浅谈高校科研档案管理

王 颖

（淮北职业技术学院 办公室，安徽 淮北 235000）

随着科技的进步和社会的发展，高校科研档案作为重要的信息资源已成为高校科学研究的重要组成部分。高校科研档案是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据和音像等各种形式和载体的文件材料，它是唯一直接记录科研活动的形成、发展、结题、推广应用的全过程，具有知识储备和依据凭证的作用［1］。如何做好高校科研档案管理，使其在社会主义市场环境下发挥最大的价值，以成为高校科研管理工作中一个重要课题。目前，高校科研档案管理还存在一些薄弱环节，亟需改进。主要表现在：

一、高校科研档案管理存在的薄弱环节

1.领导重视不够，科研人员档案意识淡薄

领导重视是保障一切工作顺利开展的前提条件，在高校中，由于科研档案所产生的效益是潜在的、隐性的、滞后的，而科研成果所产生的效益是清晰的、直观的、可见的，有些领导只注重科研成果的重要性，而对科研档案管理却不闻不问，没有给予相应的人力、财力、物力支持，使科研档案管理受到条件上的制约。而对于一些科研管理人员，只注重科研项目的申报、评比，追求的是项目的数量，经费的增加，，而忽视了科研档案在长期积累过程中产生的长远价值，对科研档案材料的原始性、完整性、系统性重视不够，投入不足，以至于归档科研材料质量不高，齐全性、完整性、系统性差。

2.科研档案管理制度不健全、不完善

由于没有制定科学、规范的科研档案收集、归档制度，科研档案在收集过程中存在着坐等接收、你交我收、交多少收多少、交与没交、交齐交不齐不管、你借我找，找到找不到与我无关的封闭管理档案现象。一些科研人员收集的科研材料归档质量不高，没有注重课题成套性的特点，只接收一些文书性文件、审批结果性文件，而在课题形成中所产生的论文、专著、实验报告等大量有价值的科研资料散存在个人手中，导致科研档案收集不齐全、不完整，不全面、不系统。

3.网络信息化管理落后

在现代信息技术快速发展的今天，高校科研档案管理仍局限于文档目录管理，档案管理部门与各个科研部门没有统一的信息管理平台，各个科研部门都使用自己的信息管理系统，这样科研信息无法达到共享，出现重复劳动多、管理无序的现象。另一方面，在科研档案查阅利用方面仍以手工查阅为主，游离于现代网络信息系统之外，即耽误了时间又浪费了人力。这种科研档案管理的滞后影响了科研档案的利用效率。

4.科研档案开发利用效果差

一方面由于科研档案管理人员思想陈旧，对科研档案信息资源开发利用工作的意义认识不到位，认为只要保管好科研档案，不丢失能查找到就行，导致科研档案的开发利用还停留在浅层次的利用阶段。另一方面，科研档案人员由于受自身素质和文化水平的限制，对科研档案信息资源的开发能力较弱，不能深层次地对科研档案进行编研，不能挖掘科研档案中有价值的信息，，导致科研档案信息处于一种封闭状态，科研档案的价值不能充分体现出来。

5.科研档案人员自身素质和服务意识不强

科研档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，高校科研工作存在门类多、学科多、范围广的特点，同时各专业和媒介具有一定独特性。很多档案管理人员的知识结构不能适应现代科研档案管理工作的需求，有的虽然具备很强的档案专业知识，但对自然科学领域的有关知识相知甚少，这就对科研档案管理造成很大弊端。另一方面由于现行管理体制的制约，很多档案人员服务意识不强，思想封闭。由于工作中没有相应的奖惩制度，存在着干与不干一个样，干多干少一个样的倦怠情绪，使科研档案不能更好地为学校各方面建设服务。

二、高校科研档案管理改进措施

1.加强领导重视，广泛宣传，不断增强科研档案管理意识

领导重视是做好高校科研档案管理的关键。各级领导要以重视科学研究工作的态度重视科研档案管理，任何一项科学技术的研究，都离不开已有的科技成果以及相关的科技信息，而这些原生信息都是以科研档案的形式记录和保存下来的，所以科研档案管理是一项技术性很强的工作，各级领导应该从人力、物力、财力上予以大力支持，以确保科研档案管理走上科学化、规范化、制度化的轨道。其次，通过召开座谈会、利用媒体、制作展板等方式学习贯彻《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》等相关法律、法规，使广大教师熟悉、了解科研档案对学术发展产生的重要意义，使广大教师在申报科研课题的相关阶段都能齐全、完整的保存资料，有效的提高广大教师的科研档案意识，形成人人关心科研档案，部门参与科研档案管理的新局面。

2.做好科研档案的收集工作，制定科学合理的归档制度

科研档案的收集工作是科研档案管理工作的基础环节，如何做到科研档案收集齐全、完整、准确，首先要了解科研档案课题成套性的特点，在一项科研课题完成前所形成的科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告等文件资料，在研究实验阶段形成的实验报告、计算材料、设计文件等，在总结鉴定验收阶段形成的科研报告、论文、专著、参加人员名单等，在奖励申报阶段形成的成果和奖励申报材料等文件资料都是科研档案收集的重要内容之一。其次，要加强平时收集，现在高校大部分科研工作者还肩负着大量的教学任务，难免在一项科研成果形成前文件、资料分散保存或丢失，基层档案人员要汇同科研部门人员对科研项目时时监督，确保一项科研课题材料齐全、完整、准确，搞高科研档案收集的质量。最后，要制定科学合理的归档制度。档案部门的工作人员要制定科研档案的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续等制度，并把制度要求的内容纳入相关人员岗位职责里，对做好的单位或个人予以奖励，充分调动基层科研部门人员的积极性。

3.加强网络信息化建设，日益完善科技档案现代化管理

加强档案现代化建设，是推进科研档案管理规范化、科学化的有效途径。因此，高校应为科研档案管理创造有利条件，把先进的信息技术和网络技术进行整合，形成基层科研部门和档案管理部门自下而上的网络管理体系，由基层科研部门把收集上来的成套科研课题材料通过扫描仪或直收接收电子文档的形式录入到电脑信息系统中，再上传到档案管理部门，档案人员通过档案管理软件，对相关材料进行数字化整理，通过校园内部局域网，使广大教职工可以随时登录学校网站档案主页，进行科研数据查询、资料下载，最大限度的实现科研档案的价值。

4.多种方式提供利用，提高科研档案社会效益最大化

保管档案的最终目的是提供利用。档案利用的越广、程度越深，其效益也就越高。一所高校的科研档案能直接反映一所高校的学术水平及科研能力，是证明一所高校实力的重要依据［2］。如何做好科研档案的利用工作，使其社会效益最大化，应从下面几方面入手。首先，通过网络、多媒体等现代化信息技术，无偿地把非密级信息发布在网络上，从而满足广大教职工的科研信息需求。其次，积极开展科研档案编研工作。科研档案的编研工作是一项技术性、专业性很强的工作，需要广大档案工作者不仅要掌握业务知识，还要掌握科研编研方面的知识，通过档案室保存的科研档案信息，编写出满足教学、科研、管理等方面的研究资料，更好地学校发展服务。最后由封闭管理转为开放管理，由被动利用转为主动服务。档案室不能只封闭地保存科研档案，这样会使大量的有价值的科研成果滞留在档案室，使科研档案的价值不能最大限度发挥。广大档案工作者要解放思想，通过开设阅览室、提供咨询服务、制作科研目录汇编、举办科研档案展览等形式，把科研档案的最大价值展现出来。

5.提高科研档案人员的自身素质和服务意识

进入21世纪，高校大量的科研成果进入市场，对促进社会生产力，提高经济增长起到了举足轻重的作用。作为高校科研档案人员首先要认真学习马列主义、毛泽东思想，忠于职守，遵守纪律，甘于奉献［3］。其次在管理科研档案时，不仅要掌握档案专业知识，还需要掌握大量自然科学知识、现代化网络管理知识，以便更能适应新时期科研档案管理的需求。科研档案人员要多看、多读、多学、多写，使自已的知识结构不断更新，不断全面。要走出去，引进来，向其它兄弟院校学习先进的科研档案管理知识，把好的方法、经验引入到本单位档案管理中。最后，科研档案人员要强化服务意识。服务性是整个档案工作的基本属性，广大档案工作者要解放思想，勇于创新，有服务大局的意识，摒弃传统的坐等利用的旧服务模式，为高校各项事业的发展提供最优质的科研档案信息服务。

［1］崔玲.提高科技档案的利用为科技工作服务［J］.兰台内外，2010（6）.

［2］张宝玲.高校科研档案开发利用的影响及对策［J］.科技档案，2007（4）.

［3］安徽省档案局.档案学原理［M］.合肥：黄山书社，2007.