计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究

2013-08-15王园园

淮北职业技术学院学报 2013年6期

王园园

（淮北职业技术学院，安徽淮北 235000）

1 办公自动化概述

1.1 办公自动化的概念

办公自动化（简称“OA”）是实现企事业单位以及政府机关单位办公室日常事务工作自动化和信息处理的信息系统。它是当前计算机相关技术迅速发展的产物，从当前多数单位的OA系统的设计来看，当前办公自动化所依赖的核心技术就是管理信息系统（简称“MIS”），它借助一定的计算机软硬件设施、网络通信设备以及其它有关办公设备，在相关人员的参与和管理下进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护等各项数据操作的人机系统。MIS在企业管理中的应用可有效实现企业单位基层运作以及中层控制和高层决策的集成化，实现企业的信息化管理。

1.2 办公自动化的特点

1.2.1 集成化

办公自动化实现了软件、硬件和网络的集成，工作人员与办公系统的集成，单一办公系统与办公服务信息系统的集成，有效实现了开放式系统的集成。

1.2.2 智能化

办公自动化可以节省办公人员的大量脑力劳动，如日常事务的处理、相关事务的辅助决策及处理意见，以及对办公公文内容的理解和深层处理等。

1.2.3 多媒体化

随着多媒体技术的发展，包括文字、图像、声音和动画在内的多媒体文件越来越多地出现于各单位机构的日常办公中，而计算机多媒体技术在办公自动化中的应用，可以有效实现这些多媒体文件的综合处理。

1.3 办公自动化的主要功能

随着生产力的发展和商品竞争的日益激烈，管理者对信息的依赖性越来越大，信息已成为企业系统的重要资源和财富。计算机技术为信息处理的现代化、自动化和智能化提供了物质基础。办公自动化的数据处理、文字和表格处理、语音处理、图形和图像处理以及辅助决策等功能的应用对提高单位的办公效率发挥了重要作用。

1.3.1 数据处理

在日常办公中，有大量的数据信息要处理，因此，数据信息处理就成了当前基于OA的主要任务。办公自动化系统中的计算机数据库管理系统对数据的输入、增加、删除、修改、存储、分类、索引、报表输出等不仅做到了准确、快速，而且减少了数据的冗余度，保持数据的一致性和独立性，是数据处理的主要工具。

1.3.2 文字和表格处理

像Word及WPS等编辑排版工具在办公室日常文本编辑工作中的应用，不仅方便，且可使版式设计、编辑处理、复制打印和映像处理等办公效率得到显著提高。此外，像微软以及金山等软件提供的数据表格处理工具在日常办公中的应用可实现数据的自动化高效处理，在很大程度上提高了单位办公人员的制表和相关数据的处理效率。

1.3.3 语音处理

计算机提供的语音处理系统能够识别和合成不同的声音，在文件输入、个人保密与鉴别方面有着重要的应用。

1.3.4 图形与图像处理

可利用计算机的图形与图像技术，借助不同色彩来区分不同类型的信息，并以图形的方式表示相关信息之间的关系。另外，还可利用计算机的图像处理能力来传递一些图像信息。

1.3.5 辅助决策

计算机系统能及时地分析和处理计划及其完成情况，对未来的情况进行预测，为决策人员提供必要的参考信息，提供可选的方案，从而快速准确地完成决策过程。

2 文字和数据处理技术在办公自动化实际工作中的应用

2.1 文字处理技术在办公自动化中的应用

文字处理技术在很大程度上减轻办公人员的文字录入校对困难，且可通过创造模板使文档统一规范，实现文件的版式设计和模板制作的一次成型，这样可避免重复劳动的出现，也避免了传统办公中多方人员共同协作的繁琐工序。另外，借助于计算机的文字处理技术还可有效实现对上下级及合作单位信息资料的原版拷贝，从而可有效避免文件再次录入时产生的错误，且拷贝后的文件便于存档和查阅。

2.2 数据处理技术在办公自动化中的应用

在日常办公中，常有大量的数据要处理，相比传统的人工数据处理，基于计算机的数据处理技术在日常办公中的应用，具有巨大的优越性。以Excel表格数据的处理为例，如对企业商品销售情况及对企业员工的工资信息汇总等数据的处理分析等，都是数据处理技术在办公自动化中的实际应用。数据处理技术的应用，不仅可以对那些要处理的数据信息实现高效的处理，且处理结果非常精确。

3 计算机多媒体技术在办公自动化实际工作中的应用

3.1 多媒体技术说明

多媒体技术是一种以计算机核心技术为载体，有效融合和处理包括文本、图形、动画、视频和声音等多种媒体组合的技术，相比较其它的计算机技术，多媒体技术的特点主要体现其具有很好的交互性。目前，多媒体技术在单位的日常办公中应用的越来越广泛。

3.2 多媒体技术的核心技术

（1）数据存储技术。存储技术是多媒体技术发展和应用的关键技术之一。从目前的技术来看，在大容量、高速度、低价格的存储器没解决之前，只读光盘是比较受人欢迎且较为理想的多媒体存储介质。（2）超文本／超媒体技术。超文本是一个非线性的结构，以节点为单位组织信息，在节点与节点之间通过表示它们之间关系的链进行连接，构成表达特定内容的信息网络，用户可有选择地查阅自己感兴趣的文本。超文本与多媒体的融合产生了超媒体。就是允许超文本的信息节点存储多媒体信息，并使用与超文本类似的机制进行组织和管理。（3）计算机语音处理技术。即利用计算机对语音信息进行理解、识别、合成和播出的技术。语音处理的大致过程是：对说话人的语音波形进行观察、测量和采集，根据一个给定的模型得到语音的信号表示，然后通过技术处理使信号转换为一种便于处理的形式，最后由人或机器进行信号提取。

3.3 多媒体技术在办公自动化中的应用体现

多媒体技术在办公自动化中的应用非常广泛。如OA系统中常见的图像处理系统、多功能多媒体工作站、语音传真、秘书系统、视频会议等功能模块都是综合处理语音、数据、文字、图像等多媒体信息的体现。多媒体技术在办公自动化中的应用可使基于OA系统的日常办公变得更加现代化，可提高系统人机界面的交互性，可使用户能更好地进行各种图、文、声并茂的数据信息处理，在扩大OA系统信息处理范围的同时，有效提高OA的应用价值。

4 计算机网络技术在办公自动化实际工作中的应用

4.1 关于计算机网络办公自动化系统

此系统是将办公自动化技术与行为科学、管理科学及组织理论等有效融合在一起，将其贯穿于整个办公活动的各个方面，并对这些方面产生一系列影响的人机信息系统。其最终目的是实现组织信息资源的充分利用，从而使组织单位的办公质量和办公效率得到显著提高。此系统基于工作流的概念，采用Internet／Intranet技术，可使内部人员高效地协同工作，从而方便快捷地共享信息资源，有效改变传统复杂、低效的手工办公方式，提高办公效率。

4.2 计算机网络技术在办公自动化中的应用体现

4.2.1 电子邮件在办公自动化中的应用

电子邮件在办公自动化中的应用在很大程度上解决了传统办公通信中的传递信息易出错及传递时间易延误的问题。在具有文字处理功能的电子邮件处理系统的工作站上，借助数据通信网及提供相关服务的工作站，可有效实现通信双方之间的安全便捷通信，且双方相互发送的文件能保存在起信息总汇作用的中心计算机或服务器中，从而可在一定的范围内很好地实现文件资料的共享。

4.2.2 电视会议在办公自动化中应用

电视会议是计算机网络技术在办公自动化中应用的发展趋势。电视会议借助多媒体网络将远距离的人联系起来，实现了会议相关人员面对面的交谈，从而满足人们在办公室召开实时会议的各项需求。这样可为单位节省大量的旅行费用和时间，即经济又便捷，在很大程度上提高了单位办公效率。