新形势下对财务档案管理的探析

曲艳华

（山东省农业科学院，山东 济南 250100）

一、新形势下财务档案管理的意义

随着国民经济发展步伐的不断加快，新形势下的财务档案必须尽快适应信息化建设的需要，加快财务档案的信息化建设是事业发展的必然需求,也是国家信息化建设的一个重要组成部分。作为管理者必须充分认识到财务档案的价值，高度重视财务档案的管理工作，提高对档案工作的认识，不断扩大财务档案重要性的宣传，增强法律意识，切实把本单位的财务档案管理当作重点工作来抓。认真组织好会计人员对《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》等一系列法律规定的学习，提高对财务人员的管理要求，严格落实各项工作责任制，不断加强督导检查。尤其在对财务人员的选用上，必须要严把质量关，坚持任人唯贤、德才兼备的原则，坚决杜绝“专业盲”和“人情网”进入会计岗位，真正从源头上抓好财务档案建设，维护财务档案的严肃性和完整性。

二、财务档案的管理现状

1.财务档案管理法规不健全

目前，我国财务档案管理方面的法律、法规仅有《会计法》、《档案法》中的少数内容及不具备法律效应的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，缺乏适应现代企业制度的会计档案管理法规，在以法制经济为基础特征的市场经济体制下，无法满足推进企业体制改革和建立现代企业制度的要求。

2.财务档案监督机制不完善

一是财务信息披露进程中的政府监管不足，准则、法规执行的监督不力，缺乏效率；财务信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善，一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，又要收取审计费用，对被审计单位依赖性强；另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制，部分从业人员缺乏相应的职业道德水准，业务素质低。三是企业内部监管机制不完善，领导不重视，内部制度得不到落实，会计基础工作薄弱。

3.计算机系统、网络安全及会计软件存在隐患

首先，计算机系统由许多部分组成，有些部分还存有薄弱环节，极易遭到攻击和破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能等问题。其次，计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外，电算化财务系统只有在财务软件的支持下才能运行并发挥作用，财务软件对经济业务的处理是否真实、合法起着决定性作用。而现在财务软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，对财务软件运行与维护系统造成极大的破坏性。

4.从业人员的业务素质有待提高

档案管理人员的素质和能力是决定电算化财务档案管理自动化程度高低的关键因素。由于财务档案管理人员的电算化操作能力较低,缺乏档案管理专业知识,电子档案管理意识薄弱,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存,或不能正确进行电子文档的备份和检查,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或认为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的财务资料，影响电算化系统的正常工作。

三、规范和完善财务档案的管理措施

1.建立健全相关法规和制度

企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现,而与之配套的会计档案管理机制并未建立健全。因此建立切实可行的财务管理制度势在必行，如制定细化的 《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度，确保电算化会计档案的安全。档案部门和财务部门应加强对信息时代电算化会计档案重要性的宣传，认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等，加强电算化会计档案的安全管理意识。

2.规范和完善与新形势要求相适应的财务档案监管体系

企业内部会计档案管理应突出内部控制和内部约束机制，强化企业负责人的会计责任，加强对财务档案管理人员的职业道德教育。由有关政府部门行使的国家监督，应当明确主体，责权统一，发挥注册会计师及会计师事务所在维护会计档案质量方面的作用，政府部门应加强对注册会计师及事务所的监督，同时发挥社会公正的监督作用。新《会计法》规定：任何单位或个人不得以任何方式授意、指示、强令会计人员伪造会计凭证、账簿和其它资料，提供虚假财务报告，单位负责人对本单位的财务工作、财务资料的真实性、完整性负责。这些规定将进一步加强对财务档案进行有效的约束，形成财务活动主体与财务资料相一致的完整的责任主体，有利于消除当前在建立现代企业制度过程中权利与行为不一致所导致的责任界定不清、相互之间推诿，从而影响档案监管职能的现象。

3.加强对电算化财务信息系统的安全管理

一是建立健全电算化财务信息系统的安全管理制度。保障错误信息系统和财务档案信息安全的永久性措施应是建立程序化、制度化管理模式并严格执行、落实到位。所以,对会计人员、会计管理人员的责任要严格规范,加强对密码、口令、授权的管理,并制定相应的管理规范,如网络、机房、服务器管理规范,会计信息存储器管理规范,安全操作规范等,而且要监控与操作分离,实现系统内部的有效控制。二是先进成熟的计算机操作系统、先进的通用软件开发平台和数据库技术,对数据库文件彻底加密,并在软件功能上采取必要的控制手段,如提示功能、保护功能、检验功能等。三是建立严格的会计信息安全存取制度。会计信息安全存取可以采取以下措施:(1)采用认证技术,及广泛使用多种个人身份鉴别方法,常用的口令保护以及身份标示器。(2)采用访问控制策略,确定合法用户对计算机系统资源所享有的权限,以防止非法用户的入侵和合法用户使用非法权限资源。(3)采用防火墙技术,既可以阻止对本机构信息资源的非法访问,又可以阻止机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出,并可有效预防病毒。(4)采用入侵检测与安全审计技术,对任何被保护会计数据的存取操作,系统应详细记录和跟踪检测,任何非法存取应立即反映到控制台上,以便系统管理人员及时采取对策。(5)及时备份,备份是防止会计系统意外事故组有效、最基本的手段,要及时做好硬件、财务软件系统、数据等多层次的备份工作,从而降低会计档案信息失真的风险

4.提高财务档案人员的综合业务素质

财务档案的特点,要求档案人员要有较专业的理论基础,系统学习档案管理学、财务档案管理学等理论知识,还要不断扩展知识领域,优化自身的知识结构和能力结构,掌握国内外先进的财务档案管理方法和技术，熟悉财务档案的管理要求和工作规律。随着社会经济和科学技术的不断进步和发展，财务档案人员要具有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，财务档案人员还要转变观念、更新思维方式、更新知识结构、提高操作技能，强化对有关档案法规、档案专业知识、会计电算化知识等方面的培训学习，提升财务档案管理者综合素质,因此财务档案人员综合素质的提高是做好档案管理工作的根本保证。树立服务意识,积极开展对会计人员兼职档案员的业务培训,使他们熟悉会计档案管理工作的各个业务环节的基本技能，逐步提高财会人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。