浅谈财务会计电子档案管理与再使用

□文/李晔洁

（安徽城市管理职业学院 安徽·合肥）

财务会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。

财务会计电子档案的管理不但是企事业单位财务管理的基础工作，而且还是企事业单位整个档案管理系统的重要组成部分。做好对会计电子档案的管理工作，对提高会计电子档案可重复利用的济价值具有重要的意义。笔者试结合相关单位的会计电子档案管理实践，对如何做好会计电子档案管理与使用作如下研究与探讨。

一、财务会计电子档案管理与再使用的内容

财务会计电子档案指储存在磁性介质中能被计算机使用的会计数据，以及会计软件制造商编制的各种文档程序和其他相关资料。财务会计电子档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种会计档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种财务会计电子档案得到合理和有效的利用，并安全保存。

二、财务会计电子档案的特点

传统的财务会计档案是包括会计记账凭证、会计账簿和财务会计报告等纸质会计核算资料。它们是记录和反映企事业单位经济业务的重要财务会计资料和证据。这些资料和证据具有严格的数据勾稽关系、时间连序和不可更改等性质。企事业单位实行财务会计电算化系统以后，由于产生了许多电子数据与文件，财务核算和多年财务会计资料的查阅均在计算机上完成。财务会计电子档案与传统会计档案相比有许多自身的特点：

（一）保存、存储形式多样化。财务会计电子档案主要是存储在磁性介质中，而存储财务会计数据的磁性介质一般就包括磁带、光盘、移动硬盘、U盘和其他磁性介质。

（二）再利用的特殊要求。通常纸质的会计档案具有直观可视性，普通的电子文件都是文本文件或准文本文件。然而，财务会计电子档案因为会计核算、管理的特殊性决定其电子档案必须在特定的计算机硬件和软件系统环境中才能再利用。

（三）保存、存储条件要求高。财务会计电子档案具有易被损坏，难留痕迹的特点，同时又受载体的材质、载体存放的环境、载体存储信息的有效期等条件影响。

（四）管理更加复杂化。实行会计电算化的时间越长，会计电子档案与财务软件的版本通常就越多。面对繁多的软件和电子文档就应该进行分类管理。

三、对财务会计电子档案进行管理的作用

（一）提高财务会计人员工作效率。手工记账时期，会计人员的主要精力是登记各种账簿和编制会计报表，会计的最主要职能表现为会计核算，而会计的监督与管理职能仅体现在漫长手工记账之后，监督的形式主要是事后监督与被动监督。

实行财务会计电算化后，一方面会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，在时间上保证了会计人员能够有效地行使审核、监督和财务会计分析工作；另一方面会计电算化系统中的预算控制功能不仅可以实现对单位经济活动的“时时监控”，而且由于实行对会计电子档案的有效管理，会计人员可以不用从众多的纸质会计档案中翻箱倒柜，他们可以打破时间的跨度，方便快捷地完成对历史会计信息的使用和对未来会计信息进行分析，较好地协助会计人员进行预测、控制和监督。

（二）方便决策。企事业单位的财务会计人员将历年的会计资料进行加工分析、比较，一方面可以提交给单位的决策者们，让他们更好决策；另一方面通过这些历年的会计电子档案方便快捷地看出本单位以及本部门的过去、现在和将来的财务状况、发展情况与发展趋势，使决策者们在遵循国家宏观政策和市场经济客观规律的前提下，制定出适合单位自身发展的战略，从而改善经营管理，提高单位的经济效益和社会效益。另外，可以基于本单位的财务会计电子资料设计出一些有利于企事业单位管理和决策的数据模型，建立相对比较完整的决策支持系统，以实现财务会计电子数据资料的再使用价值。

四、财务会计电子档案管理和再使用

要想做好会计电子档案的管理与再使用工作，必须根据财务会计电子档案的归集整理、保存和再利用等方面的工作。

（一）财务会计电子档案的归集整理。

财务会计电子档案的归集整理是指在一定的时间间隔（通常指一个会计年度），把单位运行的财务软件系统中所有财务数据备份、存储到光盘、移动硬盘或专用硬盘上。这样的备份一般是采用多份数、多介质进行备份，这样备份出来的财务电子数据就形成了财务会计电子档案。单位的财务部门应由专人保管这些备份的电子档案，以便在财务软件系统或计算机硬件系统出现故障修复后能在最短的时间内和最小的损失下恢复财务会计电算化工作。另外，除备份这些财务会计电子数据，单位的财务电子档案管理人员还应该对运行整个财务软件系统的计算机硬件系统、计算机操作系统、网络服务器系统、网络操作系统以及财务软件的系统名称与版本、财务软件的售后服务公司情况、相关系统的使用说明书等进行详细记录在册。在笔者工作过的单位，在20世纪九十年代中期就开始实行财务会计电算化系统，当时使用的是单用户系统软件，每月的记账凭证大约有300份，业务量不大。之后，在2000年以后，随着单位经济业务量呈几何级数的增加，每月要处理的记账凭证数达2，000份，这样感觉原有的单机版财务软件根本不适应单位的经济业务量增加。为此，单位购买了WINDOWS系统下的网络版用友财务软件ACCESS版。再后来，到2003年，又换成用友U8版的SQL SERVER财务软件系统。在近10年的时间里，财务软件更换了好几次，一方面是因为单位业务量的增加；另一方面也是为了适应计算机硬件和操作系统、数据库系统等软件系统的变化而变化。在这几次财务系统的变化中，单位按要求对财务会计电子数据、财务软件系统和计算机硬件和操作系统以及数据库系统进行归档备份、封存。在近期的上级会计档案检查中对封存机器和电子档案进行再使用检查，仍然可以使用。

（二）财务会计电子档案的保存与再使用。就目前的技术手段而言，能够保存电子计算机系统中的电子数据也只有光盘、硬盘、U盘等这些磁性介质。当然，财务会计电子数据的保存也不例外。根据这些能够存储电子数据的磁性介质的物理特性，在形成电子数据档案时必须要进行多种磁性介质的备份，比如，同时每年年底对单位当年财务会计年度的财务电子档案进行光盘双备份、硬盘双备份等工作。备份之后在介质的表面贴上标签，注明形成档案材料的内容、时间和制作人，存放在至少两个不同的物理地点。保存这些电子档案时应远离磁场，注意防潮、防尘和防盗。同时，存放这些电子档案时，还得考虑地震、洪水或火灾等意外情况引起对整个财务会计电算化系统的破坏使系统不可恢复而具有的对策。因为磁性介质材料的特殊性，单位要形成对这些会计电子档案的定期和不定的检查、翻录和再备份工作，防止由于这些磁性物理介质的损坏而使会计数据丢失，从而造成无法挽回的损失。

为了使备份的财务会计电子档案能再次使用，单位还应该重视与之配套的硬件系统的封存、保管和维护。2011年3月份，美国的微软公司就发布声明，声明中称，3年后微软将不再支持Windows XP。自2014年起将不对WINDOWS-XP操作系统发布补丁和升级更新。这将意味着，我国近1/5的计算单位用户和大部分个人用户将不得不放弃现在的WINDOWSXP系统。操作系统改变后，相关的应用软件系统也必须改变。单位为了能够再使用过去年度的财务软件系统，就必须对原有的操作系统软件、数据库系统和财务软件的配套保存，同时还需要对相关的硬件系统进行配套。这样，才能达到再使用的要求。■