学校档案管理与评估工作的关系

康艳侠

(河南卫生职工学院，河南 郑州 451191)

档案工作与学院建设发展息息相关，科学、规范、详实的档案不仅是高等职业院校人才培养工作评估的重要支撑，更是学校建设发展的真实记录。

高等职业院校于2004～2007年进行首轮人才培养工作水平评估，2009～2013年又启动了新一轮高职院校人才培养工作评估。根据教育部《关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》(教高2006)16号、《高等职业院校人才培养工作评估方案》(教高2008)5号文件的要求，新一轮人才培养工作评估要求充分运用现代信息技术，建立“高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台”，实现“目标评估向过程评估转变”，“硬件评估向过程评估转变”，“被动评估向主动评估转变”。具体来说有如下三个特点：①评软不评硬;②评动不评静;③信息平台。从以上教育部新的文件精神可以看出档案室参与或主持评估工作非常重要。

1 建立学校档案室

一般来说，档案部门只是作为评估材料的一个提供部门，也就是院办评估任务材料的收集、提供工作。而评估任务的分解，材料收集、审核及归档工作，评估方案的制订，评估工作的宣传、培训，评估工作会议，评估专家的联络协调，评估专家进校考察等全部工作都是由评估办公室负责的。一般，评估部门是新成立的部门，工作人员大部分是新招聘的人员，对学校各方面情况都不了解，所以，以这样的资源状况将很难把评估工作做好。

学校可以成立以档案室主任、评估办公室主任为责任人的评估工作委员会，专门指定档案室有工作经验的人员负责评估材料的收集、审核、催缴等工作，有利于更好地完成学校人才培养工作评估。

1.1 明确档案部门与评估工作部门的分工 档案部门可以作为具体的业务部门，负责评估指标体系的任务分解及评估材料的收集工作。评估部门可以作为协调部门，评估宣传、培训、评估会议召开、评估工作方案的制订、评估专家的联络，评估硬件及软件是否达标的验收、评估专家进校的接待、协调等工作，兼负评估材料催缴、协调和审核以及自评报告的攒写等工作。

1.2 档案室参与评估工作的职责 根据评估工作流程及《高等职业院校人才培养工作评估方案》(教高2008)5号文件的要求。档案室参与评估工作主要应负责根据评估指标体系制定评估任务分解书，根据评估任务分解书收集评估材料。参加学校评估工作会议。负责各部门评估材料收集、审核和归档工作。

2 学校档案室与高职评估工作结合的意义

2.1 档案室掌握着学校的第一手材料 档案室可以说是一个学校的信息集中的核心区域，每学期末或年末，档案室都会召开档案工作会议面向全院处(室)、系(部)收集档案材料，进行集中归档。

高职评估状态数据采集平台每年采集一次，变每四年一轮的相对静态评估为动态评估，其每年采集数据的支撑材料也要跟着收集、归档。看似简单的图表却包含了大量的信息，《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》(以下简称“采集平台”)［1］共有11个一级项目分类，41个二级项目分类，可以导出35张数据采集表，约500个数据采集指标，其支撑材料数量也非常大。数据平台与学校的年终报表联系紧密，而年终报表每年都是由学院办公室人员填写的，档案室人员参与较多，年终报表信息基本上都是从档案室归档材料中提取的。因此，档案室掌握着学校第一手材料，最了解学校的资源状况，能把握评估材料档案全局。

2.2 节约学校人力、物力和财力 现在大多数院校为了评估工作设立评估办公室、评建办公室或迎评办公室等，专门负责评估，本人认为这极不符合学校发展规律，一方面是因为新成立的部门，他们没有档案室工作人员了解学校的材料资源;另一方面，也是对学院财力和人力资源的极大浪费。根据评估指标体系和数据采集平台采集的材料和数据，每年都要由各部门归档到档案室，档案室只需根据评估指标体系进行整理，其支撑材料更无需从其他部门索要，只需从各部门归档材料中抽取出来，按指标体系分盒放好就行了。这样，就不会发生档案室与评估办公室两个部门都向学校各部门索要资料，造成评估相关部门怨声载道的局面。很多文件和材料向档案室交了，又向评估办公室交，没留复印件的，就需要向档案室借过来复印，交与评估办公室。这样就形成了评估相关部门忙，档案室忙，复印室也跟着忙的局面，从而造成了人力、物力和财力的极大浪费。因此，由档案管理人员参与或主持评估工作很有必要。

2.3 解决了档案分类法与评估档案重复 现在大多数高职院校，都针对高职评估设置有单独的评估办公室，并由评估办公室人员负责材料的收集、整理、归档工作，并形成了单独的“迎评档案”［2］。一方面大大小小的评估指标是相同或相近的，这样就有很多材料是每个评估都需要的，往往评估办公室人员为了避免多次麻烦相关部门，也为了加快工作进展，就从以往的评估材料中抽取出来放置在另一个评估中，这就造成了材料的丢失和混乱。如果由档案室负责评估档案工作，“迎评档案”单独设类这个最大问题和造成大量的重复文件材料的问题就迎刃而解了。

如果由档案室负责评估材料工作，可先形成评估材料任务分解表，然后按评估指标体系和高职高专院校数据采集平台信息组成“迎评档案”。形成迎评档案后，还要形成一套评估材料目录。等专家考查结束后，将抽调的已归档的档案材料，放回原处，把作为评估材料的档案的评估档案编号或编码备注到档案归档目录的备注栏中，标明也是人才培养工作评估材料。未归档的评估材料，可在档案室归档学院全部档案时归档其中。也把评估档案编号或编码备注到归档目录的备注栏中，标明也是人才培养工作评估材料。即“迎评档案”的管理应按《分类法》原则，根据其材料产生的职能部门分属各自的门类。《规范》的归档范围中XZ11类的第9项专门列有“学校评估材料”［3］。档案《规范》的归档范围中XZ11类的×盒×件目录备注栏内明确注为“评估材料第×.×.×或×.×项”等两项对照即可。将人才培养工作评估工作产生的材料归入其中，同时将各部门产生的文件材料规范地收集齐全、完整，无论评估指标体系如何变动，也无论今后怎样进行评估和检查，都可以不变应万变。

2.4 有利于促进学校档案材料的系统、完整、统一和安全 高校档案工作的目的和宗旨，是为教学、科研及各项管理提供服务，不能为了应付高职院校大大小小的评估而单独设置档案类别，即评估档案，这样就会造成大量重复资料，不利馆藏优化。

按上述方法保存评估档案，这样既不破坏高校档案全宗的完整性，又能保证“人才培养工作评估档案”的齐全、完整、系统。按照《分类法》“人才培养工作评估档案”至少会同教学、党群、学生、行政、科研、财会、设备等门类档案形成重复归档。有很多文件材料能说明多个观测点，这就需要在多个观测点中重复放置。如果将“人才培养工作评估档案”单独设立门类，当剔除了重复文件材料后，有些指标就失去了支撑材料，这样又不符合文件材料应“齐全、完整、系统”的原则。根据《分类法》编制原则的第二条、第三款规定：“类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。”［4］所以高校档案的管理应该根据高等学校档案归档范围，保持相对稳定。不应将“人才培养工作评估档案”单独设立门类。

2.5 档案室参与评估工作可能存在的问题

2.5.1 领导问题 档案室一般归院办主任领导，而大多数高职院校为了应付大大小小的评估，成立了专门的评估办公室，有专门的领导。而档案室主任一般由负责分管行政的院领导领导，评估办公室一般有教学院长分管。领导的不同，无形中就造成了工作中的推诿扯皮。

2.5.2 分工问题 “目的明，责任清”，档案室负责收集学院全院各部门在日常工作中形成的各种文件材料，在学期末和年末负责把全院行政、教学部门形成的档案材料收集到档案室，集中归档保存，形成卷宗。评估部门要按各评估指标体系形成任务分解表，按评估日程形成各部门评估材料收集日程表，对评估相关部门按评估材料收集日程进行收集，按评估指标体系形成“迎评档案”，便于专家来校评估时查阅。两者收集的材料有很多重复的材料，无形中给学校教学、行政等部门增加了材料整理的负担，也增加了复印量，浪费学校财力资源。

2.6 结论 评估工作大小会议都要由档案室负责人和负责评估工作的人员参加。由于没有明确档案室在评估工作中的具体任务，档案室总是被动参与评估。因此，要把档案室被动参与评估变为主动、直接参与评估工作，让档案室切实负起责任，把人才培养评估指标体系的分解和评估材料的收集工作做好。①把评估办公室从繁重和并不专业的材料整理中解放出来，只负责评估工作的协调工作，只有这样评估工作才能做得更好。②把具体评估任务分配到档案室，由院长主持或参加任务分配会议，确定并审批档案室和评估办公室的具体任务，主管院长和部门责任人亲自签字确认，这样就明确了工作任务，避免出现等、靠的现象。③提高档案室工作人员素质，评估委员会组织的培训要由档案室人员参加。因为高校档案的归档工作与评估材料的整理工作不一样。高等学校档案的归档工作是按照《高等学校档案分类法》和《高等学校档案归档范围》把学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录一件一件的保存起来。其主要的一个特点就是原始性、单一性。而评估档案的整理是按照评估指标体系和数据采集平台信息进行整理，最主要的整理原则是便与专家查阅，能说明观测点信息，不同的观测点同一材料可重复放置复印件。

以上所述，建立档案室与高等职业院校人才培养工作评估的联动机制是可行的。

［1］教育部.关于印发《高等职业院校人才培养工作评估方案》的通知(教高［2008］5 y-)［Z］.

［2］倪丽娟.高校教学评估档案的管理［J］.中国档案，2006，(12)：48-49.

［3］教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》：35.

［4］教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》：2.