中小企业人力资源外包问题探究

戴 佳

（山东大学，济南 250100）

中小企业是改革开放后我国市场经济中涌现出的一只重要新生力量，对我国市场经济的发展，国民生活水平的提高作出了不可磨灭的贡献。但是，由于企业规模小，资金技术实力弱，人力资源管理水平低，制约了企业经营效益的提高和企业规模的发展壮大。人力资源外包服务的发展，为中小企业提供了一条有效解决人力资源管理问题的途径。但由于外包市场发展不完善，缺乏有效相关法规、行业标准规范等问题，人力资源外包的实施效果受到制约。对中小企业人力资源外包问题的研究，对于适应我国中小企业的现状，最大限度发挥人力资源外包的优越性，提高中小企业人力资源管理水平，推动企业管理实践的发展，具有重要的理论和现实意义。

一、中小企业实施人力资源外包的风险

人力资源外包，是指企业根据自身资源情况，把原本由企业自己进行的一项或几项人力资源管理工作或职能，通过支付酬金的方式，交给第三方专业服务商去完成从而达到降低成本、提高效率、增强企业核心竞争力和对环境应变能力的一种管理模式。中小企业实施人力资源外包，可能存在以下风险：

（一）法规、标准不完善的风险

我国的人力资源管理外包服务还处于成长初期阶段，没有相应的法律法规和规范的行业标准来管理人力资源外包市场的具体运作。国家相关部门也没有颁布具体的政策法规来规范外包商和企业的行为。由于人力资源外包服务收费标准、外包流程等没有统一的行业标准，导致行业专业化程度低，价格市场混乱，服务质量也难以保证，客户满意度不高，进而影响了行业的良性发展。这在很大程度上限制了外包服务产业的发展，容易引发人力资源外包企业与外包机构的争议甚至是法律纠纷。法规、标准不完善的风险是制约当前人力资源外包服务发展的最大风险。必须通过政府相关部门制定相应法律法规，和行业内部逐渐规范形成—个统一的行业标准，对外包的流程、收费标准、市场准入资格等进行规范。

（二）企业经营安全的风险

目前我国的人力资源外包机构鱼龙混杂，质量参差不齐。大致可分为三类：一类是从传统的人才中介机构、人才市场转型而来的服务商；一类是进驻的国外人力资源外包机构；还有一类是顺应人力资源外包业务的增长趋势出现的众多新进入者。传统的人力资源外包提供商并没有完全改变原有的服务体制，只是增添了部分人力资源外包的业务，导致专业性不足。而近几年出现的众多的大小人力资源外包机构，更是良莠不齐。进入门槛低，服务水平不能保证，都直接给人力资源外包发包商的经营安全带来风险。

企业将人力资源管理业务外包给外部服务商，必然会有企业信息的透露，这其中有可能包括企业未来战略规划、开发的新技术等核心业务信息，这些信息一旦被外包机构泄露，就会对企业的发展造成巨大的打击。可能会引起企业核心竞争力的减弱，进而危及企业的经营安全。培训效果和劳动争议法律处理结果也在很大程度上影响了相对脆弱的中小企业的发展。

（三）文化差异的风险

外包服务机构和企业自身文化不同、组织结构和管理模式也不尽相同，在合作的过程中难免产生文化碰撞。外包服务机构的组成良莠不齐，一些国外外包服务机构在政治、经济、文化和管理上存在差异，也经常出现“水土不服”。

如果外包服务商在文化上不能与企业文化进行有效地交流和融合，那么在外包业务执行阶段双方的合作便会出现困难。而外包公司的进入可能会导致企业内部相关员工的利益受到危害，内部员工容易对派遣人员产生排斥和敌对。这样一方面使派遣人员的工作难以开展，另一方面也会影响企业内部员工的积极性，影响整个企业的工作效率。

（四）内部员工激励不当的风险

中小企业规模较小、员工较少，进行人力资源外包时，需要调整原有的组织结构、部门职责和岗位需求等，有可能引起原有员工的转岗甚至辞退。因此，人力资源外包处理不当的话将引起员工的猜忌、恐慌，使员工工作积极性受挫，企业凝聚力下降。其中最容易受到冲击的是人力资源管理部门，外包后他们的职业规划是企业必须考虑的问题。采用人力资源外包之后，人力资源管理部门的核心工作是什么，如何适应新的形式都必须安排好。

（五）处理与外包商关系的风险

中小企业在与外包商合作过程中，必须要在监控和放权中寻求平衡。如果过分放任外包机构，使其自主性过大，降低监管力度，固然方便外包商自主运作，减小本企业的工作量，但很容易造成失控，使企业在合作中处于被动地位，不利于企业实现外包目标。但过多地监控对方，不给外包商自主权，会限制外包服务的有效开展，容易引起双方的摩擦，外商可能在合作过程中以不诚实和不负责的态度来处理业务，这样也会使企业自身利益受损。因此外包服务的实施过程，就是双方“监控”和“自主”的平衡点不断调节、博弈的过程，如果二者的关系处理不当就有可能把问题复杂化，影响外包活动的效果。

二、中小企业人力资源外包的实施对策

（一）优化企业内部管理，合理划分外包范围

在进行外包之前，中小企业应首先优化组织结构、部门职能、岗位安排等内部管理体系，为外包服务的实施提供制度上的保障和顺畅的通道。并且，要从领导层面、企业原有人力资源部门和外包业务相关部门的层面制定有效政策，保障服务的顺利实施。

合理划分外包业务是保证外包效果的基础，是实施外包的首要任务。确定是否需要外包，需收集企业内部关于管理现状的信息，区分核心业务和非核心业务，分析外包是否可以降低成本、提高管理效果，以此为依据合理确定外包内容，防止泄露企业机密。一般情况下，具有下列特征的业务不适宜外包：与企业核心能力密切相关的人力资源管理职能；某项人力资源管理职的内容涉及企业机密或具有明显的企业特性；某项人力资源未经历过外包服务，无法对外包效果进行验证，难以管理外包服务机构等。

（二）制定合理标准，慎重选择外包机构

选择适合的外包服务机构，无疑是外包政策成功的第一步。以下几个因素可以作为企业选择外包商的标准之一：第一，职业道德。职业道德是选择外包商必须考虑的因素。外包服务机构应诚信可靠，对企业商业机密严格保密，尤其是在竞争对手的利益诱惑情况下，也必须坚持自己的职业操守。不仅在服务期内为企业保密，在服务结束后也要为企业保密；第二，专业能力。企业选择人力资源外包，就是要利用外包服务商的专业技能提高本企业的人力资源管理水平，因此外包服务机构必须掌握扎实的专业技能，在行业里有丰富的成功从业经验，在业内具有较高美誉度；第三，企业文化。外包服务机构应立足于客户的企业文化，适应客户企业的需求，双方企业文化能进行良好的交流、整合。

发包企业要注重与外包商的沟通交流，最大限度地克服选择过程中信息的不对称性，全面地收集外包机构的各项信息，全面评估被选公司，按照预先制定好的标准，进行充分的调查分析，在外包市场中挑选出一批候选外包机构。确定最终的外包商时，企业应将各项指标按权重赋值，由企业管理者和人力资源管理部门进行综合评定，最终确定外包服务商。

（三）明确双方责任，严格外包协议机制

为降低处理与外包商关系的风险，平衡监控与放权的关系，在进行外包服务之前，企业就应该通过外包协议对双方权利和义务进行明确界定，严格执行外包协议。合同双方应本着互利共赢的理念，保证合同的公平公正，在合同中准确清晰地表述双方目标和职责，并且合同内容应约定对突发事件或不可预知事件的应对措施和相关责任，以及出现阻碍情境时的补救方法。合同双方是平等的法人单位，必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为，这是企业和外包商合作的基础，是协调双方关系的法律依据，是直接关系到外包是否成功的关键因素。

（四）加强与内部员工的沟通，改善内部激励机制

由于人力资源外包政策的实施可能会威胁企业内部员工的切身利益，引起内部员工的工作调整甚至是裁员，因此加强与内部员工的沟通，采取有效的安抚措施，才能为人力资源外包的实施扫除内部障碍。首先要妥善解决因外包而被解雇的员工的沟通工作，给予合理的离职补偿，为其寻找新工作提供尽可能的帮助，推荐合适的员工到外包机构中任职；对于需要调整工作职责的人力资源部门的员工，应为其制定个性化的职业发展规划，帮助他们胜任更有挑战性的工作，提供必要的培训以保证其适应新岗位的要求；对于企业整体员工，应召开内部相关员工会议，说明外包实施的原因和具体措施，对需要调整工作职责的员工提前通知，尽可能地争取内部员工的支持，保证外包实施的效果。在外包过程中保持与员工持续的沟通，将外包的具体措施和进展情况及时告知员工。

对于外包可能造成的内部员工积极性受挫，内部激励不足的问题，应适应外包的需要，调整和丰富原有的内部激励机制。比如提供更有利于员工发展的内部培训，为相关员工提供职业生涯规划的合理建议，实行多种形式的内部激励方式，提高内部员工素质，降低外包对内部员工积极性的影响，更好的凝聚内部员工。

（五）进行文化整合，实现跨文化管理

在选择外包商时，企业应充分考虑与自身企业文化匹配的外包机构，与外包商进行长期有效的沟通，进行文化整合，建立相对稳定的合作关系。外包服务机构必须客户至上，能够理解认同客户的企业文化。企业应积极配合外包商，提供企业相关的必要信息，要求外包商根据企业的管理特点和文化理念，有针对性地提出方案。总之，企业要与外包商持续沟通、相互磨合、彼此了解，才有可能实现外包的预期效果。

为实现跨文化管理，在外包政策正式实施前，企业可以对入驻企业的外包服务商人员进行必要培训，要求他们全面了解企业的发展历史，企业文化理念、组织管理模式、员工工作方式等。使双方员工互相了解，彼此融合，增加对相互文化的认同，这样外包商提出的方案才能更有针对性，更适应企业文化，保证了双方跨文化管理的顺利实施，为外包预期目标的实现奠定基础。

（六）加强对外包机构的监督，规避企业经营安全风险

能否对外包商的工作进行有效监控，直接关系到中小企业人力资源管理外包风险的大小和质量高低。企业应该依据先前制定的外包服务协议，按照双方权利和义务的要求，对工作的进度、目标的完成情况、商业机密的透露情况、服务质量的标准等进行实时的监控。并且对工作步骤尽量细化，制定合理的约束措施，保证监控的效果。在外包的实施过程中，企业应监督外包商及时地汇报工作进展，要求外包商提供准确的信息反馈，动态的调整外包方案，这样既有利于保证外包的质量，又可以最大限度地降低因企业自主权过大对企业经营安全的威胁，有效规避风险。

人力资源外包是中小企业为应对激烈的外部竞争，降低管理成本，解决现有的人力资源问题所采取的战略选择。人力资源外包政策的实施有利于企业转嫁风险，提高人力资源管理水平，使企业集中资源提升自身核心竞争力，为中小企业促进自身发展提供了有效途径。但是，我国人力资源外包的发展还不成熟，有许多问题需要解决。针对这一状况，一方面，需要依靠国家立法的完善和行业标准的规范；另一方面，中小企业自身应该重视协调与外包商的合作关系，采取有效措施规避外包风险，才能最大限度发挥人力资源外包政策的优势，获得外包商优质的人力资源服务。

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