浅谈青年档案工作者的工作新思路

2013-08-15张玉

淮北职业技术学院学报 2013年6期

张玉

（1.江苏建筑职业技术学院，江苏徐州 221116；2.中国矿业大学，江苏徐州 221116）

一、档案管理制度的现状

随着政党政治进入我国历史，政府部门对于档案的管理也较为重视，这也就让档案管理逐步由一项单纯的记录、整理、保存的工作发展成了兼有收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的系统性活动。档案管理工作之所以存在并发展着，它必然为一定的经济、政治、文化服务，其中用处最广泛的即为社会实践服务。由于我国大部分人对档案的作用及其管理策略认识不足，我国的档案管理仍然相对落后。现代化的档案管理工作是一个由非独立系统到独立系统，由简单管理到复杂管理，由经验管理到科学管理，由手工管理到计算机智能管理，由封闭系统到开放系统的发展转变过程，这需要相应的技术支持和制度保障。我国现行的档案管理制度还没能真正实现现代化的转型，其刚性缺陷主要有以下几点：

（一）组织机构对于档案管理的重要性缺乏认识

档案工作对于一个单位有着重要的意义，科学合理地利用档案资源可为单位带来巨大的效益，如严谨的档案可为内部招聘和人才选拔提供重要的客观依据，也可从中看出机构的组织问题和漏洞，对于应时而变的改革意义非凡。这种效益在我国还没被充分地发掘出来，导致工作人员对档案的重要性认识不足，从源头上造成了档案管理的混乱。

（二）监管制度形同虚设，应用体系有待完善

档案的管理是一个收集、保管、保护、借阅、保密等一系列工作的综合，在其中任何一个环节上的失误都会造成档案的流失、积压，在需要用到档案的时候很容易出现档案难以找寻的现象。［1］38此外，现行的档案借阅制度和销毁制度可以说是漏洞百出，借出的档案时常不履行正规的借阅手续，有借无还的现象时有发生，还有些别有用心的人会在借阅后对档案进行有利于自己的修改，使得档案丧失了本身的真实性并损害了档案的利用价值。

（三）人事关系给档案的严肃管理带来了压力

由于负责档案管理的人员以青年工作者为主，他们往往刚到单位不久，被安排分管枯燥且看似意义不大的档案管理工作。上级的压力以及人际交往的压力迫使其难以将档案管理真正的严肃化、正规化。这归根结底是刚刚进入工作岗位的工作者对原则与灵活的权衡掌握有待锤炼造成的。

二、青年工作者的独特工作优势

尽管青年工作者大部分情况下作为新人在档案管理工作中有诸多的压力和劣势，但其自身同样有着独特之处以适应档案管理现代化的工作。［2］159现代化的档案管理工作是基于计算机技术和现代化管理理念的高要求工作，同时也是工作量大、工作要求细致的工作。这样的工作恰恰符合了青年工作者自身的条件，使其长处可得到充分利用。

（一）青年工作者往往具有熟练的计算机操作技术

青年工作者往往比机构中的老员工具有更高的受教育程度，他们与计算机的接触更加广泛，对计算机技术的应用也更加熟练。在档案的现代化管理中，计算机技术的运用可以大幅度地提高档案管理的工作效率，让大规模、大容量的数据整理变得轻松起来。与此同时，青年工作者也更容易接受新的知识和技术，这对于他们较快地融入到工作中去有着重要意义。

（二）青年工作者更具有创造性的思维

由于成长环境、受教育环境的差异以及受体制内规则影响较小，青年工作者可以利用他们所掌握的信息处理技术创造性地来完成档案管理工作。如中海石油炼化有限责任公司惠州炼化分公司申报的“南海石化炼油项目”，该项目利用了数字化档案管理系统，ERP系统自动归档接口，文控系统自动归档接口，OA系统自动归档接口等技术，这个项目被评定为“全国建设项目档案管理示范工程”，这个档案管理系统复杂程度远远超出了过去的人工档案整理和初步的计算机运用，青年档案工作者则可以对系统的运用较快上手，较快掌握，并在机构中进行使用教学及推广，以便于及早地实现档案管理系统的价值。

三、青年工作者档案管理的创造性意见

青年档案工作者提高工作能力的原则是扬长避短，具体而言，就是要发挥出自己的知识优势、创新优势、习惯、品格优势，同时将短处通过合适的方法转化为优势。下面将根据工作经验具体而言：

（一）青年工作者的知识优势、创新优势

青年工作者在工作中要善于思考，将自己所掌握的知识和技术运用到工作中去，同时还要利用自己更易于接受新知识的优势多充电，多学习。［3］73由于企业招聘结构与岗位安排并不能完全按照员工所主修的科目进行，因此存在很多非计算机专业、非管理专业员工来从事档案管理工作。具有一定管理学和计算机专业基础的员工可运用所学的C语言和管理理念来对档案管理系统进行优化设计，提出方案并争取上级批准，不断对档案管理系统进行完善。与此同时，青年档案工作者还应主动承担起档案管理现代化改革的责任，通过软件和硬件的拓展创新，实现档案的输入、输出应用，将档案阅览、复制、咨询、展览等服务活动落实，为机构创造出一定的经济效益。

（二）青年工作者要明确档案管理工作的职业道德和工作原则

档案管理工作需要遵循的基本原则包括统一管理、维护档案完整与安全以及便于利用。维护档案完整一方面指的是要在数量上保证档案齐全，另一方面指的是要在质量上保持档案间的有机联系，使之成为一个系统性、有条理、有逻辑的整体。而维护档案安全则既包括力求档案本身不受损坏，延长档案的寿命，也指保护档案免遭蓄意的破坏、篡改、毁失。青年工作者要发挥年轻人细心耐心的特点，在掌握档案的总体情况的前提下，对档案体系进行调整，按照逻辑关系和时间顺序，以便于使用和查阅为原则进行再调整。同时，对档案的保护也可通过将纸质档案电子化来进行，一般的查阅活动通过计算机终端来实现，当需要法律证据或类似的严谨事实依据的时候抽调原件，通过严格的借阅审查手续来保证档案的安全。［4］34

（三）规范借阅手续

在现实的管理工作中，由于上级领导要求或时间紧迫等原因造成的借阅手续难以正规化办理的现象，青年工作者可在保证档案安全的前提下，将档案借阅的手续进行简化，将需要严格审查的几个主要方面（借档人登记、归还时间登记、保证人批准、主管负责人批准，借阅前后档案内容比对）进行审查之后，在手续上节约时间。［5］201同时还应该明确档案借阅管理条例并严格执行，由档案管理的主管人进行条例制定，由下属负责档案借阅的主要业务，下属直接听命于直属上司，避免越权行为的发生。