、现状的调查评估、需求调查分析、整体实施设计以及分步实施的规划；第二个阶段则包括实施前准备、业务过程的规划、系统选型、系统的培训、系统配置数据的准备、系统切换系统运行以及项目验收等步骤。

3.1 项目的前期工作阶段

这个阶段的工作主要包括：

（1）领导层培训及ERP原理的培训。主要的培训对象是企业高层领导及今后ERP项目组人员，使他们掌握ERP的基本原理和管理思想。

（2）企业诊断。由企业的高层领导和今后各项目组人员用ERP的思想对企业现行管理的业务流程和存在的问题进行评议和诊断，找出问题，寻求解决方案。

（3）需求分析，确定目标。企业在准备应用ERP系统之前，还需要理智地进行立项分析：如企业是不是到了该应用ERP系统的阶段？企业当前最迫切需要解决的问题是什么？ERP系统是否能够解决？ERP系统的投资回报率或投资效益的分析？在财力上企业能不能支持ERP的实施？ERP的目的所在，到底为什么？系统到底能够解决哪些问题和达到哪些目标？基础管理工作有没有理顺或准备在上ERP之前让咨询公司帮助理顺、人员的素质够不够高？等等。

3.2 软件选型阶段

在选型过程中，既要弄清企业的需求，又要弄清软件的管理思想和功能是否满足企业的需求。还要了解实施环境、行业或企业的特殊要求。根据这些来运行流程和功能，从“用户化”和“本地化”的角度来为ERP选型。

3.3 实施准备阶段

此阶段包括数据和各种参数的准备和设置，要做以下几项工作：

（1）项目组织。项目组织应该由三层组成：①领导小组，由企业的一把手牵头，并与系统相关的副总一起组成领导小组。特别要注意人力资源的合理调配。②项目实施小组，主要大量的ERP项目实施工作是由他们来完成的，一般是由项目经理来领导组织工作，其他的成员应当由企业主要业务部门的领导或业务骨干组成。③业务组，这部分工作的好坏是ERP实施能不能贯彻到基层的关键所在。每个业务组必须有固定的人员，带着业务处理中的问题，通过对ERP系统的掌握，寻求一种新的解决方案和运作方法，并用新的业务流程来验证，最后协同实施小组一起制定新的工作规程和准则。

（2）数据准备。在运行ERP系统之前，要准备和录入一系列基础数据，这些数据是在运用系统之前没有或未明确规定的，故需要做大量分析研究的工作。

3.4 系统安装调试阶段

在人员、基础数据已经准备好的基础上，就可以将系统安装到企业中来了，并进行一系列的调试活动。

3.5 软件原型测试

这是对软件功能的原型测试，也称计算机模拟。由于ERP系统是信息集成系统，所以在测试时，应当是全系统的测试，各个部门的人员都应该同时参与，这样才能理解各个数据、功能和流程之间相互的集成关系。找出不足的方面，提出解决企业管理问题的方案，以便接下来进行用户化或二次开发。

3.6 模拟运行及用户化阶段

这一阶段的目标和相关的任务是：

（1）模拟运行及用户化。在基本掌握软件功能的基础上，选择代表产品，将各种必要的数据录入系统，带着企业日常工作中经常遇到的问题，组织项目小组进行实战性模拟，提出解决方案。模拟可集中在机房进行，也称之为会议室模拟。

（2）制定工作准则与工作规程。针对实施中出现的问题，项目小组会提出一些相应的解决方案，在这个阶段就要将与之对应的工作准则与工作规程初步制定出来，并在以后的实践中不断完善。

3.7验收阶段

在完成必要的用户化工作进入现场运行之前还要经过企业最高领导的审批和验收通过，以确保ERP的实施质量。

三、目前实施运用ERP主要存在的问题及对策