关于商品流通企业内部控制管理的有益探索

2013-08-15张秋菊哈尔滨红帆船商贸有限公司

商场现代化 2013年24期

■张秋菊哈尔滨红帆船商贸有限公司

商品流通，又称商品流转，指商品流通部门通过购销活动，从生产领域向消费领域转移的过程，即商品流通企业主要的经济活动就是商品的购销。随着国内社会经济的迅速发展，从事商品流通业务的企业越来越多，都取得了很大的发展。但是，企业内部控制管理效率不高，影响到企业的运转不够顺畅，无法获得更大的收益，制约了企业的发展和壮大。

一、目前我国商品流通企业在内部管理控制中存在的问题

商品流通企业内部有效的控制和管理离不开严谨的流程设计与审批权限的划分，不仅应当考虑一般情况需要采取的流程，还要考虑某些特殊情况采取的应对措施。目前，我国商品流通企业在内部管理的现状描述和主要问题在于以下几个方面：

1.资产不清、账实不符。由于企业的改革和发展，企业固定资产的存量比较复杂，有些资产的账目几经周转难以找到，有些账目资产也随着人员变动而流失。在资产核查工作中，存在账实不符的情况。

2.资产配置超标、不均。企业由于缺乏公平合理、具有约束力的资产配置和定额标准，造成企业资产的随意购置和重复购置，资产配置严重超标。此外，各业务部门所承担的任务同所占用的资产并配比并不合理，资产的配置没有科学合理的标准和制度，受人为因素影响很大。

3.效率低下、闲置浪费。由于资产不清，配置不均，在使用过程中又缺乏合理的控制和管理，造成相关部门普遍存在办公用房使用效率不高、设备购置后闲置、整体调配效率不高、设备共享和利用程度低等闲置浪费情形。

4.基础工作薄弱。由于业务部门的资产管理和财务管理工作结合不紧密，制度管理跟不上来，资产清查的基础工作无法做到规范化、制度化、常态化。有的部门固定资产管理员是兼职，本职工作的压力导致对固定资产管理疲于应付，常常出现账务处理混乱，造成账实不符。

5.会计处理不当。会计处理不当主要表现为涉及企业资产的各项管理制度执行不严格，会计的核算工作不规范，存在该入账的不入账、该销账的不销账、凭据不足照样入账、购置的国有资产直接从费用中列支，不记入资产账等处理不当情形。

6.资产管理存在风险。存货积压或短缺，可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断；固定资产更新改造不够、使用效能低下、维护不当、产能过剩可能导致企业缺乏竞争力、资产价值贬损、安全事故频发或资源浪费；无形资产缺乏核心技术、权属不清、技术落后、存在技术安全隐患，可能导致企业法律纠纷、缺乏可持续发展能力。

二、加强商品流通企业内部控制管理的方式方法

加强商品流通企业内部控制管理的主要内容在于健全和完善商品流转管理流程，即改进资金管理、订单采购、货款支付、商品运输、入库验收、储存管理、销售出库、个人消费或二级分销、销售回款、销售业绩等环节。达到促进商品流通企业正常的组织管理活动，防范和控制经营风险，保证企业资金安全，提高资金使用效益，促进企业健康发展的目的。商品流通企业内部控制管理活动事关企业生死存亡，良好的企业内部控制有利于企业防范经营风险，促进企业合理使用资金，提高资金使用效率，规范企业经营活动，促进企业健康和可持续发展。

1.全面梳理企业内部控制管理流程。加强商品流通企业内部控制管理的总体要求可以表述为：科学决策是核心、制度建设是基础、业务流程是重点；风险控制点是关键；资金集中管理是方向。结合商品流通企业的实际情况，科学管理，强化管控措施，确保各管理环节都能够发挥效能。通过建立科学合理的企业预算制度，建立企业资产数据库，作为制定企业预算、合理配置企业资产的重要依据，促进企业内部合理、有效的控制管理。完善企业内部管理责任制度，通过建立企业管理人员和全体工作人员责任制，实行企业内部控制管理的建卡制度，在资产管理上实行资产移交和审计制度。

2.着重做好商品流通过程中验收入库、仓储保管和存货环节。（1）验收入库环节的控制管理。商品流通企业在验收入库环节存在的主要风险在于验收程序不规范、标准不明确，导致商品数量克扣、以次充好、账实不符。采取的应对措施主要有：对于外购存货采取重点关注合同和发票等单证票据与存货的数量和规格等进行核对的管控措施；对于自制存货采取关注产品质量，对于检验合格的半成品、成品才办理入库手续，对于不合格产品及时查找原因、尽早落实责任的管控措施。

（2）仓储保管环节的控制管理。在仓储保管环节存在的主要风险在于存货仓储保管方法不适当、监管不严密，导致商品损坏变质、价值贬损，造成资源浪费。通过健全出入库手续管理、加强分类存放的商品保管工作、完善单独存放和记录制度、管理人员进行每日巡查和定期抽检工作，避免可能出现风险的管控措施。

（3）存货环节的控制管理。存货是指原材料、产品、产成品、半成品及周转材料等代销、代管、代修、受托加工的商品。商品流通企业应当结合企业的内部控制管理特点，针对相关业务流程中主要风险点和关键环节，利用计算机信息管理系统进行管理。通过建立岗位责任制、存货验收制度、发出和领用审批制度、定期盘点清查、信息系统与最佳库存等管理方法加强存货环节的控制和管理。